Fysieke, online of hybride participatietrajecten

2 december kwam de leerkring Projectondersteuners bij elkaar voor een thema dat hoog op de agenda staat bij ondersteuners: het organiseren van participatiebijeenkomsten. Per gemeente verschilt het in hoeverre je als ondersteuner bijeenkomsten moet organiseren. Bij de één blijft het bij het uitvoeren van het verzoek een zaaltje te regelen, bij andere gemeente krijgen ondersteuners de vraag de hele organisatie van een participatiebijeenkomst te regelen. In die laatste situatie kom je als ondersteuner voor de vraag te staan of je de bijeenkomst fysiek gaat doen, online of hybride.

De leerkring had dit keer Antoinette Kooistra te gast. Antoinette was negen jaar werkzaam op de communicatieafdeling van de gemeente Veenendaal en is sinds kort in Veenendaal Omgevingsmanager.

Wat is participatie?
Participatie is een zelfstandig naamwoord en betekent deelname. Het is de laatste jaren vooral populair in het bedrijfsleven en de politiek. Als het woord participatie gebruikt wordt, is er sprake van een actieve deelname, met meestal een maatschappelijke functie. Het doel: draagvlak vergroten, gevoel van betrokkenheid versterken en het komt kwaliteit van genomen besluiten ten goede.

Participatie is maatwerk. Doe daarom vooraf altijd vooronderzoek:

• Wat is je opdracht?
• Wie is je doelgroep?
• Wie is de afzender?
• Wat zijn de kaders?
• Waarover kan geparticipeerd worden?
• Spelen er andere dingen in deze omgeving die het project kunnen beïnvloeden?
• Wat wil je bereiken met het participatietraject?

Zodra bovenstaande vragen beantwoord zijn, kies je een participatievorm. De THiNK-tool van de VPNG kan je hierbij behulpzaam zijn.

Participatie kent meerdere niveaus.

• Informeren: Dit is het beleidsvoornemen cq. projectvoorstel. Heeft u nog vragen?
• Raadplegen: Hoe ziet u het probleem? Heeft u ideeën of mogelijke oplossingen?
• Adviseren: Wat denkt u dat de oorzaak is? Wat stelt u voor als oplossing?
• Coproduceren: Laten we samen het probleem in kaart brengen en werken aan een oplossing.
• Meebeslissen: Welk probleem moet worden opgelsot? Welke oplossing vind tu het beste?

Fysiek, online of allebei?

• Elke vorm van participatie sluit bepaalde groepen uit. Ondervang dat door de groepen die minder vertegenwoordigd zijn een extra/andere uitnodiging te sturen.
• Welke participatievorm je ook kiest, investeer in het creëren van aandacht voor je inspraaktraject.
• Bij elke vorm heb je een gespreksleider of een (extra) moderator nodig.

Fysiek, de voor- en nadelen

• De mogelijkheid hebben tot ‘doorvragen’ kan tot nieuwe inzichten leiden.
• Minder voorbereiding nodig dan met nieuwe e-participatie.
• Samen zitten schept sneller overeenstemming in de aanwezige groep.
• Meer geschikt voor de oudere doelgroep. Je mist dus de jongeren, gezinnen, enz.
• Het huren van zalen, zorgen voor koffie/thee/koek kost geld.
• Het weer; bij slecht weer komen er minder mensen.

Voordelen van online participatie

• Laagdrempelig en daardoor een grotere en meer diverse groep betrokkenen.
• Terugkoppelen kan geautomatiseerd via e-mail.
• Anonimiteit en minder sterke groepsdruk kan leiden tot meer eerlijke reacties.
• Verslaglegging is transparanter en gebeurt deels geautomatiseerd.
• Door opbouw van een gebruikersbestand is volgende keer uitnodigen eenvoudiger.

Nadelen van online participatie

• Niet voor mensen die niet digitaal vaardig zijn.
• Geen lichaamstaal.
• Hoe bouw je een digitaal een netwerk op? (napraten is niet mogelijk)
• Mensen haken sneller af (korte concentratieboog)
• Minder impact
• No show is laagdrempelig (dus veel mensen die uiteindelijk niet komen)

De hybride bijeenkomst

• Denk aan de extra kosten!
• Schakel experts in! Als de techniek niet in orde is…
• Bevoordeel niet de ene groep boven de andere. De fysiek aanwezige groep is vaak veel nadrukkelijker aanwezig, dan de online groep. Dit vraagt om ervaren begeleiding.
• De online verbinding blijft een gevaar.
• Er zijn weinig hybride bijeenkomsten die beide doelgroepen met elkaar verbinden. Daar ligt wel een mooie kans.
• Houd beide groepen aangehaakt. De online groep haakt nou eenmaal veel sneller af. Speel daarop in!

Op basis van het doel, je publiek, de afzender en het onderwerp kies je de passende participatievorm: de manier waarop je het gesprek voert of samen gaat werken.

Kies een participatievorm op maat en passend bij de participatietrede. Er zijn verschillende manieren om je publiek te betrekken. De gekozen gespreksvorm of manier van samenwerken is afhankelijk van het doel.

Maak je participatie rond

• Neem je collega’s hierin mee.
• Vraag je collega’s input.
• Wat is er gedaan met de opbrengst van de communicatie.
• Laat in overzichtelijke, voor betrokkenen herkenbare tekeningen (of andere middelen) zien hoe de gemaakte opmerkingen zijn verwerkt.
• Laat ook zien welke opmerkingen niet zijn meegenomen en geef aan waarom dat niet is gedaan!