VPNG Vakgroeptrekker John Ouderling gaat tijdens het webinar in op het onderwerp portfoliomanagement. John is werkzaam bij waterschap Zuiderzeeland. Daarnaast heeft hij werkervaring bij Alphen aan Den Rijn, Schiphol, Lelystad airport, ING, ABN AMRO en bij justitiële informatiedienst.
Waarom portfoliomanagement?
Portfoliomanagement binnen de gemeentes wordt gepresenteerd als een middel, geen doel.
Het biedt voordelen zoals:
- Duidelijke keuzes maken: prioritering van projecten op basis van doelen.
- Samenhang creëren: afstemming tussen projecten en tussen domeinen (bijvoorbeeld sociaal en fysiek domein)
- Transparantie en uitlegbaarheid: betere verantwoording naar bestuurders en stakeholders
- Rust en overzicht: inzicht in capaciteit, voortgang en knelpunten binnen het portfolio.
- Maatschappelijke impact: effectieve inzet van middelen voor maximale uitkomst.
- Risicobeheersing: vroegtijdig opmerken van afhankelijkheden en overige problemen.
- Flexibiliteit: snel inspelen op veranderde prioriteiten, zoals na gemeente- of landelijke verkiezingen.
Hoewel portfoliomanagement deze voordelen biedt, werd benadrukt dat het geen magisch wondermiddel is. Succes wordt behaald bij een duidelijke aanpak en draagvlak binnen de organisatie. Er moet dus daadwerkelijk wel tijd en energie in de methode gestopt worden om de verwachte uitkomst te behalen.
De basis: een duidelijke opdracht
Een duidelijke opdracht is de kern voor portfoliomanagement, zonder heldere opdracht ontstaat er een risico op miscommunicatie en verkeerde verwachtingen.
Belangrijke elementen:
- Een opdrachtgever, dit is een specifiek persoon
- Een opdrachtnemer, dit is ook een specifiek persoon.
- SMART-doelstellingen (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden).
- Duidelijke scope, bijvoorbeeld informatietak, sociaal domein, fysiek domein, tijdgebonden en dergelijke.
- Managementteam of college.
Portfoliomanagement binnen opgavenmanagement is gericht op het creëren van een overzicht en het ondersteunen van besluitvorming door het managementteam.
De opgaveregisseur kan een bestuurlijke rol vervullen afhankelijk van de structuur binnen de gemeente. Het combineren van meerdere rollen door een persoon, vooral in kleinere gemeenten is zeker haalbaar, maar tijdens vergaderingen wordt aanbevolen een rol per persoon aan te houden om verwarring te voorkomen.
Personen en rollen
Een rollenmatrix definieert verantwoordelijkheden van betrokkenen zoals:
- Portfoliomanager
- PMO (Portfoliomanagement Ondersteuner)
- Afdelings- of domeinmanager
- Project- of programmamanager
- Beleidsadviseur
- Opgaveregisseur
- Managementteam of college
Een stakeholderanalyse evalueert de invloed en betrokkenheid, bijvoorbeeld het managementteam heeft hoge invloed maar beperkte beschikbaarheid, terwijl een PMO zich over meer tijd beschikt maar beperkte invloed heeft. Deze analyse helpt om verschillen te identificeren (bijvoorbeeld een PMO die meer invloed wil) en actiepunten te vormen.
Processen
Het portfoliomanagementproces is een routine en omvat vijf kernvragen:
- Aanmelden: Welke nieuwe initiatieven zijn er?
- Willen we het? Is het strategisch relevant?
- Kunnen we het? Zijn er voldoende middelen zoals een budget of capaciteit?
- Doen we het nu? Kunnen we starten of zijn er afhankelijkheden?
- Loopt het goed? Wat is de status?
Besluitvorming vindt plaats op een strategische portfoliotafel, nog idealer zou zijn op managementteamniveau met een beeldvormende fase en een besluitvormende fase, onderbouwd door de gemeentesecretaris. Het proces sluit aan op de organisatie, zoals de P&C-cyclus, voor afstemming met bestuurlijke verantwoording. Swimlanes worden gebruikt om het proces te visualiseren naar een tactisch plan en helpen knelpunten op te sporen.
Producten
Portfolio management levert concrete producten op zoals:
- Governance handboek: Beschrijft structuur, rollen en besluitvorming.
- Communicatieplan: Essentieel voor draagvlak, met interne updates en behaalde successen.
- Rapportages en dashboards: Een overzicht met velden zoals portfolionaam, strategisch doel, opdrachtgever, opdrachtnemer, status, budget en capaciteitsinzet.
- Beoordelings- en selectiematrix: Voor prioritering, eerst simpel en later met wegingen.
- Templates: Voor het creëren van een standaard van aanmeldingen en rapportages.
- Portfolio-dashboard: Toont voortgang en de volledigheid van de data.
- Leerlijn Bewust Kiezen: Brede toepassingen van portfoliomanagementprincipes, ook op persoonlijk niveau om prioriteiten te stellen.
Dit was een webinar vanuit de vakgroep Portfoliomanagement. De presentatie kan je downloaden en de volledige opname is terug te kijken.