Afgelopen week was Jan van Ginkel, loco-provinciesecretaris van de provincie Zuid Holland te gast in het voorlopig laatste webinar van de serie over ambtelijk opdrachtgeverschap. Het vak van ambtelijk opdrachtgeverschap is in opkomst en je hebt ervoor bepaalde competenties en vaardigheden voor nodig om deze rol te kunnen invullen. Bovendien moet je binnen de organisatie ook dusdanig geplaatst worden dat je je rol kunt uitoefenen.
Van hiërarchie naar opgavegericht werken
Bij de VPNG is de vakgroep opdrachtgeverschap een handreiking voor op ambtelijk opdrachtgevers aan het ontwikkelen. Met een aantal ambtelijk opdrachtgevers wordt gezocht naar wat de rol van ambtelijk opdrachtgever precies inhoud en welk competenties en vaardigheden de persoon moet hebben. We zien al verschillen in het opdrachtgeverschap tussen projecten en programma´s, maar hoe zit dat met opgaven? Jan van Ginkel gaf aan dat de provincie Zuid-Holland sinds ruim een jaar volledig is overgegaan op opgavegericht werken. De hiërarchie is minder belangrijk geworden en de opgaven staan nu centraal. Die omslag doe je niet even, je bent de logica opnieuw aan het uitvinden, systemen moet je opnieuw inrichten en ook het gedrag van de medewerkers moet veranderen. In plaats van een hiërarchie ben je nu horizontaal met elkaar aan de slag met opgaven. En het werkt! We werken nu in vakteams en collega´s worden geplaatst waar ze op dat moment nodig zijn. En veel opgaven houden een transitie in, dus heb je de juiste mensen op de juiste plaats nodig. Jan ziet zich als meewerkend voorman en is opdrachtgever van twee grote transities, de circulaire en de digitale transitie. Volgens Jan moet je ook een passie hebben voor de opgaven, je wilt dingen veranderen.
Een bewegende stip op de horizon
Bij een transitie geef je aan waar je over 20 tot 30 jaar wilt staan, een stip aan de horizon die door de tijd ook nog blijft bewegen. Elke dag moet je nadenken over de volgende stap. Een Plan van Aanpak voor een transitie bestaat dus slecht uit steeds de eerste stap. Na de eerste stap maak je een Plan van Aanpak voor de volgende stap op basis van de uitkomsten van de eerste stap. Dit is het stuur dat in de transitie zit. Bij een transitie werk je aan een diepgaande systeemverandering. Je zoekt continu naar interventies, samen met je netwerk. Je bent zelf slechts in van de actoren in het geheel. Je deelt het eigenaarschap van een transitie met velen. Uiteindelijk bestaat een transitie wel weer uit allerlei projecten en programma´s, waarbij de som van alle deze inspanningen niet de uiteindelijke transitie is, je stuurt er alleen mee. Je koerst af op een wens waar je over 30 jaar wilt zijn, je moet hierbij koersvast zijn, maar tegelijkertijd ook flexibel genoeg om via links en rechts uiteindelijk wel naar voren te komen. Deze werkwijze is overigens heel moeilijk uit te leggen bij een klassieke planning&control. Als opdrachtgever moet je er bij een transitie vooral zijn om het team van reflectie te voorzien en verbindend zijn voor het netwerk dat nodig is.
Valkuil
Je ziet veel gemeenten roepen dat ze opgavegericht gaan werken, terwijl ze eigenlijk nog klassiek een lijnorganisatie zijn en niet integraal werken. Er worden dan enkele opgaven benoemt en die moeten integraal binnen een lijnorganisatie uitgevoerd worden, dat is op den duur niet houdbaar. Je zal de hele organisatie moeten omkantelen naar opgavegericht werken. Bij een hierarchie gaan we al heel snel op eilandjes regeren, terwijl je voor de grote opgaven juist alles en iedereen aan elkaar moet verbinden.
Driehoek
Als opdrachtgever vorm je een driehoek met de bestuurlijk opdrachtgever en de opdrachtnemer. Bij de provincie zijn dit concreet de opgaventafels waar men regelmatig bijeen komt om de stand van zaken door te nemen. Je gaat met de bestuurlijk opdrachtgever het gesprek aan over die bewegende stip op de horizon. Niemand weet waar we over 30 jaar precies uitkomen, en niemand weet exact hoe we erop aan moeten sturen, maar door gezamenlijk het gesprek erover te hebben, zet je elke keer weer een stap in de goede richting. Dit vinden we allemaal erg lastig, want we hebben het liever over doelen en resultaten binnen vier jaar. Voor de opgave is het ook lastig dat de ambities voor de opgave steeds veranderen. Je hebt beleidsdoelen, maar de ambities daarbinnen veranderen en ook heeft nog eens niet iedereen dezelfde ambitie binnen een opgave. Tel daarbij op dat alle projecten, programma´s en processen binnen een opgave te maken hebben met een prioritering binnen de opgave, dan heb je heel wat te stroomlijnen.
Wat is er gaande?
Een transitie is een vraagstuk naar wat er gaande is en eenieder moet bij zichzelf ten rade gaan wat hij of zij eraan kan toevoegen. Je kan bij iedere transitie jezelf de vraag stellen wat jij eraan kan toevoegen. En dat kan door de tijd ook veranderen, door veranderende ambities. Bij de circulaire transitie werden eerst diverse actoren met elkaar verbonden om vervolgens in een tweede stap gezamenlijk het perspectief voor de toekomst te formuleren. Je moet hierbij jezelf steeds de vraag stellen of je nog steeds waarde toevoegt en blijf beschikbaar voor de diverse externe partijen om te reflecteren op hun bijdrage. Maar je bent als ambtelijk opdrachtgever natuurlijk maar alleen, terwijl de opdrachtnemer een groot team heeft. Je moet dus ook vertrouwen op het team hierin.
Een lange weg
Duurzaamheid is overigens iets waarvoor je een project of programma opzet. Duurzaamheid komt terug in alle projecten en programma´s. En bij traditioneel ingerichte lijnorganisaties loop je hier tegen het probleem dat elke afdeling zijn eigen plan trekt en dat niet gezamenlijk wordt gewerkt aan de hogere opgave. Als jij opgavegericht wilt werken en jouw organisatie is hier nog niet klaar voor, zoek dan in ieder geval collega´s die ook opgavegericht willen werken en probeer zo verbindingen te leggen.
Om een gemeente van hiërarchie gestuurd naar opgavegestuurd te laten werken duurt echt jaren. Je zal tegenwerking ervaren, maar uiteindelijk krijg je gelijk dat de organisatie opgavegericht moet gaan werken om de grote transities voor elkaar te krijgen.
Meer weten over opgavegericht werken en ambtelijk opdrachtgeverschap? Kijk bij de VPNG-vakgroep Opgavegericht werken en Opdrachtgeverschap.