Verslag: Snel en eenvoudig een Project Participatie Platform opzetten

Op 3 juni hadden we David Bos, Sjoerd Krijnen en Jochem de Groot te gast bij de VPNG om de bijna 100 deelnemers bij te praten over de mogelijkheden en de resultaten van het participatieplatform OpenStad. David Bos werkt bij de gemeente Den Haag aan innovatie van burgerparticipatie. Sjoerd Krijnen, ook werkzaam bij de gemeente Den Haag, is mobiliteitsadviseur en gaf een praktijkvoorbeeld hoe je OpenStad kunt inzetten. Jochem de Groot is projectleider digitale toegankelijkheid en tevens actief in de community van het open source pakket OpenStad.

In 2016 heeft Amsterdam de basis van de open source software OpenStad laten ontwikkelen. In 2019 is Den Haag de software ook gaan gebruiken bij participatieprojecten. In deze korte tijd heeft de gemeente Den Haag al bij 24 projecten OpenStad ingezet. In Den Haag zetten ze voor een participatietraject met OpenStad concreet een klein team op met participatieadviseurs, een webredacteur (online specialist) en ontwerpers. Dit team werkt samen met het projectteam en een internetbureau. Dit bureau is voor de hosting, het beheer, onderhoud en technisch maatwerk. Veel kan je zelf, maar soms heb je externe hulp nodig.

Stappen
Het participatieproces ga je eerst verkennen, dan ontwerpen en vervolgens ontwikkelen. Dan komt de fase van het participeren en achteraf moet je evalueren.

Bij het verkennen maak je gebruik van bijvoorbeeld een kick-off meeting, bureauonderzoek of behoefteonderzoek. Hoe kijken de mensen in de wijk aan tegen het project? Zouden ze mee willen doen? Zijn er gevoeligheden waar we rekening mee moeten houden?

Bij het ontwerpen kan je denken aan een workshop procesontwerp, een participatieproces ontwerpen, contentcreatie, de participatiewebsite ontwerpen en de participatiewebsite testen. Wie gaat hoe, wanneer en waarom meedenken en dingen doen? Gaan we alles online doen of moeten bepaalde dingen offline gedaan worden?

Bij het ontwikkelen ga je jouw websiteontwerp implementeren, deze intern testen en content redigeren. Vervolgens vindt de echte participatie plaats met back-office ondersteuning. Nadat het participatietraject is afgerond, ga je intern, en ook extern met bewoners, evalueren en de statistieken rapporteren.

Wat is belangrijk de participatietrajecten?

Voor inwoners wil je een omgeving creëren waarin zij concreet zoveel mogelijk invloed kunnen uitoefenen. Hierbij moeten de tijdlijn en de spelregels voor de inwoners duidelijk zijn, evenals de kaders. Het traject moet voor inwoners laagdrempelig zijn. De mensen moeten makkelijk mee kunnen doen, ook offline en in heldere taal.

Expertise voor het project komt in Den Haag vanuit de projectleider, de communicatieadviseur, gebiedsadviseur, de participatieadviseur en de online specialist. Het samenwerken wordt ondersteund door een plannerbord, een sharepoint omgeving met alle bestanden en een wekelijkse stand-up.

Één van de deelnemers reageert op het makkelijk kunnen deelnemen door bewoners. Haar ervaring is dat ze met online participatie tools weer heel andere groepen bereikt als met de standaard fysieke bijeenkomsten in zaaltjes.

Waarvoor heeft Den Haag OpenStad al ingezet?

OpenStad kan je voor veel trajecten inzetten, zoals wijkagenda´s, wijkbudgetten, openbare ruimte, herinrichting, gebiedsontwikkeling en de energietransitie.

Bij wijkbudgetten is er een bepaald budget en de inwoners mogen zelf stemmen welke maatregelen genomen worden, dus waar het geld naartoe gaat. Bij het project Benoordenhout Begroot deed maar liefst 33% van de inwoners mee. Inwoners kunnen in de eerste stap ideeën aandragen voor de wijk. Vervolgens bekijkt de gemeente de haalbaarheid van elk idee. Vervolgens mogen de inwoners zelf op de haalbare ideeën stemmen. Zie ook: www.benoordenhoutbegroot.denhaag.nl.

Bij het project Mariahoeve Knapt Op konden inwoners op een geografische kaart opknappunten melden. De bewonerscommissie heeft vervolgens alle ideeën, samen met alle offline binnengekomen ideeën, op de website gezet en daarop konden de inwoners vervolgens weer stemmen. Deze prioritering door de inwoners is overgenomen door de gemeenteraad.

Bij de wijkagenda Mariahoeve konden de inwoners aangeven wat zij belangrijk vinden voor hun wijk, zoals een schone wijk, aandacht voor jongeren, het elkaar kunnen ontmoeten in de wijk of ondersteuning voor bewoners die hulp nodig hebben. Zie ook mariahoeveaanzet.denhaag.nl.

Wat is nu met OpenStad bereikt?

• 24 projecten
• 537 bezoekers op de sites
• 351 actieve Hagenaars en Hagenezen
• € 390.000 participatief begroot in 12 budgetwijken
• 19% gemiddelde stemopkomst
• Betere kwaliteit van participatie (volgens bewoners)
• Enthousiaste collega´s

Voorbeeld: het Hildebrandsplein in Den Haag

Sjoerd werkt bij de gemeente Den Haag voor het mobiliteitsteam en verkent waar de mobiliteit kan verbeteren. Het Hildebrandsplein was een probleemplek. Bij het aanpakken van het Hildebrandsplein vond men al snel dat er een participatieproces moest worden gestart, omdat bij de herinrichting een aantal gevoelige punten werden verwacht, bijvoorbeeld de hoeveelheid ruimte voor auto en fiets. En door corona was gelijk al bepaald dat dit digitaal moest gebeuren. De participatiesite die voor het Hildebrandsplein is opgezet heeft drie doelen: communicatie naar de wijk toe, bewoners kunnen hun mening en ideeën geven over een bepaalde locatie op de kaart en uit de site kwam een werkgroep voort. De site is bekend gemaakt via huis-aan-huis brieven naar inwoners en ook is het stadsdeel de wijk ingegaan om de site actief onder de aandacht te brengen bij bewoners en ondernemers. Voor het project had de gemeente kaders opgesteld, en je moet er voor waken dat de inwoners wel binnen deze kaders blijven denken. Als inwoners goede ideeën hebben die niet binnen de kaders vallen, geef dit duidelijk aan en "onthoudt" de ideeën.

Een deelnemer gaf aan dat je wel heel helder moet communiceren wat binnen de mogelijkheden past. Je moet inwoners niet vragen ergens over na te denken en vervolgens wordt de uitkomst ervan niet geaccepteerd door de raad. Stel duidelijk kaders en communiceer deze duidelijk via bijvoorbeeld de website.

Een andere deelnemer vroeg of OpenStad nu vooral is voor fysieke projecten. Openstad is steeds in ontwikkeling en kent nu ook een module die meer gericht is op het vormen van een visie.

Een grote algemene zorg is of je alle inwoners bereikt met een website. Hoe zit dat met allochtonen, laag opgeleiden, analfabeten, etc. David geeft aan dat zijn ervaring is dat je met een goed opgezette website, die ook getest is bij de doelgroep, veel mensen binnen je doelgroep kan bereiken. En een extra effect is dat je bijvoorbeeld in de werkgroep die voortkomt uit de website ook zeer verschillende mensen ziet, iets wat je eerder met fysieke bijeenkomsten niet zo snel ziet.

De OpenStad community

OpenStad is een community en Jochem is één van de aanspreekpunten voor OpenStad. Jochem begint met het punt dat het open source software is, maar dat betekent niet dat het helemaal gratis is. Het is hét open source platform voor digitale participatietrajecten, van, door en voor gemeenten.

Waarom OpenStad? Om inwoners meer invloed en zeggenschap te geven op wat er in hun stad of dorp gebeurt. Daarom maakt OpenStad het voor gemeenten makkelijker om via OpenStad participatiewebsites op te zetten als aanvulling op bewonersbijeenkomsten. 

Je kunt met OpenStad:

• makkelijk creativiteit en denkkracht van inwoners aanspreken.
• samenwerking tussen inwoners en de gemeente inclusiever maken
• Het leuker en laagdrempeliger maken voor inwoners om mee te praten en beslissen.

Wat is OpenStad?

• Een Nederlands open source platform waarmee je eenvoudig interactieve websites op maat kunt maken voor participatieprojecten.
• Een filosofie (10% is tools, 90% is een goed procesontwerp) en werkwijze hoe participatieprocessen impact maken. Hier zit de behoefte!!
• OpenStad wordt ingezet voor projecten binnen: de gemeenteraad, openbare ruimte en gebiedsontwikkeling, vergroening en verduurzaming, wijkbudgetten, wijkagenda´s, afval en kunst en cultuur.

Wie werken met OpenStad

Amsterdam, Den Haag, Alphen aan de Rijn, Utrecht, Haarlem, Brielle en de provincie Zuid-Holland hebben participatieprojecten waarbij OpenStad is ingezet. Het zijn nu ongeveer 115 projecten en 10 zijn in ontwikkeling. En iedere gemeente kan gebruikmaken van OpenStad. Het platform wordt samen verder ontwikkeld.

Wat kan je met OpenStad?

Met OpenStad heb je voorbeeldsites en templates voor jouw participatiewebsite. Je start hiermee snel een participatieplatform door het hergebruik van voorbeeldsites en content van andere gemeenten. De software is flexibel en gebruiksvriendelijk, mede doordat je kunt kiezen uit een bibliotheek aan widgets voor bewonersparticipatie. De participatiesite is bovendien makkelijk aan te passen aan de huisstijl van jouw gemeente. Je kan ook meerdere participatiesites aanmaken binnen een platform, wat het beheer heel erg makkelijk maakt. Wanneer je een bepaalde widget mist, kan je deze (laten) ontwikkelen en toevoegen aan het platform. Wanneer je vragen hebt, staat er een grote community van enthousiaste gebruikers voor je klaar om je verder op weg te helpen.

Widgets

Standaard kent de software al diverse widgets (mogelijkheden):

• Stemtools en likes geven inwoners de mogelijkheid hun stem of een like uit te brengen op een of meerdere plannen.
• De widget "Voorstellen uploaden" laat bewoners hun eigen plannen en ideeën met jouw gemeente delen.
• Participatief begroten geef inwoners een totaalbudget en laat hen dit naar eigen inzicht verdelen over diverse plannen.
• Argumenten en reacties geeft inwoners de mogelijkheid discussies te starten door argumenten voor en tegen een stelling te geven.
• Afbeeldingen en video´s geven duidelijk voorbeelden en context aan een project.
• Een agenda cq. tijdlijn geeft duidelijk het verloop van het participatietraject weer.
• Een keuzewijzer ondersteunt inwoners bij het vormen van hun mening
• Een interactieve kaart laat inwoners ervaringen en kansen in hun buurt pinpointen op een kaart.

 

• Middels Authenticatiemethoden laat je inwoners anoniem meedoen of juist gecontroleerd middels e-mail, sms of een unieke stemcode.
• Met de widget Notificaties stuur je inwoners automatisch e-mails na hun deelname of inzending.
• Via Moderatie, bewerk, verwijder en reageer of modereer inzendingen en reacties.

 
Voorbeeldwebsites

http://centrumbegroot.amsterdam.nl/plannen

https://containersdeaker.amsterdam.nl/kaart

https://keuzewijzervoorne.cms.openstad.amsterdam/toekomstwijzer

https://kinderburgemeester.alphenaandenrijn.nl

https://openstad.org/voorbeelden

Indicatie kosten

De meeste gemeenten besteden het hosten uit aan een externe partij en nemen het platform af als SAAS. Hoe meer je als gemeente zelf kunt, des te lager zijn de kosten.

• Basisimplementatie: € 5.000,- inclusief huisstijl (tot 25 sites)
• Hosting per maand: € 250,-
• SLA en updates per maand: € 100,-
• Consultancy web-bureau (small-medium-large): € 1.000 - € 3.000 – € 6.000
• Interne uren projectteam!
• Interne uren ICT, juridische zaken, CISO, etc.

 

Hoe (open source) samenwerken?

• De code voor OpenStad is vrij te downloaden van Github, de documentatie staat op GitBook, samen ontwikkelen we de code verder.
• Op Slack staan de werkprocessen, ontwerpen, etc
• Samen investeer je financieel in de doorontwikkeling van de code en de community
• Onboarding van nieuwe gemeenten gaat via de helpdesk van de VNG, een procesbegeleider en als basis de hele community.

 

Op het forum van de VPNG vind je de volledige presentaties en de contactgegevens van David en Jochem. De opname van deze bijeenkomst staat onder de e-learning op het VPNG-platform.