Meet-up corona vaccinatie projectleiders

De opzet en inrichting van vaccinatielocaties omvat meer dan het regelen van een toegankelijk gebouw met een parkeerplaats. Achter de schermen werken onder andere projectleiders, beleidsmedewerkers en adviseurs aan verschillende processen. Deze processen zorgen uiteindelijk voor een gestroomlijnd beleid en een juiste, passende uitvoering van – in dit geval – het vaccineren van de Nederlandse bevolking.

Ervaringen delen
De groep bestond uit 20 deelnemers die verschillende rollen vervullen in het landelijke vaccinatie beleid. Naast diverse rollen waren er ook diverse gemeenten vertegenwoordigd. Dit zorgde ervoor dat een gemeente met weinig tot geen ervaring met het opzetten van vaccinatielocaties kon leren van een gemeente die er middenin zit. 

Na een voorstelrondje verdeelde de groep zich in kleinere groepjes. Hierin werd besproken welke vraag deelnemers hebben, vanuit welke opdracht zij werken en werd hier en daar een casus gedeeld.

Kernprobleem
Uit de subgroepen kwam een gezamenlijk probleem naar voren, namelijk dat het te lang duurt voordat de GGD aangeeft dat er actie ondernomen moet worden. Deze actie betekent voor gemeenten het zoeken naar geschikte vaccinatielocaties.  

Dit kernprobleem zorgt voor onduidelijk en onrust bij gemeenten. Zij willen weten waar ze aan toe zijn zodat zij hier zo goed mogelijk op in kunnen spelen, maar in dit geval bleef deze duidelijkheid uit. Een gevolg hiervan is dat gemeenten het heft in eigen handen hebben genomen en een aantal stappen hebben doorlopen om goed in de startblokken te staan:

• Start intern projectteam: zorgen voor de juiste personen die – als het eropaan komt – binnen de organisatie een volledig team vormen. Denk hierbij aan een adviseur crisisbeheersing, accounthouder van het bedrijventerrein, een beleidsmedewerker gezondheid en de veiligheidsregio.
• Start extern projectteam: ook buiten de organisatie alvast het netwerk op de hoogte brengen en aansluiten wanneer nodig. Denk hierbij aan de brandweer voor het checken van de brandveiligheid van een locatie, politie voor het in goede banen leiden van eventuele demonstraties en inzet ME, maar denk ook aan huisartsen die gebruik kunnen maken van de vaccinatielocatie.

Naast het ondernemen van actie blijkt dat er in een crisissituatie, waarin snel gehandeld moet worden, grote behoefte is aan richtlijnen, structuur en de juiste informatie.

Casus gemeente Leiden
De gemeente Leiden was één van de eerste gemeenten in Nederland waar gevaccineerd ging worden. Dit kwam als een verrassing omdat dit in eerste instantie in Alphen gingen gebeuren. Er moest snel geschakeld en opgeschaald worden met de GGD, maar ook met de brandweer en politie. Deze samenwerking verliep zonder problemen met als gevolg dat op 15 januari de eerste vaccinaties toegediend kunnen worden.

Belangrijkste learnings

• Snelle opschaling en werken in een multidisciplinair team met korte lijnen.
• Meeliften op scenario’s van andere gemeenten en/of regio’s: Leiden kon meeliften op de scenario’s van Haaglanden omdat zij al eerder waren begonnen met de voorbereiding.
• Werkzaamheden op gemeentelijk niveau inzichtelijk maken: bestemmingsplan, mobiliteit, brandveiligheid, etc.
• Beschouw het project als een evenement. Zijn er escalaties? Dan opschalen.
• Zie bestaande locaties als voorbeeld voor nieuwe exemplaren en kopieer het generieke gedeelte. Dit verandert namelijk niet.
• Maak tussendoor afspraken voor eventuele bijsturing.

Conclusie
Als we één ding hebben geleerd is dat er in tijden van crisis behoefte is aan kennisoverdracht, het delen van ervaringen en aan contact met gelijkgestemden. Samen kom je namelijk verder dan alleen! In een uur tijd zijn er nieuwe contacten gelegd, is er op inhoudelijk vlak veel besproken en is toekomstig contact niet uitgesloten, want iedereen was eensgezind; het is zonde om deze belangrijke en waardevolle informatie niet te delen.

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.