Het takenpakket van een ondersteuner
Op 20 april kwam de leerkring projectondersteuner voor het eerst bij elkaar. Ruim 120 projectondersteuners van gemeenten en ook provincies hebben zich aangesloten bij de leerkring. Bij deze eerste bijeenkomst waren 75 projectondersteuners ingelogd.
Samenstelling van de groep
Aangezien het persoonlijk voorstellen bij een groep van 75 deelnemers wat tijdrovend is, is een paar vragen aan de deelnemers gesteld om een beeld te krijgen van de groep. Hieruit bleek dat 64% van de ondersteuners nog maar maximaal vijf jaar als ondersteuner werkt, 26% werkt maximaal 10 jaar als ondersteuner. Slechts 20% is meer dan 10 jaar projectondersteuner. Afgezien van Groningen en Zeeland zijn gemeenten uit alle provincies vertegenwoordigd. En alhoewel alle deelnemers projecten ondersteunen, hebben ze diverse functietitels: projectassistent, projectondersteuner, projectmedewerker, assistent projectmanager, etc.
Hoe kan de rol van projectondersteuner verschillen?
Om met twee voorbeelden te laten zien dat de rol van ondersteuner geheel verschillend kan worden ingevuld, vertelden Caroline van de gemeente Zeist en Hinka van de gemeente Utrecht over hun takenpakket en de dagelijkse ervaringen.
In kleine groepen werd vervolgens besproken aan welke projecten de deelnemers werken, wat hierbij hun rol is, wat ze graag meer zouden willen doen en ook wat ze juist minder zouden willen doen. 
Uit de groepen kwam terug dat velen zich 'de spin in het web vinden'. Waar je vroeger meer een secretaresse was die afspraken maakte voor anderen, maak je nu als ondersteuner ook afspraken voor jezelf. Voor een aantal ondersteuners bestaat het werk uit veel vergaderingen bijwonen en zorgen voor verslagen, waarbij wordt aangemerkt dat je natuurlijk afspraken kunt maken hoe je een verslag vormgeeft. Je kunt immers ook van een vergadering heel efficiënt alleen de gemaakte afspraken vastleggen en snel weer door.
Een belangrijk verschil zit ook tussen programmaondersteuners en projectondersteuners. Door de complexiteit van programma's, blijven de ondersteuners hiervan meestal meer op de vlakte. Projectondersteuners willen vaker de diepte in, willen de inhoud weten, zij willen echt meedraaien in de projecten. Bij dit laatste is echter meestal het probleem dat ze hiervoor eigenlijk geen tijd hebben of krijgen.
De projectondersteuners merken ook soms dat er taken toebedeeld worden aan hen, die eigenlijk niet bij hun functie horen. Door te weinig capaciteit op de werkvloer wordt hen gevraagd zaken te doen die eigenlijk bij projectleiders thuishoren. Aan de ene kant is dit natuurlijk leuk om jezelf te ontwikkelen, maar als het continu gebeurt, lijdt je eigenlijke werk eronder.
Een groot verschil tussen de projectondersteuners is ook, dat sommige projectondersteuners maximaal drie projecten ondersteunen, maar er zijn ook ondersteuners die wel 25 projecten moeten ondersteunen. Bij deze laatste groep blijft er niet veel ruimte om de diepte in te gaan. Met 25 projecten die je de standaard taken en verder kom je niet.
Volgende bijeenkomst
De volgende bijeenkomst van deze leerkring is op 8 juni van 10.00 tot 11.30 uur. Het centrale thema zal zijn de functie- en taakbeschrijving van projectondersteuning.