22 juni was bij de VPNG een webinar over ambitiefinanciering, oftewel, hoe kom je aan budget voor je opgave. VPNG-trainster Claudia Landewé, bekend van de trainingen Programmasturing en Opgavegericht werken, had Erik Bakhuis en Jan Willem Beijen van de samenwerkingsorganisatie Noaberkracht (Tubbergen en Dinkelland) uitgenodigd om ambitiefinanciering nader toe te lichten en hun ervaringen ermee te delen met de deelnemers. Erik is strategisch financieel adviseur en Jan Willem is al 15 jaar Programmaregisseur.
Aanleiding
Naast de standaard taken van een gemeente, heeft de organisatie ook een aantal opgaven. Door de dynamische omgeving waarin opgaven zich bevinden zal je steeds de prioritering moeten toepassen. Je zal keuzes moeten maken, waarbij je steeds kijkt wat de rol van de gemeente bij een opgave zou moeten zijn, hoeveel tijd en geld gaat erin zitten en wat de urgentie is. Hier gaat de gemeente over nadenken, met natuurlijk het college en de raad aan de top. Na verkiezingen kunnen de prioriteiten ineens compleet anders komen te liggen. Dit zal direct invloed hebben op het aantal mensen en middelen die je hebt voor een opgave. Om een opgave te kunnen uitvoeren, heb je mensen en middelen nodig uit de organisatie. Dit was de aanleiding voor Noaberkracht om ambitiefinanciering op te zetten.
Bij opgavegericht werken let je steeds op de samenhang tussen projecten, programma’s en processen binnen een gemeente en zorg je voor overzicht. Opgaven kunnen komen vanuit een interne wens van de ambtelijke organisatie of vanuit de politiek. Je kijkt daarnaast naar cocreatie, je moet flexibel zijn, je moet kunnen schakelen tussen werkwijzen en de sturing van de organisatie moet dit allemaal aankunnen. Noaberkracht tracht met ambitiefinanciering de prioriteitsstelling van de opgaven duidelijk te krijgen, waarbij de benodigde mensen en middelen ook in kaart zijn gebracht. Voor de samenwerkingsorganisatie Noaberkracht was dit extra belangrijk omdat zij voor twee afzonderlijke gemeenten werken, die ieder niet tekort wilde komen. En ook intern bij de gemeenten wil men graag zien hoe de prioriteit van de diverse opgaven tot stand is gekomen. De eigen identiteit van elke gemeente, en ook die van de afdelingen, wil men graag terugzien in de prioriteitsstelling.
Bij Noaberkracht is een programmabureau met vier programmaregisseurs. Ze werken elk aan meerdere opgaven waarbij elke opgave een eigen ambitiefinanciering heeft. De gemeentesecretaris is de ambtelijk opdrachtgever. De wethouders zitten gekoppeld aan de thema’s in de opgaven. Veel collega's uit de lijnorganisatie hebben tijd toegewezen gekregen om zich in te zetten voor opgaven. Met ambitiefinanciering maak je zowel naar de eigen mensen als het college duidelijk waar welke mensen en welke middelen op zijn ingezet. Op de totale organisatie gaat ongeveer 16% van de beschikbare uren naar de programma's. 84% van de uren zitten in het reguliere werk.
Naast ambitiefinanciering werkt Noaberkracht ook met de instrumenten ‘waardebepaling’ en dialoogtafels’. Bij waardebepaling kijk je of de inspanningen die je hebt, wel (nog) voldoende bijdragen aan de doelen die gezet zijn. Aan de dialoogtafel zit de directie en zitten de teamcoaches, en worden de mensen en middelen bepaald en vrijgemaakt voor de opgaven. Beide instrumenten stonden eerst als losse activiteit. Nu zijn de instrumenten opgenomen in de bestaande overlegstructuren, waardoor de instrumenten breder in de organisatie gebruikt worden en ook hoger in de organisatie.
Stappenplan nieuw initiatief
In bovenstaand overzicht staat de weegschaal voor de waardebepaling, het geldbriefje voor de ambitiefinanciering en de wolkjes voor de dialoogtafels.
De meerwaarde van ambitiefinanciering
Door ambitiefinanciering is nu aan de voorkant van een opgave of project voor iedereen duidelijk, en vooral voor het college en de raad, welke inzet de opgave vraagt aan mensen en aan middelen. Ambitiefinanciering creëert de bewustwording dat de capaciteit aan mensen niet oneindig is. Ook wordt duidelijk dat niet alle expertise in huis is en dat soms expertise ingehuurd moet worden, wat ook weer geld kost. Ambitiefinanciering heeft niet direct geleid tot een andere prioritering, maar help wel bij plotselinge projecten, bijvoorbeeld de opvang van Oekraïners, de prioritering van de overige opgaven te herschikken. Ambitiefinanciering helpt goed om aan te tonen aan de raad en het college waar de organisatie druk mee is en dat extra taken tot gevolg hebben dat er extra middelen nodig zijn. Medewerkers zijn vaak welwillend om extra programma's er 'nog even' bij te doen. In principe een mooie eigenschap dat de collega's graag nog wat extra willen doen, maar om zichzelf te beschermen helpt ambitiefinanciering om aan te tonen wat er allemaal aan werklast ligt op de schouders van de collega's. Een nieuw college wordt direct op de hoogte gebracht van de werkwijze met ambitiefinanciering door het ambtelijk apparaat. Het nieuwe college ziet met ambitiefinanciering direct wat de lopende opgaven zijn. Sommige programma's/opgaven zullen voortgezet moeten worden, anderen zullen door het nieuwe college abrupt afgebroken worden. De programmaregisseurs krijgen voor opgaven voor een bepaalde periode capaciteit en middelen toegewezen. Wanneer de dynamische omgeving van de opgave/programma, in overleg met de wethouders, de opgave verschuift qua doelen, kan de programmaregisseur zonder tussenkomst van de gemeentedirectie de capaciteit en middelen op een andere manier inzetten. Soms blijft door veranderde doelen geld over, soms wordt het geld even geparkeerd tot bijvoorbeeld het veranderde doel weer scherp is, en soms kom je ook geld tekort. Hoe concreter en stabieler het doel is van een programma, des te beter kan van tevoren het budget ingeschat worden. De grootte van het budget per opgave wordt nu nog teveel vanuit de ervaring berekend en graag ziet Noaberkracht hier meer een model onder liggen.
In het forum van de VPNG vind je de bij dit webinar horende presentatie en in het e-learning deel vind je de opname terug.