In februari waren Amel Jaafar en Sietse la Roi van de gemeente Súdwest-Fryslân te gast bij de VPNG om hun ervaringen te delen over de praktijk van projectmatig werken in hun gemeente.
Súdwest-Fryslân, ontstaan in 2011 na een fusie, is qua oppervlakte de grootste gemeente van Nederland en telt 89 kernen. De organisatie heeft 1100 medewerkers en drie vrouwelijke directeuren. De gemeente heeft een handboek projectmatig werken samengesteld op basis van het handboek van de VPNG. Het handboek wordt nu ingevoerd om projecten vooral snel en efficiënt te realiseren.
Projectsucces, rollen en weerstand
Amel en Sietse gaven aan dat wanneer alle teamleden van een project zich verantwoordelijk voelen voor een project, met duidelijkheid in het werk en met duidelijke afspraken, ook het resultaat aan allen toe te schrijven is. Ze noemden het belang van rollen en verantwoordelijkheden en de noodzaak voor teammanagers om de kennis en capaciteit van teamleden te beoordelen, in plaats van dat projectmanagers dit doen. Ook werd gesproken over de implementatie van het handboek Projectmatig werken, en het belang van uniformiteit in projectmanagement. Samengevat wil Súdwest-Fryslân met projectmatig werken een betere sturing en beheersing op vraagstukken hebben, efficiënter werken qua menskracht en financiële middelen, wil ze de samenwerking bevorderen en samenhang creëren, en wil ze gemeentebreed een eenduidige en herkenbare aanpak. In het handboek worden rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven. Ook in het handboek vind je de formele manier van werken: de beheersaspecten Programma (THEFD), de beheersaspecten Project (GROTICK), de te hanteren formats en de processen en procedures. Gespreksleider Guido maakte zich zorgen over de tijdsbesteding die nodig is voor een Project Start-Up en de mogelijke weerstand hiertegen. Amel en Sietse reageerden hierop dat een goede voorbereiding, ook qua risico´s, later veel tijd oplevert en je onder de streep effectiever bent met je project met een PSU.
Projectmanagement, rollen en uitdagingen
Amel en Sietse bespraken de uitdagingen van capaciteitsplanning en de noodzaak voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Amel noemde ook het belang van portfoliomanagement om projectopdrachten te beheren en het potentieel voor conflicten tussen projectmanagers en de directie en bestuur te voorkomen. Guido vroeg naar de rol van teammanagers in dit proces. Binnen Súdwest-Fryslân zou een portfoliomanager in overleg met directie en bestuur de keuzes moeten maken rondom projecten en niet de projectleiders zelf. Het team besprak ook het potentieel voor projectmanagement zonder voorbereidingsbudget en de mogelijkheid om projecten toe te wijzen aan programmamanagers.
Keuzes maken en uren tellen
Amel en Sietse bespraken het belang om het aantal uren dat aan projecten wordt besteed beter bij te houden, niet alleen voor verantwoording, maar ook om inzicht te krijgen in de toewijzing van middelen en de projectomvang. Ze vertelde dat dit momenteel in ontwikkeling is en dat het team onderzoekt hoe een goed projectmanagementsysteem eruit ziet. Amel benadrukte ook het belang van portfoliomanagement, met als doel een duidelijk beeld te hebben van inkomende projecten en hoe middelen moeten worden toegewezen. Ze merkte op dat dit nog in de kinderschoenen staat en dat de organisatie werkt aan het begrijpen van wat projectmatig werken succesvol maakt. Guido vroeg naar de voordelen van projectmatig werken en Amel vertelde dat dit mede te danken is aan de behoefte aan scherpe keuzes en de wens voor meer structuur in de organisatie.
Projectmanagementbeslissingspunten
De twee projectleiders van Súdwest-Fryslân bespreken vervolgens het besluitvormingsproces in projectmanagement. Ze leggen uit dat er vaste beslissingspunten zijn gedurende de levenscyclus van een project, waaronder goedkeuring van het projectplan en faseovergangen. Amel geeft een voorbeeld van een verkiezingsproject, benadrukt hoe de einddatum vooraf bekend is en noemt het belang van evaluatie na voltooiing. Sietse en Amel benadrukken nogmaals ook de waarde van grondige planning aan het begin van een project en vat hun aanpak samen met de uitdrukking "Van rennen naar plannen".
Dit webinar werd georganiseerd door de VPNG-vakgroep Projectmatig werken. Je kan de opname van dit webinar terugkijken. De Powerpoint-presentatie kan je in het forum van de VPNG downloaden.
(Samengevat met behulp van AI)