Ellen Kassing verwelkomde Jorinde de Wit bij deze webinar van de vakgroep project- en programmaondersteuners. Jorinde is sinds 2007 werkzaam bij gemeente Veenendaal, begon als projectondersteuner en is vanaf 2019 vooral planner. Jorinde deelt haar eigen groeipad als concreet voorbeeld: van ondersteunende taken “erbij” naar dedicated planner voor ±30 projecten, met meer uitdaging en verantwoordelijkheid.
Waarom ondersteuners meer waarde kunnen toevoegen aan het team
“We zeggen ook wel ondersteuningsprofessionals. Dat is naar aanleiding van het boekje wat we hebben gemaakt”, aldus Ellen. De vakgroep richt zich op verdieping: van puur uitvoerende taken naar inhoudelijke bijdragen zoals planning, omgevingsmanagement of projectbeheersing. Veel ondersteuners worstelen met vragen als: hoe maak ik tijd vrij voor verdieping? Hoe trek ik taken naar me toe? Hoe stel ik grenzen zonder overbelast te raken?
Loopbaan Jorinde: van ondersteuner naar planner
Begonnen als projectondersteuner:
- Agendabeheer en afspraken plannen
- Vergaderingen voorbereiden (projectgroep, stuurgroep)
- Feestjes organiseren (startbouw, hoogste punt, oplevering)
- Opdrachtbrieven maken
- Archivering / dossiers op orde houden
Langzaam groeide haar rol richting planning. Ze begon met het maken van Excel-planningen “erbij”, omdat projectmanagers er vaak te weinig tijd voor hadden. “En dat was dan een planninkje in Excel uitwerken. Of wat dingen bijhouden [...] Dus op die manier heb ik eigenlijk wat dingetjes naar me toegetrokken”, vertelde ze.
Toen de afdelingsmanager op zoek ging naar een planner die alle projecten in de planning kon verzorgen, bood Jorinde zich aan. Ze ontwikkelde een duidelijke voorkeur voor het ruimtelijke domein: “tak, tak, tak – gewoon stappen zetten”, in tegenstelling tot het sociale domein dat veelal hetzelfde is en langzaam resultaten boekt.
Ellen gaf als tip mee: “Ga ontdekken waar jouw voorkeur ligt – ruimtelijk, sociaal, veiligheid. Doe vooral waar je hart ligt.”
Hoe tijd vrijmaken voor verdieping?
- Projecten afronden creëert vanzelf ruimte voor nieuwe taken.
- Begin klein bij één projectmanager waar je goed mee samenwerkt, en breid daarna uit naar anderen.
- Vertrouw op intrinsieke motivatie: “Als je het leuk vindt, dan trek je dingen ook gewoon naar je toe.”
Jorinde groeide uiteindelijk naar een hogere schaal via functie-inregeling. Ellen benadrukte: “Als je iets leuk vindt en er zit energie op, ga het gewoon doen. Ondanks dat je er nog niet voor betaald wordt. En meestal komt dat dan wel vanzelf.”
Tools en werkwijze planning
Jorinde werkt met een gestructureerde, teamgerichte aanpak voor het opstellen en beheren van planningen. Ze beheert momenteel ongeveer 30 projecten, een mix van grote en kleine initiatieven. Het meeste werk zit in het opstellen van een nieuwe planning, daarna gaat het vooral om bijhouden en controle.
Start met relatieschema en projectteam
Elk project begint met een relatieschema, gemaakt samen met het volledige projectteam. Hierin worden alle stappen en afhankelijkheden expliciet doorgenomen: wijziging omgevingsplan, participatie, omgevingstafel, verkoop, bouwen, enzovoort. Dit schema vormt de basis voor de uiteindelijke planning en zorgt ervoor dat iedereen vanaf het begin dezelfde volgorde en koppelingen begrijpt.
MS Project als hoofdinstrument
Het relatieschema wordt vertaald naar een gedetailleerde planning in MS Project. Het grote voordeel is dat taken aan elkaar gekoppeld zijn: verschuift één taak, dan schuiven alle afhankelijke taken automatisch mee. Dit bespaart veel onderhoudswerk vergeleken met Excel, waar je handmatig alles moet nalopen of de relaties zelf moet programmeren. Bij geen toegang tot MS Project adviseert Jorinde een dagcursus Excel te volgen: de principes (koppelen, afhankelijkheden) kun je daarna gewoon toepassen in Excel.
Standaardformat en input ophalen
Jorinde gebruikt altijd een vast format/sjabloon als startpunt, dat ze per project aanpast. Dit houdt de stappen consistent en voorkomt dat fasen over het hoofd worden gezien. Input komt uit:
- de kick-off voor het relatieschema
- projectgroepvergaderingen (luisteren en direct aantekeningen maken bij verschuivingen)
- soms een BILA met de projectmanager
- korte mailtjes naar projectleiders (“Lopen we nog goed?”)
Betrokken teams zijn ruimtelijke ordening, openbaar beheer/projecten en communicatie. Jorinde benadrukt: “Ik kan dat niet alleen.”
Competenties om een goede planner te worden?
Volgens Jorinde draait het bij een goede planner vooral om een combinatie van harde vaardigheden en zachte eigenschappen. Jorinde somt op wat zij cruciaal vindt:
- Nauwkeurig en gestructureerd werken Je moet oog voor detail hebben en overzicht kunnen bewaren, zelfs als het druk is. “Je moet wel heel nauwkeurig zijn. Je moet gestructureerd kunnen werken. Dus als je echt een beetje een warhoofd bent, dan is dat denk ik geen goede basis.”
- Communicatief sterk en proactief Je communiceert makkelijk met projectmanagers en teamleden, signaleert tijdig problemen en zet mensen in de juiste stand. “Je moet wel goed met je collega's om kunnen gaan, dus communicatieve vaardigheden... Proactief zijn, dat je dus ook aangeeft van, joh, er komt nu dit en dit aan.”
- Goed kunnen samenwerken en grenzen stellen. Je werkt nauw samen met het projectteam, maar moet ook nee durven zeggen en prioriteiten stellen. Projectmanagers vinden hun eigen project vaak het belangrijkste, dus je moet soms iemand “op de achterbank zetten”.
- Intrinsieke motivatie en energie. Het werk moet je leuk vinden, dan trek je vanzelf taken naar je toe.
- Regie nemen en profileren. Neem zelf het initiatief in gesprekken met projectmanagers (“wat heb ik nodig?”), wees zichtbaar in hoe je werkt en stel duidelijke grenzen. Dit voorkomt dat je als laatste in de rij altijd de stress krijgt.
Aandachtspunten & leerpunten
- Verdieping begint klein: bij 1-2 projecten starten, taken overnemen (“Zou ik wat kunnen betekenen in de planning?”)
- Waardering volgt vaak vanzelf: intrinsiek beginnen, benut functioneringsgesprekken
- 30 projecten behapbaar bij mix groot/klein; niet alles piekt tegelijk
- Gebruik hulpmiddelen voor signalering & controle
- Efficiënter werken: geen overbodige verslagen, afspraken direct inplannen
- Als ondersteuner: kies inhoudelijke projecten (planning, omgevingsmanagement, schrijven) voor meerwaarde
- Grenzen bewaken voorkomt stress en overbelasting
Als project- of programmaondersteuner kun je echt meer waarde toevoegen door verdieping te zoeken in taken als planning of omgevingsmanagement. Jorinde is een inspirerend voorbeeld: van ondersteunende taken “erbij” naar planner met meer uitdaging, verantwoordelijkheid en een hogere schaal. Begin bij wat energie geeft, neem regie, stel grenzen en profileer jezelf door zichtbaar goed werk.
Dit was een bijeenkomt van de vakgroep Projectondersteuners van de VPNG. Dit webinar kan je terugkijken.