Jessica van Hees verwelkomde Timo Otten bij deze webinar van de vakgroep procesregie. Timo werkt bij gemeente Rheden en geeft een toelichting op hoe daar de opvang van asielzoekers is georganiseerd. Hij deelt de aanpak van de gemeente, de keuzes die zijn gemaakt en hoe de samenwerking met verschillende partners is ingericht.
Drie werkwijzen op een rij
Jessica schetst drie werkwijzen die gemeenten gebruiken bij het werken aan maatschappelijke opgaven: projectmanagement, programmasturing en procesregie. Ze laat zien dat deze werkwijzen ieder een andere manier van kijken en sturen vragen.
Projectmanagement
Hier staat het resultaat centraal. Het gaat om het faseren van het werk, het beheersen van het proces en het ontwerpen en nemen van besluiten om tot een concreet eindresultaat te komen.
Programmasturing
Hier staat het doel centraal. Deze werkwijze helpt om overzicht te houden en maakt het mogelijk om doelgericht te kiezen voor de meest effectieve en efficiënte inspanningen om dat doel te bereiken.
Procesregie
Hier staat een idee of wens centraal. De invloed van de gemeente of provincie is beperkt: de overheid is niet de enige opdrachtgever en ook niet automatisch in de lead. Het draait om samenwerking, afstemming en omgaan met verschillende belangen.
Jessica benadrukt dat gemeenten in de praktijk vaak een combinatie van deze werkwijzen gebruiken. De vraag is telkens: welke manier van werken past bij de opgave waar je voor staat?
Het idee van gemeente Rheden
Timo schetst hoe de opgave rondom de opvang van asielzoekers in gemeente Rheden is ontstaan. Vanuit het Rijk, onder andere door de spreidingswet, kwam er een duidelijke opdracht bij gemeenten te liggen om opvangplekken te realiseren.
Hoewel het ministerie beleid maakt en het COA verantwoordelijk is voor de opvang, werd in de praktijk al snel duidelijk dat de gemeente zelf aan zet is om dit lokaal te organiseren.
Binnen Rheden kwam het onderwerp daarmee nadrukkelijk op de agenda van het college en de wethouders. De vraag was niet óf er iets moest gebeuren, maar hoe de gemeente dit zelf ging vormgeven.
In de praktijk betekende dit werken met verschillende partijen en belangen, zonder dat één partij alles bepaalt. De gemeente heeft een rol, maar is niet overal van en heeft niet overal invloed op. Tegelijkertijd wordt er wel verwacht dat de gemeente verantwoordelijkheid neemt.
Dat leidde tot vragen zoals:
- wat is onze rol als gemeente in deze opgave?
- waar sturen we zelf op en waar niet?
- hoe werken we samen met het COA en andere partners?
- hoe betrekken we bestuur, organisatie en de omgeving?
Het werd duidelijk dat dit geen klassieke projectopgave is die je vooraf kunt dichttimmeren. Ondanks landelijke kaders ligt de verantwoordelijkheid uiteindelijk bij de gemeente zelf.
In Rheden is daarom gezocht naar een manier van werken die daarbij past. Niet alles vooraf vastleggen, maar organiseren dat je kunt schakelen, afstemmen en keuzes maken in een situatie waarin niet alles vaststaat.
De kernvraag werd: hoe pak je als gemeente de regie op een opgave die je niet volledig kunt sturen, maar waar je wel verantwoordelijk voor bent?
Aan de slag met het MKDH-model
Jessica legt uit dat binnen de training procesregie soms wordt gewerkt met het zogenoemde MKDH-model. Daarbij kijk je naar vier elementen: macht, kracht, draagvlak en haalbaarheid. Het model helpt om een idee of initiatief te toetsen: hoe rijp is het plan eigenlijk, waar zit de energie en waar zitten nog aandachtspunten?
Jessica vraagt Timo om het idee van gemeente Rheden langs deze vier onderdelen te leggen. Juist dat maakt zichtbaar waarom dit initiatief kans van slagen had en hoe het in de praktijk verder is gebracht.
Macht: beperkt, maar wel slim benut
Timo geeft aan dat de macht in dit vraagstuk niet zomaar bij gemeente Rheden lag. Die zat voor een belangrijk deel in het interbestuurlijke gesprek, dus in de verhouding tussen gemeente, Rijk en COA. Tegelijkertijd zag Rheden wel degelijk ruimte om invloed uit te oefenen.
Die ruimte zat vooral in de spreidingswet. De gemeente had de verplichting om opvangplekken te realiseren, maar binnen diezelfde wet zat ook de mogelijkheid om daar zelf invulling aan te geven. Juist daar heeft Rheden vanaf het begin sterk op ingezet:
- we willen voldoen aan de spreidingswet
- we willen die plekken ook echt realiseren
- maar we willen dat wel op onze eigen manier doen
Die combinatie gaf de gemeente een vorm van positie. Niet omdat Rheden formeel alle macht had, maar omdat er een wettelijke opgave lag én ruimte om daar lokaal zelf invulling aan te geven.
Volgens Timo zat de invloed daarnaast ook in de mensen die het verhaal droegen. Vanuit het programmateam richting het ambtelijk niveau bij het Rijk en vanuit bestuurders richting bestuurders bij het Rijk werd voortdurend het gesprek gevoerd.
Kracht: een plan dat op meerdere beleidsterreinen aansloot
Bij het onderdeel kracht gaat het volgens Jessica vooral om onderbouwing: feiten, cijfers, beleidsdoelen en argumenten. Timo laat zien dat juist daar een belangrijke succesfactor zat.
Rheden kwam niet alleen met een idee voor de lange termijn, maar koppelde daar ook direct een aanbod voor de korte termijn aan. De gemeente zei in feite:
- we kunnen nu al 250 à 260 opvangplekken bieden
- en we willen daar in de toekomst op voortbouwen met een structurele oplossing voor twintig jaar
Die combinatie van direct resultaat en een langetermijnvisie maakte het voorstel sterk.
Daarnaast sloot het plan aan op meerdere bestaande opgaven binnen de gemeente. Timo noemt onder andere:
- de woningbouwopgave
- de transformatie in het sociaal domein
- de begeleiding van nieuwkomers
- participatie en bestaanszekerheid
Door die kansen werd het niet alleen een opvangvraagstuk, maar ook een plan dat aansloot op bredere beleidsdoelen.
Rheden kon bovendien laten zien dat het al werkte. De gemeente had op dat moment al crisisnoodopvang en zag daar positieve effecten van terug:
- hogere arbeidsparticipatie onder asielzoekers
- minder incidenten
- meer grip op de situatie
- betere integratie in de lokale samenleving
Timo noemt juist die combinatie overtuigend: laten zien dat het kan, onderbouwen waarom het werkt en tegelijk een bredere visie neerleggen.
Draagvlak: ervaring, normalisering en persoonlijk contact
Ook op het onderdeel draagvlak bleek het plan in Rheden sterk te staan. Timo vertelt dat de gemeente al langer ervaring had met asielopvang. Er was al een klein COA-azc met ongeveer 150 opvangplaatsen. Daardoor wist de samenleving in Rheden al beter wat opvang in de praktijk betekent.
Die ervaring maakte verschil. Volgens Timo was het onderwerp daardoor in Rheden minder beladen dan op sommige andere plekken. De opvang was niet volledig nieuw en mensen hadden al gezien dat het over het algemeen goed ging.
Hij noemt daarbij een concreet voorbeeld. Toen de tijdelijke gemeentelijke opvang met 260 plekken werd aangekondigd via een persbericht, kwamen daar tien mails op terug. Daarvan waren er twee negatief. De rest kwam juist van mensen die wilden helpen, bijvoorbeeld met:
- taalles geven
- breien
- andere vormen van ondersteuning
Timo zegt letterlijk: dit is hier geen thema. Daarbij speelt volgens hem ook mee dat Rheden een relatief progressieve gemeente is, met een college en gemeenteraad waarin voor dit onderwerp van nature meer draagvlak aanwezig is.
Maar alleen politieke kleur verklaart het niet. Timo benadrukt ook het belang van normaliseren en persoonlijk omgevingsmanagement. Mensen konden de gemeente aanspreken, vragen stellen en zorgen uiten. Bij stevige mails of telefoontjes ging de locatiemanager soms persoonlijk langs om het gesprek aan te gaan. Juist die persoonlijke aandacht leverde veel waardering en positief draagvlak op.
Haalbaarheid: we deden het al
Bij haalbaarheid was het belangrijkste argument volgens Timo heel simpel: Rheden liet al zien dat het kon.
De gemeente had immers al tijdelijke opvang georganiseerd en zag dat dit werkte. Daarmee was het geen theoretisch plan meer, maar een initiatief dat in de praktijk al draaide.
Rheden had op dat moment:
- een bestaand COA-azc met 150 plekken
- daarnaast een gemeentelijke opvang met 260 plekken
- plannen om vanaf 2028 door te groeien naar twee nieuwe buurten
In die twee nieuwe buurten komen in totaal ongeveer 250 woningen, waarvan ongeveer 80 woningen worden gebruikt voor asielopvang. Dat betekent dat ongeveer een derde van de woningen wordt ingezet voor asielzoekers en twee derde in de reguliere woningvoorraad terechtkomt.
De keuze is bewust gemaakt om te werken met een gemengde wijk. Niet een hele buurt met alleen mensen die extra ondersteuning nodig hebben, maar juist een mix van bewoners. Volgens Timo voorkomt dat dat zo’n wijk te kwetsbaar wordt.
Waarom Rheden koos voor eigen regie
In het gesprek wordt duidelijk dat Rheden heel bewust koos voor opvang in eigen regie. De belangrijkste reden daarvoor was dat de gemeente zelf invloed wilde hebben op hoe opvang, integratie en participatie worden georganiseerd.
Timo noemt als belangrijk probleem in het bestaande systeem dat asielzoekers tijdens hun procedure vaak door het hele land worden verplaatst. Mensen verblijven dan eerst in Maastricht, gaan daarna bijvoorbeeld naar Zwolle voor een IND-gehoor en moeten vervolgens weer terug naar Ter Apel. In een procedure van inmiddels ongeveer twee jaar kunnen mensen rustig tien keer verhuizen.
Volgens Rheden werkt dat succesvolle integratie juist tegen. Daarom wilde de gemeente het anders organiseren:
- mensen die instromen in de opvang in Rheden, blijven in Rheden
- de gemeente zorgt dat zij op tijd bij hun procedures komen
- als zij een status krijgen, kunnen zij ook in Rheden uitstromen
Dat maakt het mogelijk om de inburgering over een langere periode uit te smeren en mensen vanaf dag één te laten landen in de lokale samenleving.
Samenwerking met het COA: twee stappen vooruit, één achteruit
De samenwerking met het COA noemt Timo complex. Hij vergelijkt die met “twee pasjes naar voren en één pasje terug”.
Volgens hem wil het COA op zichzelf wel meebewegen, maar is het een gelaagde en decentrale organisatie. Daardoor is niet altijd voor iedereen duidelijk wat beleid is en hoe het COA zich moet verhouden tot gemeenten die de opvang zelf willen organiseren.
Rheden liep daarbij tegen verschillende dingen aan:
- het COA heeft eigen werkprocessen
- bewonerslogistiek is landelijk georganiseerd
- plaatsingen gebeuren volgens bestaande systemen
- het past niet zomaar in die logica als een gemeente zegt: iedereen die hier geplaatst wordt, blijft hier ook
Daar zijn volgens Timo jarenlang gesprekken over gevoerd, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Uiteindelijk zijn daar ook afspraken over vastgelegd in bestuursovereenkomsten. Inmiddels zit Rheden op versie 3, met zelfs alweer een addendum erbij.
Timo maakt daarbij een belangrijk onderscheid: iets vastleggen is één ding, maar zorgen dat het echt doorwerkt in de organisatie is veel lastiger. Bestuurders zijn het op hoofdlijnen vaak snel met elkaar eens, maar voordat afspraken in werkprocessen terechtkomen ben je vaak maanden verder.
De rol van procesregie: schakelen, signaleren en doorbraken forceren
Op de vraag wat zijn eigen rol in dit traject was, zegt Timo dat het eigenlijk alles door elkaar was. Een deel was projectmatig, een deel programmatisch, en een deel was echt procesregie.
Hij beschrijft hoe breed dat werk was. Op het ene moment zat hij aan tafel met een bestuurder van het COA, een uur later overlegde hij met een verpleegkundige op locatie over een hoogzwangere bewoner die binnenkort zou bevallen.
Dat typeert volgens hem precies de kern van het werk: continu schakelen.
Zijn rol bestond uit:
- signaleren
- agenderen
- schakelen tussen niveaus
- gesprekken voeren met verschillende partijen
- en waar nodig ook een doorbraak forceren
Jessica koppelt dat terug aan procesregie: breed verkennen, met veel mensen spreken, maar uiteindelijk ook naar een punt toe werken waarop je afspraken vastlegt zodat je weer door kunt naar de volgende stap.
Intern organiseren vraagt ook procesregie
Timo vertelt dat de beweging niet alleen extern veel vroeg, maar ook intern in de gemeentelijke organisatie. Als je als gemeente zegt dat je dit thema zelf naar je toe wilt trekken, kom je ook intern in een andere werkelijkheid terecht.
Daar bots je soms op bestaande werkprocessen. Een voorbeeld dat hij noemt is de locatiemanager die declaraties indiende voor luiers, babyvoeding en andere noodzakelijke spullen. Dan ontstaat intern de discussie:
- dit doen we normaal niet
- dit soort uitgaven zijn juist ooit afgeschaft
- hoe regelen we dit verantwoord?
Timo maakt duidelijk dat dit precies laat zien wat er gebeurt als je iets zelf gaat doen. Dan moet je ook intern opnieuw nadenken over processen, bevoegdheden en werkwijzen.
Een belangrijke randvoorwaarde daarbij was dat hij mandaat kreeg. Op een gegeven moment kreeg hij managersrechten in het systeem, waardoor er ineens meer mogelijk werd. Ook hielp het om directie en college steeds mee te nemen in wat nodig was.
Tegelijkertijd benadrukt hij dat het belangrijk is om open te blijven luisteren naar collega’s. Niet meteen denken dat iemand niet wil meewerken, maar begrijpen waarom een bepaald proces ooit is ingericht zoals het is. Soms zit daar gewoon een goede reden achter, bijvoorbeeld eerdere problemen met pinpassen of verantwoording.
De kunst is dan om samen een nieuwe oplossing te vinden die past bij de huidige situatie, bijvoorbeeld met een vierogenprincipe of een andere vorm van controle.
Creatieve oplossingen in de uitvoering
Timo laat zien dat eigen regie ook betekent dat je steeds praktische oplossingen moet vinden voor nieuwe vraagstukken.
Een voorbeeld is de vrijwilligersvergoeding en reiskostenvergoeding voor asielzoekers. Dat bleek in gemeentelijke systemen lastig te organiseren. De oplossing werd uiteindelijk gevonden via een partij met betaalterminals: asielzoekers konden hun prepaid pinpas tegen de terminal houden en op die manier bijvoorbeeld tien euro retour pinnen.
Dat soort oplossingen vraagt om creativiteit en flexibiliteit. Het is volgens Timo ook een voorbeeld van hoe procesregie niet alleen gaat over grote bestuurlijke lijnen, maar juist ook over het praktisch werkend krijgen van iets in de uitvoering.
Participatie met inwoners en nieuwe buurten
Rondom de nieuwe buurten zijn ook participatiemomenten georganiseerd met inwoners. Die gesprekken gingen deels over stedenbouwkundige vragen, zoals:
- hoe moet zo’n buurt eruitzien?
- wat voor woningen passen daar?
- wat vinden omwonenden belangrijk?
Maar tegelijk ging het ook over de vraag hoe inwoners aankijken tegen het feit dat een deel van de woningen wordt ingezet voor asielopvang.
Volgens Timo leverde dat juist in een kwetsbare wijk mooie ideeën op. Bewoners gaven aan dat zij zelf weten hoe het is om het moeilijk te hebben en graag iets voor anderen willen betekenen. Zo kwam bijvoorbeeld het idee naar voren om met een soort herkenbaar teken bij woningen te werken, zodat asielzoekers weten waar zij ’s avonds kunnen aanbellen als er iets urgents is.
Timo benadrukt dat dit soort ideeën alleen ontstaan als je mensen ook echt opzoekt en zorgvuldig organiseert hoe je hen betrekt. In Rheden gebeurde dat samen met een participatieadviseur en communicatieadviseur.
Bestuurlijke organisatie en regionale samenwerking
Bestuurlijk is het traject in Rheden vrij helder georganiseerd. Timo zelf is opdrachtnemer, de gemeentesecretaris is ambtelijk opdrachtgever en er is inmiddels ook een wethouder als bestuurlijk opdrachtgever.
Ook de gemeenteraad is nauw betrokken. Raadsleden weten op hoofdlijnen wat er gebeurt, worden regelmatig bijgepraat en komen ook op locatie kijken.
Daarnaast zocht Rheden actief samenwerking met andere gemeenten die met vergelijkbare modellen bezig zijn. Zo werkt de gemeente intensief samen met onder andere:
- Meierijstad
- Hengelo
- Arnhem
- Nijmegen
- en andere gemeenten die zich hebben verenigd
Met sommige gemeenten gaat het om volledig zelf uitvoeren, met andere om regie op onderdelen zoals participatie. Maar overal zit dezelfde gedachte onder: meer gemeentelijke invloed op opvang en integratie.
Advies aan andere gemeenten
Aan het einde van het gesprek deelt Timo ook zijn advies aan andere gemeenten. Zijn boodschap is duidelijk: als je nog voor een spreidingswettaakstelling staat en nog niet alles hebt vastgelegd met het COA, ga dan serieus verkennen of je dit als gemeente zelf wilt doen.
Volgens Timo kan in principe elke gemeente dit. Sterker nog, hij gelooft dat kansrijke asielzoekers juist zo snel mogelijk in gemeentelijke opvang zouden moeten landen, zodat participatie en integratie vanaf dag één kunnen beginnen in de gemeente waar zij uiteindelijk ook als statushouder terechtkomen.
Zijn advies aan het ministerie is daarom ook helder: bied gemeenten deze mogelijkheid nadrukkelijker aan en ga serieus met gemeenten