Toolbox procesregie officieel geopend!

Onder de paraplu van opgavegericht werken vind je projectmatig werken, programmasturing en procesregie. Bij de VPNG hebben de afgelopen jaren vele bijeenkomsten plaatsgevonden over procesregie. Al de kennis die is opgedaan tijdens deze bijeenkomsten is gebundeld in het boekje Procesregie als vak met daarbij behorend een complete procesregie toolbox.  

Procesregie
Het boekje en de praktische toolbox zijn ooit ontstaan met de vraag aan procesregisseurs wat zij de hele dag doen. Hierop kwamen zeer diverse antwoorden terug, welke uiteindelijk te herleiden waren naar zeven werkvelden: het ontwerpende veld, het positionerende veld, het opdrachtgevende veld, het interne veld, het verbindende veld, het uitvoerende veld en het interventieveld. En al deze velden draaien rondom een idee. Waar bijvoorbeeld projectmanagement direct al start met een beoogd resultaat, en programmamanagement zich richt op een doel op de langere termijn, begin je bij procesregie eerst met een idee.

Velden
Het ontwerpende veld betreft het procesontwerp. Welke stappen ga je zetten binnen het proces om het idee verder te brengen.

Het positionerende veld betreft de positie van de procesregisseur en het bewustzijn van de procesregisseur dat hij of zij deze positie heeft. Een procesregisseur kan de positie van leider kiezen, of van trekker, of van facilitator, etc. Een goede procesregisseur kiest steeds de positie die op dat moment nodig is voor het proces.

In het uitvoerende veld worden zoals de naam al aangeeft dingen uitgevoerd die het idee verder brengen, zoals een pilot.

In het interventieveld ga je als procesregisseur kijken waar het proces stroef loopt. Vanuit het interventieveld ga je bij de andere zes velden kijken of het proces stokt en wat je moet doen om het proces weer op gang te brengen in het desbetreffende veld.  

Qua krachtenveld kijken procesregisseuren naar drie velden: het opdrachtgevende veld, het verbindende veld en het interne veld. In het opdrachtgevende veld zitten de opdrachtgevers, directeuren van grote belangrijke partijen, de grote beslissers. Deze personen zitten vaak op het niveau van jouw ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. In het verbindende veld zitten de personen waarmee je als procesregisseur dagelijks werkt. Deze personen zijn vaak de vertegenwoordiger van een bepaalde achterban, organisatie, stichting, etc. Wees je als procesregisseur bewust dat al deze personen binnen het verbindende veld weer te maken hebben met een eigen intern veld dat zij vertegenwoordigen. De personen in het verbindende veld kunnen niet meer voor je betekenen als dat hun eigen interne veld toelaat. Als procesregisseur heb je bovendien ook te maken met je eigen interne veld. Als gemeente zijn we opgedeeld in afdelingen, beleidsterreinen en teams, en je moet ook je eigen interne veld meekrijgen met het idee.

Rond het idee bestaat vaak al een netwerk dat al met het idee bezig is. Als procesregisseur vind je allerlei belanghebbenden en personen die met het idee bezig zijn. Als procesregisseur ga je ‘dansen’ over de zeven velden rondom het idee. De procesregie toolbox is congruent aan deze velden opgebouwd.

Een procesregisseur kent de zeven velden rondom een idee en weet in elk veld wat daar van hem of haar verwacht wordt. Tijdens de leergangen Procesregie die de VPNG geregeld houdt, worden aankomende procesregisseuren of procesregisseuren die willen reflecteren vertrouwd gemaakt met de inhoud van de velden. 

Toolbox
Bij ieder veld is procesregisseuren gevraagd welke vragen zij zich stellen. Voor iedere vraag zijn vervolgens één of meer tools gezocht die jou helpen de vraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld in het verbindende veld kan je denken aan vragen als ‘met welke belangen en belemmeringen zitten spelers in het bestuursproces’, of ‘hoe zijn de onderlinge verhoudingen’, of ‘wie heb ik wanneer nodig en waarom’. Voor al dit soort vragen worden jou als procesregisseur tools aangereikt om de vraag voor jouw situatie, voor jouw idee, te kunnen beantwoorden. Sommige tools zal je ook kennen vanuit projectmatig werken of programmasturing, de manier waarop je de tool inzet voor procesregie is dan net weer anders. En ook voor het idee zelf zijn vragen en tools uitgewerkt. Hoe maak je bijvoorbeeld het idee rijker?

De juiste tools vinden
In de toolbox kan je op drie manieren de juiste tools vinden voor de vraag die je op een bepaald moment in jouw proces hebt. Je kan bijvoorbeeld zoeken via de verschillende handelingsperspectieven, of je zoekt via een geavanceerd filter, of je vindt de juiste tools door te zoeken op zoekwoorden. Mochten de drie zoekmethoden niet tot het gewenste resultaat leiden, dan kan je ook altijd nog door alle tools heen bladeren om de passende tool te vinden.

De opbouw van iedere tool
Bij iedere tool staat kort beschreven wat de kern van de tool is, wat de inhoud van de tool is, welke resultaten je van de tool kunt verwachten, met welke andere tools de tool eventueel te combineren is en een bronvermelding voor als je nog dieper op de tool wilt ingaan. Praktische tools bevatten vaak formats die je kunt downloaden en inzetten om je vraag beantwoord te krijgen.

VPNG trainers Nicole Voestermans en Else Tutert gaven tijdens deze bijeenkomst vervolgens voorbeelden van hoe zij bij hun gemeenten in Arnhem en Deventer bepaalde tools gebruiken om een vraag tijdens een proces te kunnen beantwoorden en hoe hier verrassende en verfrissende resultaten uit voortkwamen. Ook stelden deelnemers hun vragen die ze tijdens hun procesregie hebben en werden de juiste tools erbij gezocht en uitgelicht.

Officieel geopend
Aan het eind van de bijeenkomst werd de toolbox officieel geopend door Marc van Leeuwen. Marc was de opdrachtgever van Hans van der Heijden bij de gemeente Rotterdam en hij heeft Hans de ruimte gegeven om de basis voor deze toolbox te ontwikkelen.

 

De toolbox is voor VPNG-leden direct te gebruiken.
De opname van deze bijeenkomst is terug te kijken.
De training Procesregie vind je terug op de trainingskalender van de VPNG