Inloggen

Tijdens een vroege sessie op de donderdagochtend namen Amel Jaafar en Ria Eijgelaar (projectleider en projectondersteuner van de gemeente Súdwest Fryslân) ons mee in hun ervaringen met participatie en digitaal vergaderen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden, deelde het duo een aantal learnings die zij de laatste maanden opdeden in hun individuele rollen, maar ook in hun samenwerking.

 

Digitale samenwerking projectleider & projectondersteuner

Afstemming tussen een projectleider en projectondersteuner is erg belangrijk. De verandering van fysiek naar digitaal contact was echter geen belemmering voor Amel en Ria. Ondanks een intensievere manier van communiceren, zijn ze positief verrast door de resultaten. De volgende momenten, afspraken en tools hielpen hierbij:

  • Wekelijkse digitale kick-off: het begin van een nieuwe week staat in het teken van terugkoppeling. Tijdens deze kick-off bespreekt het duo wat er de afgelopen week goed en minder goed ging, wat er de komende week op de planning staat en welke tools ze eventueel nodig hebben.
  • Tussendoor is er contact via Whatsapp, Facetime en e-mail.
  • Online projectmanagement tools: om inhoudelijk op de hoogte te blijven van het gezamenlijke project, gebruiken Amel en Ria de tool Trello. Hierin houden ze to do’s bij, maken ze gebruik van een overzichtelijke mappenstructuur en blijven ze op de hoogte van een tijdpad. Naast Trello wordt ook Asana gebruikt.

Herinrichting binnenstad Bolsward

Een project waar Amel en Ria gezamenlijk aan werken is de herinrichting van de binnenstad van Bolsward. Een belangrijk onderdeel van de herinrichting is het lichtplan in het winkelgedeelte. Door Corona is het lastig om betrokken partijen fysiek rond te leiden en zich een mening te laten vormen bij het plan.

Een digitale beleving (voorbeeld van het lichtplan) bood een mooie oplossing. Door de samenwerking met een architect en specialist werd een unieke digitale beleving gecreëerd, waarbij belanghebbenden het lichtplan alsnog konden beoordelen. Dit werd als volgt opgezet:

  • Deelnemers ontvingen via de post of e-mail een uitnodiging voor een online vergadering op Teams.
  • Ter voorbereiding op de vergadering, stond er in de uitnodiging een link naar een video over het lichtplan en kon men de online licht tour volgen.
  • Tijdens de vergadering werden eerst wat spelregels besproken, bijvoorbeeld het gebruik van de camera en microfoon, maar ook de mogelijkheid om een (digitaal) handje op te steken wanneer iemand iets wilt zeggen.

Een duidelijke rolverdeling draagt bij aan het succes van een digitale vergadering. Voor de digitale vergadering waarin het lichtplan voor de binnenstad van Bolsward bekeken, besproken en beoordeeld werd, hielden Amel en Ria de volgende verdeling aan:

Projectleider

  • Voor: meekijken met de projectondersteuner tijdens de voorbereidingen;
  • Tijdens: de vergadering het gesprek leiden door ervoor te zorgen dat alle punten op de agenda worden besproken, maar ook dat iedereen aan het woord komt;
  • Na: checken of de inhoud van het uitgewerkte verslag klopt.

Projectondersteuner

  • Voor: afstemming met de communicatie afdeling over de video in de uitnodiging, maar ook het checken van technische elementen als beeld en geluid;
  • Tijdens: projectleider aanvullen waar nodig, chat in de gaten houden en verslaglegging;
  • Na: uitwerking van het verslag.

Digitaal vergaderen & participeren

Zoals eerder vermeld, halen Amel en Ria veel learnings en positieve resultaten uit digitaal vergaderen en participeren. Ondanks dat het meer tijd, geduld en energie vraagt, merken zij dat er sterkere banden ontstaan met collega’s, maar ook met deelnemers aan digitale vergaderingen. De reden? Mensen spreken elkaar frequenter om even bij te praten, maar bijvoorbeeld ook om even wat technische elementen te checken.

Tips & learnings

  • Zorg dat er een specialist aanwezig is bij een digitale vergadering om meer te vertellen over het onderwerp, maar ook om lastige/inhoudelijke vragen te beantwoorden;
  • Houd rekening met de grootte van een groep. Als een groep te groot wordt (meer dan 15 deelnemers), dan raden Amel en Ria aan om de vergadering op te delen in kleinere bijeenkomsten, op verschillende tijden.
  • Houd voor meningsvormende vergaderingen kleinere groepen (3 a 4 deelnemers) aan. Iedereen heeft een mening en wil deze graag kwijt. Laat deelnemers zich van tevoren inschrijven om inzicht te krijgen in het aantal aanmeldingen.
  • Besluitvormende vergadering? Hier kunnen prima wat grotere groepen tegelijk komen.

Conclusie

Uit bovenstaande tekst komt al naar voren dat de rol van projectondersteuner steeds gelijkwaardiger wordt aan die van de projectleider. Ondersteuners zijn als het ware de ‘voelsprieten’ van de projectleiders. Dit maakt de onderlinge band en duidelijke manier van communiceren nóg belangrijker. Zoals projectondersteuner Ria het mooi verwoorde: “Maak jouw krachten als projectondersteuner kenbaar. Neem deze krachten mee om jouw rol te laten groeien!”.

Wil je nou meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.
De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.