In deze tijden waarbij alle afspraken digitaal verlopen, leek het ons een goed idee om even gezamenlijk stil te staan bij de vragen die deze nieuwe situatie oproept. Wat is nou precies het verschil tussen normaal vergaderen en digitaal vergaderen? Welke middelen kunnen er gebruikt worden voor digitaal vergaderen? Hoe behoud je een efficiënt communicatieproces en hoe zorg je ervoor dat iedereen betrokken blijft? Naar aanleiding van de circa 120 aanmeldingen is er besloten om de digitale bijeenkomst op drie verschillende data te doen, namelijk op 7, 9 en 14 april. Hierdoor was er de mogelijkheid om in meer hanteerbare groepen, iedereen de kans te geven om vragen te stellen en opmerkingen te plaatsen.
Voor deze set aan bijeenkomsten was Yvanca Wensing, projectleider facailtator bij gemeente Tilburg, bereid om haar ervaringen en aanpak in de praktijk te delen met de anderen. Zij gaf een presentatie waarin zij besprak welke instrumenten zij zelf gebruikt voor digitaal overleggen/vergaderen, wat de verschillende aanpakken zijn voor verschillende groepsgrootte en welke tips zij graag zou willen meegeven voor projectmanagers. Daarnaast besprak zij de voordelen die zij ervaart bij het digitaal vergaderen, zoals het gebruik van gezamenlijke beelden tijdens de bijeenkomst die zowel live gedeeld kunnen worden als achteraf gebruikt kunnen worden voor de afstemming van verschillende onderwerpen.
Na de presentatie was er de ruimte voor de deelnemers om inhoudelijke vragen te stellen aan Yvanca. Daarnaast was er de mogelijkheid voor de deelnemers om zelf tips en tricks te delen via de chat, die aanvullend waren op de presentatie van Yvanca of in het algemeen erg behulpzaam kunnen zijn voor digitale voorbereiding en afstemming door projectmanagers.
Neem een kijkje op dit forum lijntje en lees de 12 tips van Yvanca. Daarnaast zitten wij ook zeker niet stil in deze tijden en proberen wij nog meer interessante digitale bijeenkomsten te organiseren. Houd dus vooral ook de toekomstige bijeenkomsten in de gaten en wellicht zit er ook iets voor u tussen.