18 april was Aldo Koop van de gemeente Zwolle te gast bij de VPNG voor een webinar over risicomanagement. Aldert is bij de gemeente al heel lang via de afdeling Programma, Processen en Projecten bezig met risicomanagement. Bij veel gemeenten is risicomanagement bij projecten een vergeten thema, totdat weer ergens een parkeergarage compleet onder water staat of als een project volledig mislukt. Dan schrikt iedereen wakker en maakt men bij alle lopende projecten weer een risicoanalyse.
In basis denkt ieder mens impliciet na over risico´s die je loopt. Zelfs als je je eigen vakantie plant, kijk je naar mogelijke risico´s die van invloed zijn op jouw vakantie. Bij risicomanagement ga je de risico´s expliciet maken. Een risico is het gevaar van schade of verlies. Het is de kans dat een ongewenst effect optreedt en wat vervolgens de maat is van het ongewenste effect. Risicomanagement is er op gericht de risico´s binnen een aanvaardbaar niveau te houden. Je bedenkt een set aan maatregelen die genomen moeten worden om de ingeschatte risico´s onder controle te houden, waarbij je zoekt naar de balans tussen het nemen van risico´s en het beheersen van risico´s.
Doel van risicomanagement is dat je je projectdoelen gaat bereiken
- Pro actief werken
- Risico´s tijdig expliciet maken
- Risico´s beheersbaar maken
- Financiële gevolgen inzichtelijk maken
- Rapportage
Menselijke factor
Als ervaren projectmanager kan je beslist bij projecten een aantal mogelijke risico´s bedenken. Maar denk bij een risicoanalyse niet alleen aan technische risicofactoren. Menselijke factoren zijn net zo belangrijk. En als mens hebben we allemaal een andere kijk op de werkelijkheid. Een risicoanalyse moet je daarom nooit alleen doen. Onderstaande afbeelding ken je vast wel. Zie jij de twee vrouwen?
Ook het gevoel voor risico´s verschil van mens tot mens. Dat heeft niets met intelligente te doen. Ieder mens ervaart risico´s anders. Gezien dat iedereen een andere kijk op de wereld heeft en een ander risicobesef, is het belangrijk een risicoanalyse met het hele team te maken. Dit heeft direct als voordeel dat de teamleden direct ook zich bewust worden van de projectrisico´s, zij een eenduidig beeld krijgen van de risico´s en dat er blinde vlekken vermeden worden. In Zwolle wordt bij risicomanagementsessies een ´friskijker´ uitgenodigd. Een collega Projectleider uit een ander team die met een frisse blik naar de risico´s binnen jouw project kijkt.
Wanneer maak je een risicoanalyse?
- Bij de start van een nieuw project
- Bij de start van een nieuwe projectfase
- Na een ingrijpende wijziging van het project
- Bij een specifiek projectprobleem
- Bij een onbekend probleem
- Ten behoeve van een rapportage
Vaststellen risicomatrix
Stap 1 en 2 kan je afstemmen op de fase waarin je project zit. Voor stap 3 organiseer je één of meer sessies. Vaak identificeer je in een eerste sessie de oorzaken en gevolgen van risico´s en in een latere sessie ga je met het team beheermaatregelen uitwerken.
Risicorapportage
Een risicorapportage start je eenvoudig met de naam van je project, einddatum project, budget, omvang project en een versienummer. Ook moet vastgelegd zijn wie betrokken was bij de risicoanalyse en welke expertise de betrokkene heeft. Het is overigens handig om de deelnemers voor de risicosessie te vragen welke risico´s zij zien. Welke drie tot vier ongewenste gebeurtenissen zouden kunnen optreden? Het is geen wedstrijd om zoveel mogelijk risico´s te bedenken. En welke drie tot vier kansen zie jij voor het project? Hierbij moet je een kans zien als een slimme benadering om het project op te pakken. Vervolgens zit in je rapportage een risicoregister.
Risicoregister
Het eerste blok in een risicoregister is de risico-identificatie. Van welk risico, van welke gebeurtenis krijg jij als projectmanager ´buikpijn´? En deze gebeurtenis heeft een oorzaak en een gevolg, waarbij lang niet altijd duidelijk is wat nu de oorzaak is wat het gevolg. Door het juiste gesprek probeer je oorzaak en gevolg scherp te krijgen. In het risicoregister zit verder een blok risicobeheersing en een blok over de financiële consequenties van risico´s. Bij risico-identificatie kan je het bepaalde risico indelen in de fases van je project. Sommige risico´s zullen gedurende het hele project een risico vormen, andere risico´s komen alleen in bepaalde fasen van je project voor.
Geen exacte wetenschap
Het risico wordt gedefinieerd als het product van de kans op een ongewenst gebeurtenis en het gevolg voor het project. De uitkomsten zijn subjectief, want we schatten de kans en de gevolgen in. De waarden zijn dus relatief. Onthoud, de risicowaarden zijn niet gebaseerd op exacte wetenschap!
De weging van een risico hangt af van de kans dat het risico optreedt, het effect van het risico op het projectresultaat, het effect op het imago, effect op geld, budget, tijd, planning, veiligheid. Dit tezamen geeft een score van kans maal effect.
Risicomatrix
In Zwolle is voor een risicomatrix gekozen van 4 bij 4. Je zou ook kunnen kiezen voor een matrix van 5 bij 5, maar dan zijn mensen heel snel geneigd in het midden te gaan zitten. Met 4 bij 4 dwing je mensen meer te kiezen. Welke keuze je ook maakt, zorg ervoor dat alle afdelingen binnen de gemeente of provincie dezelfde matrix hanteert, anders wordt het in rapportages richting het management en bestuur erg onoverzichtelijk. In het risicoregister zie je de kleuren terug van deze matrix.
Met de inschatting van de risicomatrix worden nominale risicobedragen berekend, waarbij je de hulp kan inschakelen van collega´s om het financiële gevolg van risico´s te berekenen. In je projectplan kan je vervolgens een risicobudget opnemen. Let er hierbij op dat beheersmaatregelen soms ook geld kosten. Wanneer de beheersmaatregelen duurder zijn dan de financiële gevolgen van een risico, dan moet je je afvragen het zinvol is de beheersmaatregelen uit te voeren.
Risicobehandeling
Benoemde risico´s kan je vermijden of voorkomen. Je kan ze proberen te beheersen of te verminderen. Je kan ze ook overdragen of uitbesteden. Denk hierbij aan dat je het risico bijvoorbeeld gaat verzekeren. En je kan een risico ook accepteren.
Beheersmaatregelen
Naast de omschrijving van de beheersmaatregelen en de kosten hiervoor, is het belangrijk in je rapportage te melden wie de actiehouder is. Dat er geen misverstand ontstaat en de collega´s naar elkaar kijken.
Risicorapportage
In de risicorapportage zien we terug in welke fase een risico kan optreden, een beschrijving van het risico, de kans op het risico vóór de beheersmaatregelen, de beheersmaatregel, de actiehouder, het risico na de beheersmaatregel en het actuele risico. De acties rondom de beheermaatregelen moeten duidelijk zijn voor je projectteam en kunnen zijn opgenomen in je planning.
Voor het bestuur kan je nog een overzichtelijkere grafiek maken. Je kan de risicomatrix nemen en voor elke risico maal kans kan je aangeven hoeveel risico´s er zijn. Dit overzicht maak je vóór de beheersmaatregelen en erna.
Voor het totale plaatje kan je per gebied in jouw gemeente voor het bestuur aangeven wat de risico´s zijn voor de projecten die er plaatsvinden.
Risicoscan
Naar aanleiding van vragen van deelnemers laat Aldert de risicoscan zien. Met deze snelle scan wordt bij de gemeente Zwolle snel duidelijk of er geen risicomanagement nodig is bij een project, of dat het projectteam zelf risicomanagement moet toepassen of dat het projectteam contact moet opnemen met een speciaal ingericht expertise team risicomanagement. In deze scan wordt gekeken naar financieel-economische aspecten, organisatorische, juridische, vakinhoudelijke, bestuurlijke en maatschappelijke aspecten.
Van dit webinar is een opname gemaakt. Je kan deze terugzien bij de vakgroep ´Projectbeheersing´ van de VPNG.