Onlangs was Pauline Stouwdam te gast bij de VPNG-vakgroep Projectondersteuners. Onder de ondersteuners was de vraag ontstaan welke rol zij kunnen krijgen, of nemen, bij het opzetten van een Project-Start-Up. Pauline heeft gewerkt bij de ambtelijke samenwerkingsorganisatie Noaberkracht en was daar onder andere als ondersteuner actief met de opzet van diverse PSU´s en wilde graag haar ervaringen delen.
Wat is een PSU?
Wanneer je vlak voor de definitie-fase van een project zit, dan moet je een PSU houden. Het is een soort workshop waar de projectleider bij aanwezig is, tezamen met de projectteamleden en deels ook de ambtelijk opdrachtgever. Een PSU kan een tot twee dagen duren en heeft tot doel om het projectdoel heel scherp te krijgen. Vooraf aan een PSU zal er al een concept-projectplan liggen en tijdens de PSU ga je voor elkaar en ook de opdrachtgever geheel helder maken wat je aan het eind van het project gaat opleveren, welke activiteiten hiervoor nodig zijn en welke risico´s er zijn. Waak ervoor dat er niet teveel mensen vanuit de diverse vakgebieden aansluiten bij de PSU. Vanuit elk vakgebied is het vaak voldoende als er een afgevaardigde met de PSU meedoet. Houd een PSU altijd op een externe locatie, zodat de deelnemers zich niet kunnen laten afleiden door de waan van de dag.
Wanneer een PSU
Bij de intake van een project wordt bekeken of het project groot of complex genoeg is om een PSU voor op te zetten. Soms is een project gewoon even een klus die je met een paar man in een paar dagen doet. Hiervoor hoef je dus geen PSU op te zetten.
Opdrachtgever
De ambtelijk opdrachtgever moet in een PSU vertellen wat hij als resultaat verwacht van het projectteam. Hiermee gaat het team tijdens de PSU aan de slag en het resultaat van de PSU zal weer gepresenteerd worden aan de opdrachtgever om te controleren of beide kanten elkaar goed begrijpen. Denk er ook aan om met de opdrachtgever af te stemmen wat buiten het project valt.
De rol van de ondersteuner
Wanneer je als ondersteuner in jouw gemeente de mogelijkheid krijgt om vooraf aan een PSU betrokken te worden bij het projectplan, wanneer je eventueel ook met je projectleider meegaat naar de opdrachtgever, dan ben je inhoudelijk al voor de start van de PSU goed op de hoogte van het project. Je kunt vervolgens ook mede bekijken met je projectleider en de PSU-begeleider welke teamleden bij de PSU betrokken moeten worden en tijdens de PSU heb je een grotere rol omdat je inhoudelijk al meer kunt aandragen. Als het je ligt, mag je als ondersteuner ook je mening hebben en inbrengen. Je voegt met jouw rol tijdens de PSU in dat geval meer toe dan alleen de administratieve taken. Val niet in de valkuil dat je als ondersteuner de rol van PSU-begeleider krijgt, want dan zou je tijdens een PSU twee rollen hebben en dat moet je voorkomen. Bovendien kunnen er tijdens PSU´s pittige discussies ontstaan en dan moet je er een begeleider ´boven hebben staan´ die het proces kan leiden en geen oordeel heeft over de inhoud. Je hebt als ondersteuner tijdens een PSU wel perfect de gelegenheid om aan te geven welke taken je op je wilt nemen. Als je bepaalde dingen leuk of uitdagend vindt om te doen, is een PSU hét moment die taken naar je toe te trekken. Let er hierbij wel op dat je er ook de tijd voor krijgt.
Het is niet de bedoeling dat je van de PSU een heel verslag gaat maken. Als ondersteuner neem je uit de PSU alle resultaten mee, de activiteitenkalender, vervolgafspraken, etc om achteraf te kunnen verwerken in het projectplan.
De PSU
Je begint een PSU altijd met een projectdefinitie. Wat wordt er exact van het team verwacht met welk resultaat, en ook belangrijk, wat niet. Als dit voor het team niet duidelijk is, kan je de onduidelijkheden aan de opdrachtgever voorleggen. Pas wanneer de projectdefinitie helemaal helder is, ga je als team bepalen wat hiervoor moet gebeuren. Hiervoor zijn diverse tools beschikbaar om je hierin behulpzaam te zijn. Diverse van deze tools vind je op het platform van de VPNG terug. Je zou er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen alle teamleden op te laten schrijven wat zij denken dat nodig is. Vaak vallen hierbij de teamleden terug op hun eigen vakgebied, maar de deelnemers zijn niet beperkt tot hun eigen vakgebied. Het mag over alles gaan. Vervolgens structureer en groepeer je alle inbreng en maak je als team vanuit al deze ideeën een activiteitenplan. Vervolgens kan je bijvoorbeeld de deelnemers zelf laten aangeven aan elke activiteit zij een graag een bijdrage leveren. Door deze methode krijg je vanzelf commitment van deelnemers om ergens mee aan de slag te gaan. Deze opzet geeft teamleden ook de mogelijkheid eens buiten hun vaste vakgebied te kijken en maakt ook duidelijk als er teamleden zijn die voor dit project geen toegevoegde waarde hebben.
Nadat het activiteitenplan is vastgelegd en duidelijk is wie aan wat zijn bijdrage kan leveren, kan je als team in de PSU eventueel ook nog een risicoanalyse maken en een krachtenveldanalyse.
De taken van een ondersteuner
Een ondersteuner krijgt vaak de taak om alles wat is afgesproken vast te leggen, een planning te hebben over wanneer het team of een deel van het team bij elkaar komt en een systeem voor de vastlegging van de documentatie op te zetten en te beheren, Bovendien is het een belangrijke taak van een ondersteuner om te signaleren wanneer het team gaat achterlopen op de planning of afspraken niet nagekomen worden. Voor een ondersteuner is het tijdens het project vaak leerzaam om ook bij inhoudelijke overleggen te zijn. Je ontwikkelt jezelf hierdoor en kunt je werkzaamheden beter plaatsen in het geheel, waardoor je je werk beter kan doen.
Conclusie
Als je als ondersteuner bij een project je rol wilt pakken, zorg dan dat je er vanaf de intake met de opdrachtgever al bij bent en ga vooral ook vaak met je projectleider overal mee naar toe. Je zal hierdoor voor het project van grotere toegevoegde waarde zijn.