Inloggen

Projecten worden steeds complexer. Bij Rijkswaterstaat past men daarom al vanaf 2006 Integraal Projectmanagement (IPM) toe. IPM is sinds de invoering continu in ontwikkeling en een aantal gemeenten heeft deze werkwijze, of delen ervan, sindsdien overgenomen. Op verzoek van een aantal leden heeft de VPNG Rijkswaterstaat gevraagd hun IPM-model te komen toelichten. Christa Kempenaar en Arnoud de Bruijne van Rijkswaterstaat werken bij Rijkswaterstaat en met het IPM-model. 16 november waren zij te gast bij de VPNG om het model toe te lichten.

IPM-model
In het IPM-model vinden we vijf rollen: de projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en de contractmanager.

De projectmanager heeft niet veel te maken met de inhoud van het project. Hij moet zorgen dat de verschillende mensen binnen dit model en erbuiten samenwerken en hij of zij is verantwoordelijk voor de veiligheid. Als een project goed loopt, dan hoeft de projectmanager eigenlijk niet veel te doen. De achterliggende teams doen het werk. Dit is heel zwart-wit hoe het model is, de praktijk is natuurlijk weerbarstiger.

De manager projectbeheersing heeft heel bewust een centrale plek in de driehoek. Hij of zij houdt de scope van het project in de gaten, en ook de factoren tijd, geld, risico’s en kwaliteit.

De omgevingsmanager is degene die contact houdt met stakeholders, omwonenden, belanghebbenden, verenigingen, etc.

De technisch manager is er voor de techniek die in heel veel projecten nodig is en is ook verantwoordelijk voor het risicodossier.

De contractmanager is de link naar de markt, zoals ingenieursbureaus, aannemers, installatiebedrijven, etc. De contractmanager is voor de contracten en contacten met deze bedrijven.

Het gedachtengoed van het IPM-model
Alle vijf de rollen binnen het model zijn nodig en ieder heeft zijn eigen rol, waarbij geldt:

  • Gelijkwaardigheid
  • Belangen erkennen en herkennen
  • De belangen expliciet inbrengen in het projectteam
  • Gezamenlijk integraal risico’s en beheersaspecten afwegen
  • Iedereen deelt informatie, kennis en risico’s

De aanleiding voor het neerzetten van het IPM-model is destijds de bouwfraude geweest. Soms vervulden projectmanagers alle vijf de rollen tegelijkertijd en waren zij ook nog hun eigen opdrachtgever. Om fraude in de toekomst te voorkomen, is Rijkswaterstaat begonnen met het IPM-model. Sindsdien worden voor alle civiele klussen teams samengesteld op basis van het IPM-model, waarbij soms ook nog een zesde rol erbij komt, de rol van de informatievoorziening, asset management of manager planproducten. Hierbij kunnen elementen uit deze zesde rol ook eventueel door andere rollen binnen het model opgepakt worden. Meestal doet één IPM-team één project, en het komt ook voor dat één team meerdere projecten doet. Ook kunnen rolhouders zitting hebben in meerdere IPM-teams.

Elke rol heeft twee petten
Hij of zij is rolhouder in het team met gelijken en vertegenwoordiger van de (inhoudelijke) belangen in het IPM-model. En daarnaast is hij ook natuurlijk manager van een team. In de praktijk kunnen de belangen van rolhouder en manager van een team eventueel ook botsen.

Doorwerking in de RWS-organisatie
Alle projectteams binnen Rijkswaterstaat werken met het IPM-model. Sommige uitvoerende onderdelen werken zonder omgevingsmanager, anderen kennen deze rol wel weer. Om tot teams te komen wordt er matchingsoverleg gehouden, waarin de interne opdrachtgevers zitten en ook alle afdelingshoofden van de rolhouders. Door profielen te maken voor de rollen van een project wordt bekeken wie het beste een bepaalde rol kan gaan invullen. Hierbij wordt gekeken naar wat het projectteam nodig heeft, maar men kijkt ook de ontwikkelingsmogelijkheden van de collega’s. Binnen RWS zijn daarnaast ook ‘communities of practise’ opgezet om te zorgen voor de uitwisseling van ervaringen tussen de teams en voor iedere rol zijn ook expertgroepen om kaders en richtlijnen te toetsen. En tenslotte bestaat nog een pool van senioren voor intervisie en advies.

Samenwerken in een IPM-team
Voor het samenwerken in een team gebruikt RWS het model van de vijf frustraties van teamwork:

Van wrijving komt glans
Een team kan in verschillende fasen van groepsvorming zitten: forming, storming, norming, performing en adjourning (Thomas en Kilmann). Bij de start van het team moet ieder van of haar plek nog vinden binnen het team, waarna er wrijving kan ontstaan. Maar dit proces levert de kaders op waarbinnen het project gaat plaatsvinden en dan pas gaat het team succesvol presteren. In de laatste stap sluit je het team goed af. Een team moet deze stappen kunnen doorlopen om succesvol te kunnen presteren. Ook wanneer een rolhouder tijdens het project wisselt, zal je opnieuw deze fasen moeten doorlopen.

 

De presentatie van deze bijeenkomst is te downloaden. De opname van dit webinar vind je terug bij de e-learning op het VPNG-platform.