Inloggen

Leerkring Projectondersteuners

8 juni kwamen van de Leerkring Projectondersteuners 50 collega’s van diverse gemeenten, onder begeleiding van Ellen Kassing van de VPNG, bij elkaar om naar de functieomschrijving en de waardering van projectondersteuners te kijken. 

Vooraf had VPNG-medewerker Jeroen Voskuil 40 deelnemers gesproken en gevraagd waarom men deelneemt aan de deelkring, wat de ervaringen zijn bij het werk en wat de verwachtingen zijn rondom de leerkring. Tijdens de bijeenkomst kwam Jeroen met de resultaten van zijn intake gesprekken.

Waarom aangemeld?
  • Ervaringen uitwisselen
  • Wat zijn de taken bij andere gemeenten
  • Handigheden verkrijgen
  • Bijblijven in het vak en netwerk uitbouwen
Belangrijkste ervaringen
  • Veel werkdruk, weinig tijd voor verruiming
  • Je moet veel zelf oppakken of uitvoeren
  • Pak je rol vs bijt van je af
  • Je hoeveel inhoudelijke kennis is belangrijk
Belangrijkste onderwerpen
  • Waar valt tijd te winnen (praktische tips)
  • Projectbeheersing en archivering
  • (Digitale) participatie en communicatie
De belangrijkste onderwerpen zullen op de agenda komen van de leerkring, waarbij de deelnemers aangeven dat zij ‘Projectbeheersing en archivering’ en ‘Participatie/communicatie’ het meest belangrijk vinden. 

Voorbeeld functieomschrijving

Esther en Ramona van de gemeente Utrecht beschreven vervolgens hoe zij zijn gekomen tot functieomschrijvingen voor projectondersteuners. Aanleiding voor de gemeente was dat zij vier teams van ondersteuners vanuit diverse disciplines hadden samengevoegd, omdat de werkzaamheden veel overeenkomsten vertoonden. Voor de diverse teamleden bestonden er echter wel niveauverschillen en verschillende groeipaden. 
  • Er moesten taakomschrijvingen gemaakt worden. Men doet heel veel verschillende taken, maar wat zijn de hoofdtaken? Elk project tussen de verschillende vakgroepen vraagt weer eigen taken.
  • Competenties. Op basis van competenties zijn drie niveaus gedefinieerd: de junior, medior en senior. Voor elk van de drie niveaus mag je bepaalde competenties verwachten In Utrecht  heeft men aan de ondersteuners zelf gevraagd welke competenties nu elk op welk niveau nodig zijn. Hierbij valt op dat de hogere niveaus beter kunnen aangeven welke competenties nodig zijn op een lager niveau als andersom. Je ziet echter ook veel competenties die op elk niveau nodig zijn. Om het verschil concreet te maken werd het maken van een raadsvoorstel genomen. Op junior niveau ga je om een raadsvoorstel te schrijven bij collega’s langs om de inhoud te verzamelen. Anderen schrijven de teksten en jij zorgt ervoor dat alles netjes in de systemen komt. Als senior kan je al een sparring partner voor de projectleider zijn en schrijf jij mee aan het voorstel. De projectleider blijft echter altijd verantwoordelijk.  
Met het vastleggen van de niveaus met bijbehorende taken en competenties ben je er nog niet. Je zal dit ook moeten communiceren naar je collega’s, naar de organisatie toe. Bedenk ook dat een functienaam tot verwarring kan leiden. Een projectsecretaris wordt soms gezien als een secretaresse. Houd dus rekening met hoe jouw functienaam bij collega’s in de organisatie geïnterpreteerd wordt. Soms is zelfs bij projectmanagers niet duidelijk wat nu de functie, het takenpakket, is van de ondersteuners. Neem hier het initiatief en stel jezelf voor bij de projectmanagers en geef duidelijk aan wat jouw rol is. Vraag ook de projectmanagers jouw rol duidelijk op te nemen zodat ook de opdrachtgevers weten wat ze van jou kunnen verwachten.  Deze rol zal overigens vaak ook weer per project en per projectmanager anders kunnen zijn.



Wat bovendien niet meewerkt, is dat bij iedere gemeente en provincie de functiebenamingen en niveau benoemingen weer anders zijn. Sommige gemeenten kennen slechts één soort ‘ondersteuner’, bij andere gemeenten (of provincies) zijn er weer meerdere functienamen voor de verschillende ondersteuningsniveaus. 
Templates voor functieomschrijvingen

Een aantal gemeenten heeft aangegeven hun functieprofielen in het forum van de VPNG te zullen delen.