Inloggen

Wat is een PSU?
Een project start-up is een workshop die je in de definitiefase van een project doet. Dus als je de concept projectopdracht hebt uitgewerkt met je bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. Als de projectopdracht is vastgesteld door je (bestuurlijk en) ambtelijk opdrachtgever en je bent gestart met een concept projectplan.

Vandaag zijn Nanna van der Zouw en Sabina van der Spek te gast bij de VPNG. Zij begeleiden in Rotterdam voor veel collega projectmanagers PSU´s. Samen zullen zij de noodzaak laten zien van een goede PSU bij projecten en zij weten als geen ander wat de succesfactoren zijn bij een PSU en wat je beter kunt laten.

Op de vraag, wat is nu eigenlijk een PSU? geeft Nanna het volgende antwoord, “het is een werksessie waarin je aan de slag gaat met alle elementen uit een op te stellen projectplan. Dat doe je met je hele team. De ambtelijke opdrachtgever is aan het begin van de PSU betrokken en aan het einde.”

Bij de gemeente Rotterdam zijn Nanna en Sabina PSU begeleider, via de chat komt de vraag, wat als er binnen je gemeente geen PSU begeleiders zijn, wat kun je dan doen? Geadviseerd wordt toch wel om hier iemand voor vrij te maken, maar als dat niet lukt zou de projectleider het eventueel zelf kunnen doen, alleen is het voor de projectleider vaak wat lastig om dan ook op de inhoud deel te nemen. Een andere optie zou kunnen zijn dat een andere projectleider van jouw gemeente dan de PSU gaat begeleiden. 

Waarom een PSU?
Het is goed om een PSU te doen op het moment dat je project in de definitiefase zit. Als je al een startup doet tijdens de initiatiefase, dan is de opbrengst vaak een stuk minder. De ambtelijk opdrachtgever weet nog niet zoveel, de projectleider niet en het idee (de projectopdracht) moet nog wat vorm krijgen. Op het moment dat je de projectopdracht in concept helder hebt, kun je een PSU gaan organiseren. Dit moment gebruik je dan onder andere om je projectopdracht nog meer aan te scherpen. Daarnaast haal je input op over alle delen die je nodig hebt om je projectplan op te stellen.

Een ander belangrijk doel van een PSU is het projectteam samenbrengen, met elkaar laten kennismaken en dan gaat het niet alleen om je naam en je functie, maar gaat ook over de vraag wat drijft jou nou om projectteamlid te zijn in dit project? Je merkt dan tijdens een PSU dat mensen zich gehoord voelen, vertrouwen krijgen en dan gaan ze ook informatie en hun kennis delen.

Daarnaast is het een belangrijk moment om ook de opdrachtgever aan het woord te laten en kennis te laten maken met het hele team. Vaak zijn opdrachtgevers druk, hebben weinig tijd en tijdens een PSU hebben ze aan het begin van de dag tijd om aan het team te vertellen hoe hij de opdracht ziet en wat hij wil en verwacht als resultaat. Het commitment van de opdrachtgever creëer je ook met een PSU. Naast het commitment van de opdrachtgever is het ook van belang dat het projectteam tijdens een PSU dit commitment aangaat en als team ja zegt tegen dit project. Soms kan het voorkomen dat tijdens een PSU iemand erachter komt dat hij/zij niet de juiste persoon is voor dat project. Dat is jammer, maar goed om helemaal in het begin te ontdekken en niet tijdens de uitvoering.

Programma PSU dag
Zo ziet een globaal programma van een PSU dag voor een project eruit bij de gemeente Rotterdam:

  • Kennismaking
  • Intake opdrachtgever
  • Projectdefinitie
  • WBS/activiteiten (work breakdown structure/brainstorm)
  • Teamvorming/samenstelling
  • Werkafspraken
  • Opstellen presentatie ambtelijk opdrachtgever
  • Presentatie ambtelijk opdrachtgever
  • Borrel
  • Naar behoefte: beheers aspecten, risicoanalyse, krachtenveldanalyse

Kies ook een goede locatie voor de PSU, indien mogelijk een locatie in het gebied bijvoorbeeld waar het project over gaat.

De WBS (work breakdown structure) is een werkvorm waarbij je door middel van een brainstorm al je ideeën en activiteiten op geeltjes schrijft en die vervolgens samen gaat bespreken en structureren. Belangrijk onderdeel zegt Nanna, is ook de borrel aan het einde van de dag. Soms kunnen er wat moeilijkheden of discussies ontstaan tijdens een hele PSU dag en dan is het goed om deze dag ook informeel en gezellig met elkaar af te ronden. Een PSU duurt minimaal een dag, soms wordt er besloten om nog een tweede dag te organiseren waarin dan bijvoorbeeld ook de risicoanalyse of een krachtenveldanalyse wordt gedaan.

Mooi is dat als aan het einde van de dag ook projectteamleden willen laten zien aan de opdrachtgever wat ze hebben gedaan en hoe ze tot aanscherping van de opdracht zijn gekomen. Het is dan ook goed dat niet alleen de projectleider de eindpresentatie op zich neemt, maar juist ook de overige teamleden.

Naast een PSU (project start up) kun je ook een PFU (project fresh/follow up) organiseren. Bijvoorbeeld bij een faseovergang van je project, of als het project wat vastloopt, of er zijn veel wisselingen in het team geweest. Voor een goede sessie is het ook van belang om de groep niet te groot te maken. Maximaal acht tot tien personen is aan te raden.

Wil je het webinar en alle voorbeelden nog graag zien? Je vindt de opname van dit webinar terug bij de e-learning Projectmatig Werken onder ´Projectmatig werken professionaliseren´.