Verslag: Eerste bijeenkomst van de Vakgroep 'Project- en Programmabeheersing'

Op deze kick-off vertelden drie Managers Project/Programma Beheersing hoe de beheersing van projecten en programma's bij hun gemeente ingericht is en welke uitdagingen zij hebben die ze graag voorleggen aan de deelnemers van deze vakgroep.. 

Zwolle
Joan van Benthem van de gemeente trapte af met aan te geven hoe de rol van Manager Projectbeheersing gepositioneerd is binnen Zwolle. De gemeente groeit hard en de Programma- en Projectmanagers hebben veel te doen. Een Manager Projectbeheersing kan als rechterhand van een project- of programmanager van toegevoegde waarde zijn en hem of haar ontzorgen op de bekende GROTI(C)K factoren: financieel management, risicomanagement, organisatiemanagement, planningsmanagement, documentmanagement en kwaliteitsmanagement. Gemeenten beheersen projecten en programma's natuurlijk allang ook zonder MPB's, dit ligt dan in handen van planeconomen, financiële adviseurs, projectsecretarissen die alle risico's bijhouden en zorgen dat alle documentatie geordend en up-to-date beschikbaar is, etc. De Manager Projectbeheersing stuurt al deze gebieden integraal aan en legt de verbanden. Hij of zij heeft het totale overzicht en wil de projectbeheersing ook verder professionaliseren. De MPB'er kan de projectmanager geruststellen dat alles binnen het plan verloopt of kan melden dat er iets mis gaat. Joan vervulde de rol van MPB'er bij 30 projecten/programma's, voor zowel kleine projecten als grote programma's. Aan de deelnemers legde hij een aantal vragen voor waar hij in de praktijk als MPB'er tegenaan loopt. In de komende vakgroep-bijeenkomsten wordt op deze vragen dieper ingegaan. 

Utrecht
Sjors van Heel geeft aan dat bij de gemeente Utrecht hij als MPB'er bij de grote projecten onderdeel is van het IPM-team (Integraal Projectmanagement Model), tezamen met een projectmanager, een contractmanager, een omgevingsmanager en een technisch manager. Bij kleinere projecten is projectbeheersing niet met een IPM-team uitgerust en dan is het weer even zoeken naar de rol die je als MPB'er vervult. De mate waarop je projectbeheersing bij een project doet is sterk afhankelijk van de grootte van het project. Bij de kleinere projecten zie je vaak dat niet alle GROTIK-aspecten ingevuld worden. Als MPB'er kan je proberen met GROTIK een standaard werkwijze te creëren. Binnen Utrecht is er een werkgroep Professionalisering Projectbeheersing in het leven geroepen. Grotere organisatieonderdelen hebben vaak al eigen werkprocessen en je hebt overtuigingskracht nodig om van boven af een standaard voor projectbeheersing in te voeren. Bij grotere projecten komen de verschillende organisatieonderdelen elkaar weer tegen en dan is het veel efficiënter als men op dezelfde wijze zaken aanpakt. Sjors houdt zich voornamelijk bezig binnen de GROTIK met risicomanagement. Wat kan er eventueel op ons afkomen? En hoe kunnen we voorkomen dat ongewenste risico's daadwerkelijk optreden. Bij grotere risico's moeten er toch ook plannen klaarliggen voor het geval het risico optreedt. Ook ziet Sjors dat het documentmanagement sterk is versnipperd en ziet het risico dat de verkeerde documenten, of de verkeerde versies gedeeld worden. Bovendien omvat de opdracht soms al een risico, omdat de opdracht niet goed is geformuleerd of bijvoorbeeld SMARTer kan. Sjors ziet veel ideeën om de projectbeheersing op een hoger niveau te brengen, maar het moet allemaal nog concreet worden. Bovendien moet ook het kwaliteits- en informatiemanagement zeker nog een inhaalslag maken. Samengevat probeert Sjors op alle GROTIK-aspecten te sturen om zo het risico te minimaliseren.

Vanuit de deelnemers kwam de vraag wat nu de meest geschikte tool is om een project te beheersen. Met diverse tools wordt gewerkt, maar dé tool is er nog niet. Dit is een mooi thema om in één van de volgende bijeenkomsten van de vakgroep op terug te komen.

Amsterdam
Jeffrey Tse gaf een inkijkje in de programmabeheersing bij de gemeente Amsterdam. Hij geeft aan dat zowel bij de gemeente Amsterdam, maar ook bij de gemeente Den haag, gewerkt wordt met IPM-teams. Binnen deze teams zijn er duidelijke afspraken of wie wat moet leveren. In Amsterdam wordt er binnen het cluster Ruimte en Economie aan elk fysiek project een MPB'er gekoppeld. Zonder MPB'er is het voor een Projectmanager heel lastig om zich te concentreren op de inhoud. Een projectmanager moet 80% van zijn tijd richten op de inhoud van een project en 20% op de beheersing van het project en zijn of haar MPB'er richt zich juist 80% op de beheersing en 20% op de inhoud. Waarbij projectbeheersing echt een vak apart is. Veelal werd er pas een MPB'er ingezet op het moment dat er problemen ontstonden en dan ben je te laat. Direct vanaf het begin met je een MPB'er in het team hebben zitten, waarbij de inzet afhankelijk is van de behoefte die er is per GROTICK-aspect. In Amsterdam bepalen ze deze inzet aan de hand van de intensiteitsladder. 

Elke opdrachtgever heeft natuurlijk de ambitie om beheerst naar het beoogde programmaresultaat toe te werken, alleen hebben ze daar allemaal eigen voorstellen bij. Hoe krijg je dit op één lijn? Er lopen bovendien heel veel projecten parallel aan elkaar. Hoe krijg je het voor elkaar om al deze projecten op dezelfde manier te beheersen? En hoe beheers je zoveel projecten tegelijkertijd? Hoe professionaliseer je al je rapporten, hoe krijg je hier samenhang in?  Het mogen niet allemaal losse producten worden. Bovendien zit je opdrachtgever niet te wachten op een boekwerk met een voortgangsrapportage. Hoe kan je jouw rapport als MPB'er samengevat presenteren op een overzichtelijk dashboard? En hoe kan je in zijn totaliteit de kwaliteit van jouw werk verhogen en ook borgen? Allemaal vragen waar de vakgroep Projectbeheersing dit jaar de tanden in mag zetten.

De bijeenkomst is opgenomen en deze video is binnenkort terug te vinden op het VPNG-platform. Log in en je hebt toegang tot de opgenomen bijeenkomsten. Heeft projectbeheersing jouw algehele interesse? Meld je aan voor de vakgroep Projectbeheersing. Vragen aan Joan, Sjors en Jeffrey kan je stellen in het VPNG-forum.