Verslag projectgarage: opgaven lokaal en regionaal afstemmen

Venray

Gea van de gemeente Venray trapte de sessie af. Het vraagstuk bij de gemeente Venray ligt voornamelijk bij het programmeren en prioriteren. De gemeente Venray is een gemeente waarbij de medewerkers betrokken zijn, familiair, ons-kent-ons en het helpen. Venray wil een ontwikkeling naar meer zakelijkheid en resultaatgerichtheid, zonder de goede eigenschappen te verliezen. Men zoekt hierin een nieuwe balans. Onderdeel van deze balans is het bestuurlijk-ambtelijk krachtenspel tussen BOG, AOG en ON, zowel over het hoe als over het wat.  En ook het krachtenspel tussen het college en het management en tussen het management en de medewerkers. In de huidige situatie is de hoeveelheid werk toegenomen, worden te weinig keuzes gemaakt, er ontstaat druk op de organisatie en niet alles kan. Natuurlijk is er een collega-programma en een programma-begroting, maar gaandeweg komen van buiten en vanuit de politiek nog veel meer vraagstukken bij.

Hoe moet Venray keuzes maken? Welke criteria hanteer je daarbij? Wat is leidend? Vanuit welk abstractieniveau? Veel vraagstukken cq opgaven raken meerdere portefeuilles waardoor (individuele) belangen moeten worden afgewogen tegen (algemene) afspraken. De opdracht binnen Venray: Ontwikkel een methode waarmee we als gemeente periodiek bij het programmeren en prioriteren aan de slag kunnen, zodat dat meer gemeengoed gaat worden. En welk proces leg je hieraan ten grondslag om het gesprek tussen college en de organisatie meer te structureren? 

Berg en Dal

Het volgende vraagstuk werd ingebracht door Mark van de gemeente Berg en Dal. De gemeente Berg en Dal heeft in hoofdlijnen een aantal opgaven: transformatie van het fysiek en het sociaal domein, duurzaamheid, een vitale leefomgeving, 'samen maken we Berg en Dal' en Covid-19. Hiernaast ligt er een regionale opgave waarbij Berg en Dal deel uit maakt van het samenwerkingsverband 'Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen'. In hoofdlijnen wil men in de regio een productieve, verbonden, circulaire, ontspannen en groene regio. De hoofdvraag van Mark is hoe Berg en Dal de verbinding kan organiseren tussen deze sets van opgaven. Deze hoofdvraag werd uitgesplitst in zes deelvragen:

1) De grenzen/scope van de regionale en lokale opgaven matchen niet, dus ik heb verschillende bestuurlijke opdrachtgevers. Hoe breng ik hier lijn in aan?

2) Hoe kan je binnen een opgave die meerdere portefeuilles bestrijkt de bestuurlijke afstemming het best organiseren? Zijn er gemeenten met ervaringen? Hoe werkt het in de praktijk als er voor een opgave één bestuurlijk opdrachtgever is aangewezen?

3) Maakt een regionale opgave altijd deel uit van een maatschappelijke opgave van de gemeente? Of blijven beide sets opgaven los naast elkaar bestaan?

4) De ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemers van onze maatschappelijke opgaven hebben vaak geen positie in de regio. Hoe kan deze dan toch zijn/haar verantwoordelijkheid nemen, ervan uitgaande dat belangrijke delen van de lokale opgaven regionaal moeten worden gerealiseerd?

5) Welk soort acties/activiteiten organiseer je regionaal en welk soort activiteiten kan je beter lokaal oppakken?

6) Het regionale speelveld is volstrekt anders dan het lokale speelveld, ook wat betreft ambities op het gebied van participatie. Kunnen wij van de regio verwachten dat er lokale betrokkenheid bij regionale opgaven wordt georganiseerd?

Na de plenaire uiteenzetting van de hoofdvragen van Venray en Berg en Dal gingen de ruim 60 deelnemers uiteen in een aantal subgroepen om de vragen te bespreken met elkaar.

 
De opbrengst uit de verschillende subgroepen

Uit de subgroepen die zich in het vraagstuk van Venray hebben verdiept, kwam als eerste naar voren dat men het vraagstuk zeer herkent. Iedereen is aan het stoeien met het afpellen van een coalitieakkoord naar een ontwikkelagenda en het daarna doorzetten verder de organisatie in. Veel aandacht gaat uit naar de cultuur in de gemeente in samenspel met het college. Een deel vindt dat hierin een grote rol is weggelegd voor de gemeentesecretaris welke zich moet focussen op een stuk integraliteit. Bij college-leden wordt vaak een keuze gemaakt op basis van bepaalde belangen en niet op grond van feiten.

Voor het proces waren de tips om vaker 'balansdagen', heidedagen of 'benen-op-tafel-sesies' te organiseren, juist om het gesprek met elkaar te blijven voeren. Gesprekken tussen management en bestuurders en management en medewerkers. Ook werd geopperd om vooral 10% ruimte in de planning in te bouwen. Als een criterium waarnaar je kunt kijken werd de omgevingsvisie genoemd. Een andere veelgehoorde tip was om vooral te inventariseren wat iedereen nu al aan het doen is, want alleen met dit overzicht kan je hierover een goed gesprek voeren. Een gemeente had haar hele begroting omgebouwd tot maatschappelijke opgaves, zodat je de hele tijd in gesprek blijft met de raad en het CMT.  Alles begint met duidelijkheid, als er geen geld is en geen informatie, dan is er ook geen opdracht. Enkele gemeenten werken ook met regietafels. Iedere opgave gaat eerst langs een regietafel, om te bepalen of de opgave iets is waar men als sturingsprofessionals mee aan de slag kunnen. Zo niet, dan kan de opgave terug naar de lijn. Qua prioritering kijkt men naar het hoofdlijnenakkoord (collegeprogramma), de programmabegroting, de investeringsagenda en de doelstellingen binnen programma's. De verbinding tussen lijn en opgave is vaak ingewikkeld, waarbij de tip is soms even anders naar je werk te kijken. Kijk goed naar de doelen van de opgaven. Soms worden opgaven niet zo genoemd, maar beogen wel het doel waarnaar in de lijn gestreefd wordt.

Uit de subgroepen die zich met de vragen van Berg en Dal hebben beziggehouden kwam ook veel naar voren. Men was men stellig bij de vraag of een regionale opgave altijd deel uit maakt van een maatschappelijke opgave van de gemeente. Het antwoord is nee, alleen bij gedeelde urgentie. De tegenvraag die opkwam was, waar die regionale vraag vandaan kwam. Wordt deze opgelegd of komt deze vanuit de gemeente? Op de vraag hoe je binnen een opgave die meerdere portefeuilles bestrijkt de bestuurlijke afstemming het best kunt organiseren, kwam de suggestie om een voorzitter aan te wijzen vanuit een kleinere gemeente die minder belangen heeft. Het opdrachtgeverschap is heel belangrijk om capaciteit, geld en middelen vrij te hebben voor de uitvoering. De rode lijn is dat je heldere afspraken gemaakt moet hebben. Hiervoor is nodig dat de opgave zeer goed gedefinieerd wordt. Bij de meeste gemeenten gaat de prioritering lang een raadsakkoord of een collegeprogramma. De prioritering past niet altijd binnen één portefeuille en er spelen politieke belangen. Je moet hiervoor de bestuurders rondom thema's bij elkaar zetten. Maak hiervoor extra tijd, buiten de reguliere vergaderingen om.  Ditzelfde geldt ook op andere niveaus, bijvoorbeeld bij de ambtelijk opdrachtgevers. Dat ze niet alleen binnen hun eigen opgave blijven zitten, maar dat ze ook breder kijken. Veel tijd gaat dus zitten in de inventarisatie waar iedereen mee bezig is en de afstemming op elkaar. Kijk bij opgaven ook vooral naar wat de inwoners belangrijk vinden en wat wij als overheid belangrijk vinden. Vertaal ook de opgaven voor de inwoners. De overheid spreekt een andere taal als de inwoners. En kijk je bij een opgave alleen op gemeentelijk niveau, of is het meer een opgave op regionaal niveau? 

Conclusies

Gea bedankte de groep voor de bevestiging dat het vooral gaat om de vraag hoe je met elkaar om wilt gaan. Het gaat om het gesprek: organiseer momenten waarop alle belanghebbenden bij elkaar komen om met elkaar te kunnen spreken. Dat is veel belangrijker dan de 'systeem-technische' kant. Bovendien kan je nu al veel voorbereiden voor de gemeenteraadsverkiezingen volgend jaar. 

Ook bij Mark kwam de conclusie heel sterk naar voren dat je momenten moet creëren waarop men met elkaar in gesprek kan gaan. Zorg dat je gemeenschappelijk de reis van de opgave maakt en kies andere overlegvormen dan de gebruikelijke overleggen die je hebt binnen de lijn of de vakgebieden. De afstemming tussen regionaal en lokaal is door tijdsgebrek nog niet goed uitgewerkt, maar binnen de groep is genoeg enthousiasme om dit binnenkort weer gezamenlijk op te pakken.