Op het e-learning platform van de VPNG staan van tientallen gemeenten diverse handboeken en formats voor projectmanagement en projectmatig werken. Veel gemeenten raadplegen de diverse handboeken om hun eigen handboek nieuw vorm te geven of om aan te vullen. Enrico Kraijo van de VPNG heeft nu het initiatief genomen om een eerste voorzet te maken voor een uniform handboek Projectmanagement. Hiervoor zijn alle handboeken naast elkaar gelegd en de grote gemene deler is samengevat in een uniform handboek projectmatig werken.
De onderliggende basis voor een uniform handboek is:
- Wat is de basisarchitectuur van de huidige handboeken PMW?
- Wat is de functie van de huidige handboeken PMW?
- Wat is de waarde van de huidige handboeken PMW veranderkundig?
- Wat ontbreekt op dit moment in de meeste handboeken?
In de meeste handboeken PMW/PM van gemeenten is onderstaande architectuur terug te vinden:
- Wat is een project
- De projectmatige rollen
- Projectfasering
- Projectbeheersing
- Specifieke projectprocedures
- Formats
Qua functie van het handboek geven de meeste gemeenten aan dat:
- er een uniforme manier van werken moet zijn
- er een gemeenschappelijke taal gebruikt wordt met heldere definities
- de rollen duidelijk moeten zijn met heldere spelregels
- er eenduidige formats gebruikt moeten worden
De praktijk onder veel projectmanagers is echter dat men liever improviserend werkt. Medewerkers vinden een handboek PMW/PM maar te theoretisch en te bureaucratisch. Men wil geen formats invullen, etc.
De waarde van handboeken PMW/PM is veranderkundig gezien puur uitleggen hoe het moet. Dat geeft de projectmanager natuurlijk weinig energie en alles blijft erg statisch. Een goed handboek PMW moet naast het pure uitleggen ook een bron zijn voor je vakmanschap en een leerplaats zijn.
Uniform handboek projectmanagement / projectmatig werken
Het handboek begint met de drie criteria waaraan een klus moet voldoen om een project te zijn:
- Er moet sprake zijn van een duidelijk begin en eind
- Je hebt beperkte middelen om het resultaat te bereiken
- En het doel is om een meetbaar resultaat te realiseren.
Als jouw klus een project is, moet je vervolgens bepalen of het een ‘eenvoudige’ klus is die je met projectmatig werken gaat aanpakken of dat het een grotere en complexere klus is die je met programmamanagement moet oppakken. Je bepaalt dit aan de hand van een aantal factoren, zoals:
- Valt de klus binnen of buiten de lijn
- Is het aantal betrokken vakdisciplines beperkt of niet
- Hoe ziet het krachtenveld eruit, eenvoudig of complex
- Zijn de risico’s klein of groot
- In hoeveel faseringen moet je de klus opdelen
- Kan je werken met eenvoudige checklists of zijn formats verplicht
- Kan je werken volgens het kegelmodel of het zandlopermodel
- Is de AOG je eigen leidinggevende of iemand vanuit de directie
Bespreek ook vooral met je opdrachtgever of je het project oppakt middels projectmatig werken of uitgebreider met projectmanagement, waarbij het ook mogelijk is dat jouw klus helemaal geen project is, maar bijvoorbeeld een proces of een programma. In het handboek kan je via een keuzeboom, een meer gedetailleerde tabel en ook via interactie animaties nagaan met welke werkwijze je jouw klus moet oppakken.
Opgavegericht werken
Opgavegericht werken is een houding. Een opgave is een maatschappelijk vraagstuk dat om een antwoord vraagt. Bij het werken aan jouw project, moet je je altijd afvragen of je nog werkt vanuit de oorspronkelijke bedoeling, want opgaven kunnen veranderen in de loop der tijd. We kennen hierbij vier kernprincipes:
- Heroverwegen van de opdracht.
- Heroverwegen van de werkwijze.
- Routinematig is voor de lijn
- PM en PMW zijn werkwijzen als je van te voren een concreet resultaat met elkaar kunt afspreken.
- een programma is voor een doel op een langere termijn dat je meetbaar wilt maken aan de hand van effecten.
- procesregie is het meest geschikt als er een vaag idee is en je hieromheen een netwerk wilt opzetten om het idee verder te brengen.
- En soms weet je het echt niet en dan kan je improviserend starten. - De raakvlakken van jouw opdracht met andere projecten
- Toets regelmatig of er extern organisaties met hetzelfde als jouw project bezig zijn
Projectmatig werken is de light versie van projectmanagement
Projectmatig werken kan je samenvatten in vijf stappen:
- De opdracht aannemen
- Collega’s betrekken
- Plan van aanpak maken
- Afstemmen met de opdrachtgever
- Werk samen met je team
Tijdens deze vijf stappen werk je met drie checklists: je projectopdracht, plan van aanpak en de projectvoortgang. In het handboek vind je diverse linkjes om je te verdiepen in PMW, maar ook bijvoorbeeld in time management.
In de handleiding worden de vijf stappen verder uitgewerkt, zowel in tekst als ook in animaties.
Projectmanagement
Projectmanagement bouwt verder op de stappen van projectmatig werken. Bij projectmanagement ga je het project verder faseren in minstens vier fasen. In het handboek vind je alle activiteiten die per fase doorlopen moeten worden. Bij de projectstart zijn de eerste twee fasen van een project uitvergroot en spelen de startnotitie, de projectopdracht en het projectplan een grote rol. Door consequent met een projectstart te werken, voorkom je dat er een wildgroei ontstaat aan allerlei klussen.
Bij projecten in het fysieke domein wordt vaak gebruikgemaakt van het zes-fasenmodel, waarbij de uitvoeringsfase is opgeknipt in een ontwerpfase, de voorbereidingsfase en de realisatiefase. In het sociaal domein kan deze uitvoeringsfase er anders uitzien. Denk in ieder geval na over mogelijke fasen en besluiten die je neemt per fase.
Grotick
Bij projecten werken we met zeven beheersaspecten:
- Bij minstens elke faseovergang rapporteert de projectmanager over de kosten en de opbrengsten.
- Risico’s. Je benoemt de risico’s, bepaalt het risicocijfer en de beheersstrategie.
- Organisatie: de vijf rollen en de interne en externe organisatie.
- Tijd: beheers de tijd door een goede planning te maken
- Stel onder andere een informatiematrix op.
- Communicatie
- Kwaliteit
Ook hier verwijst het universele handboek naar e-learningmodules, zodat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden.
De projectmatige rollen
In het zandlopermodel zie je de projectbesturing volgens vijf rollen: de bestuurlijk opdrachtgever, de ambtelijk opdrachtgever, de projectleider, de capaciteitsleverancier en de projectteamleden.
In bovenstaande model zijn de stippellijnen de informerende lijnen, de ononderbroken lijnen zijn sturingslijnen, formele lijnen waarin besluiten genomen worden.
In het handboek worden de projectbesturingsdriehoek en de projectuitvoeringsdriehoek verder besproken en wordt dieper ingegaan op de rol van ieder qua taken en verantwoordelijkheden, de gewenste houding en de gewenste competenties.
Specifieke projectprocedures
In het uniforme handboek is het hoofdstuk met de specifieke projectprocedures eruit gelaten. Die zijn per gemeente anders en zijn niet uniform samen te vatten.
Projectformats
In het uniforme handboek zijn acht basisformats opgenomen:
- Startnotitie
- Projectopdracht
- Projectplan
- Beslisdocument
- Afwijkingsrapportage
- Overdrachtdocument
- Evaluatienotitie
- Communicatieplan
Opdrachtgever-opdrachtnemer gesprek
Het gesprek tussen de (ambtelijk) opdrachtgever en opdrachtnemer is een heel belangrijke basis voor je project. Er zijn tien onderwerpen die altijd in het opdrachtgever-opdrachtnemergesprek op tafel liggen. Door deze onderwerpen op orde te houden, voorkom je dat de opdrachtgever verleid wordt te gaan sturen op de inhoud. Maak daarbij ook gebruik van de formats.
Opgavegericht werken
Doel van het opgavegesprek is om in dialoog met jouw opdrachtgever vast te stellen of jouw opdracht nog binnen de opgave past en bijdraagt aan het oplossen van het brede maatschappelijke vraagstuk. Binnen het opgavegesprek spelen drie elementen een rol:
- Opgaveperspectief: de ontwikkeling die de opgave doormaakt
- Opgavelandschap: het geheel van projecten, programma’s en activiteiten binnen de opgave
- Opdrachtgevend veld: het samenspel tussen de opdrachtgevers binnen de opgave.
Het complete uniforme handboek Projectmatig werken / projectmanagement is voor VPNG-leden te vinden in het e-learning deel van het VPNG-platform. Ook het webinar waarin het uniforme handboek Projectmatig werken / Projectmanagement wordt gepresenteerd kan je terugkijken.