Werken aan portfoliosturing

Toenemende bestuurlijke ambities en beleidskaders stapelen zich op, bij ieder project, proces en programma. Ervaren sturingsprofessionals zijn niet te vinden. De bestaande medewerkers moeten meer en meer doen. Die raken overspannen en zoeken een baan elders, waardoor er nog minder… etc, etc. Hoe doorbreek je deze spiraal? Door door prioriteiten te stellen! Alleen is dat knap lastig als je niet kunt aantonen hoeveel werk er onder handen is en waar welke capaciteit op wordt ingezet. Dit is de eerste sessie van de leerkring Werken aan portfoliosturing waarin we portfoliosturing bij de hoorns pakken.

De eerste sessie van de leerkring wordt afgetrapt door Hans Appelmans, teammanager Ruimtelijke ontwikkeling en Economie van de gemeente Valkenswaard. Hij is een half jaar geleden gestart om de basis op orde te krijgen qua capaciteitsmanagement. Hans neem ons mee in de aanpak die hij volgt en hoe hij zijn sturingsprofessionals, directie en bestuur meeneemt in het proces om te komen tot heldere stuurinformatie. Het enthousiasme van Hans is aanstekelijk, maar tegelijkertijd ook heel pragmatisch. Hij presenteert zijn aanpak aan de hand van vier stappen die hij volgt:

Maak een persoonlijke werkplanning per kwartaal, een jaar vooruit. Per kwartaal vindt er een terugblik plaats met het TM om opgedane kennis en ervaring te kunnen borgen.
De gecumuleerde ureninzet van de teamleden geeft een teamplanning en prioritering. Tussen punt 1 en 2 is interactie in het kader van de prioritering van de werkvoorraad van het team versus de beschikbare capaciteit.
Maak de benodigde capaciteit van andere teams inzichtelijk en maak hierover harde afspraken.
Bestuurlijke borging/besluitvorming: het college moet zich committeren aan de planning en de prioritering ervan.

En vervolgens wil Hans graag met jou als deelnemer in gesprek over stap 5 en 6:
Het kunnen plannen van werk in benodigde capaciteit (voor projecten is dit moeilijk en hangt van veel factoren af). Dit vereist het verkrijgen van kengetallen door evaluatie van voltooide projecten.
Een dilemma is een werkend systeem hiervoor op te zetten dat enerzijds niet te complex en tijdrovend is om bij te houden, maar anderzijds wel de verschillende (uren)informatiestromen kan verwerken.

Spreker

Hans Appelmans
Gemeente Valkenswaard

Hans is teammanager Ruimtelijke Ontwikkeling en Economie bij de gemeente Valkenswaard. Hij heeft vorm en inhoud gegeven aan diverse organisatieontwikkelingtrajecten: beheersing van de werkprocessen, een strakke planning en sturing op de raadsagenda, afbouw van de grote variabele inhuur, implementatie van het dienstverleningsconcept “Vraag”, implementatie van projectmatig werken, het ontwikkelen en hij is nu bezig met het implementeren van een plannings- en prioriteringsinstrument voor het plannen van projecten en activiteiten.

Aanmelden
Is portfoliosturing ook jouw uitdaging en wil je graag van gedachten wisselen hierover met collega's in het land? Meld je nu aan van de aanmeldknop en ontvang enkele dagen voor deze bijeenkomst de deelnamegegevens.

BESTUUR VPNG

Francois van Doesburg, Afdelingsmanager Programma's en Projecten, Veenendaal
Fernando Salinas Camara, Hoofd afdeling Ontwikkeling, gemeente Pijnacker-Nootdorp
Wilbert Wouters, Hoofd afdeling Ruimtelijke Uitvoering, Tilburg
Ruud de Smit, Opgavemanager, Súdwest-Fryslân
Bart van der Veer, Hoofd project- en programmamanagement bureau, Delft

De VPNG is een zelfstandige vereniging van 212 gemeentelijke projectbureaus en de provincies. Met ruim 60 bijeenkomsten per jaar en ruim 9.400 aangehaakte project-, proces- en programmamanagers zijn wij de meest actieve community of practice voor opgavesturing van de lokale overheid.

CONTACT

Heb je een praktische vraag over deze bijeenkomst, neem dan contact op met Toin Routers, via t.routers@vpng.nl. Wil je graag een bepaald thema terugzien op de VPNG-agenda? Mail Enrico Kraijo, e.kraijo@vpng.nl.