Barbara Verbeek verwelkomde de deelnemers bij deze webinar over het begeleiden van burgerinitiatieven en het uitdaagrecht. En ze stelde drie collega’s voor van verschillende gemeenten die dit uur hun kennis en ervaringen kwamen delen: Mark van der Veen van de gemeente Assen, Jos Sweens van de gemeente Cranendonck en Ruth Linders van de gemeente Horst aan de Maas.
Barbara werkt bij de gemeente Haarlemmermeer als strategisch adviseur participatie. In haar werk denkt zij mee met collega’s over participatie bij plannen en wordt zij betrokken wanneer inwoners met initiatieven komen.
Introductie van de sprekers
Barbara vroeg de sprekers om zichzelf te introduceren en daarbij ook te vertellen wat zij interessant, lastig of leuk vinden aan het begeleiden van bewonersinitiatieven en het uitdaagrecht.
Mark van der Veen werkt bij de gemeente Assen als participatieadviseur binnen het tijdelijke ontwikkelteam Participatie. Dit team houdt zich bezig met verschillende onderwerpen, zoals wetgeving, het ondersteunen van medewerkers, burgerinitiatieven en het uitdaagrecht. Mark gaf aan dat hij het mooi vindt wanneer inwoners of partijen zelf met initiatieven komen. Volgens hem is het waardevol als de gemeente daar samen met inwoners in kan optrekken.
Jos Sweens werkt bij de gemeente Cranendonck als procesregisseur vitale gemeenschappen. Hij gaf aan dat zijn functie niet gekoppeld is aan één specifiek domein. Dat past volgens hem bij de gedachte achter zijn werk, omdat burgerinitiatieven vaak meerdere onderdelen van de gemeentelijke organisatie raken. Jos vindt het interessant dat hij werkt met inwoners die intrinsiek gemotiveerd zijn. Tegelijkertijd benoemde hij dat er ook een andere kant is. Bij inwoners kunnen verwachtingen, argwaan of wantrouwen richting de gemeente bestaan. Daar moet je als gemeente goed mee omgaan.
Ruth Linders werkt bij de gemeente Horst aan de Maas als beleidsmedewerker actieve inwoners. Horst aan de Maas is een plattelandsgemeente in Noord-Limburg met zestien kerkdorpen. Ruth houdt zich bezig met participatie, gemeenschapsontwikkeling, subsidies en het begeleiden van initiatieven. Zij gaf aan dat zij het mooi vindt dat zij inwoners ruimte kan geven om zelf dingen te organiseren. Volgens haar kunnen inwoners met de juiste ondersteuning vaak zelf veel voor elkaar krijgen.
Burgerinitiatieven
Barbara stond eerst stil bij burgerinitiatieven. Zij vroeg hoe een nuttig idee van inwoners kan worden omgezet naar een uitvoerbaar plan. Volgens Ruth begint dit met kennismaking en persoonlijk contact. Een formulier op een website kan helpen om een initiatief binnen te laten komen, maar volgens haar leer je het initiatief pas echt kennen wanneer je met mensen in gesprek gaat.
In Horst aan de Maas is daarom een proces ingericht voor inwonersinitiatieven. Daarbij werken zij met gebiedsmakelaars. Deze gebiedsmakelaars zijn het eerste aanspreekpunt voor inwoners die een idee of vraag hebben richting de gemeente. Zij vormen daarmee het gezicht naar buiten toe. Ruth heeft daardoor meer een beleidsmatige rol gekregen en houdt contact met de gebiedsmakelaars.
In Assen komen veel initiatieven binnen via Mijn Buurt Assen. Daar worden initiatieven opgepakt door wijkcoördinatoren en wijkcontactpersonen. Volgens Mark is het belangrijk dat er in de wijken mensen actief zijn die initiatieven kunnen ontvangen en begeleiden.
In Cranendonck is de aanpak anders ingericht. Jos gaf aan dat zijn gemeente niet groot genoeg is om veel verschillende functies of teams in te richten. Daarom is zijn rol belangrijk in de voorbereiding. De gemeente werkt met een webpagina die samen met inwoners is opgesteld. Op die pagina wordt inwoners uitgelegd hoe zij van een idee een plan kunnen maken. Volgens Jos is het belangrijk dat inwoners eerst hun idee delen, een groep vormen en een aantal stappen zetten. Pas daarna komt de gemeente verder in beeld.
Van idee naar uitvoerbaar plan
Volgens de sprekers is het belangrijk dat een initiatief niet te snel in de formele gemeentelijke lijn terechtkomt. Jos gaf aan dat initiatieven eerder soms direct in bijvoorbeeld een vergunningentraject terechtkwamen. Dat is volgens hem niet altijd wenselijk, omdat het initiatief dan meteen vanuit regels en kaders wordt bekeken. Juist in de beginfase moet er ruimte zijn om te onderzoeken wat het idee precies is en wat ervoor nodig is.
Ruth herkende dit. In Horst aan de Maas kwamen ook initiatieven naar boven die eerder al ergens in de organisatie waren neergelegd, maar waar nog geen duidelijk vervolg aan was gegeven. De gebiedsmakelaars helpen dan om inwoners aan de hand mee te nemen. Ook intern helpen zij om collega’s in beweging te krijgen. Daarbij hoeft niet altijd meteen een definitief antwoord te worden gegeven. Het is al belangrijk dat inwoners weten dat hun initiatief gezien wordt en dat duidelijk is wanneer zij een reactie kunnen verwachten.
Volgens Jos is zijn rol vooral die van een voorportaal. Hij kijkt niet direct naar de inhoud, maar vooral naar het proces. De inhoud ligt later bij de vakcollega’s. Door eerst goed voor te bereiden, kunnen collega’s daarna zinvol aan de slag.
De gemeentelijke organisatie en de inwoner
Vervolgens kwam de verhouding tussen inwoners en de gemeentelijke organisatie aan bod. Barbara benoemde dat een enthousiaste inwoner met een mooi idee te maken krijgt met de systeemwereld van de gemeente. Dat kan ingewikkeld zijn.
Volgens Jos verhouden die twee werelden zich niet vanzelf goed tot elkaar. Een gemeente werkt met regels, procedures en verantwoordelijkheden. Inwoners komen vaak vanuit betrokkenheid en enthousiasme. Volgens Jos moet je erkennen dat die spanning bestaat. Soms moet er buiten de lijntjes worden gekleurd om een initiatief mogelijk te maken. Hij gaf als voorbeeld een tijdelijk pop-up gemeenschapshuis. Vanuit de gemeente werd gedacht dat inwoners ook naar een ander gemeenschapshuis konden gaan, maar volgens Jos doet dat er niet altijd toe. Als een initiatief uit de gemeenschap komt, moet de gemeente kijken hoe zij dat kan faciliteren.
Mark gaf aan dat inwoners vaak niet weten hoe een gemeente georganiseerd is. Zij weten niet welke functies, afdelingen of procedures er zijn. Daarom is het belangrijk om goede begeleiding en ondersteuning te bieden. De gemeente moet inwoners soms echt bij de hand nemen.
Ook Ruth gaf aan dat dit iets vraagt van medewerkers. Sommige collega’s hebben veel inhoudelijke kennis, bijvoorbeeld over groen of speeltuinen, maar dat betekent niet automatisch dat zij makkelijk het gesprek met inwoners voeren. Daarom is het belangrijk om collega’s daarbij te ondersteunen.
De rol van persoonlijk contact
Een belangrijk punt in de webinar was persoonlijk contact. Volgens Ruth kan een gemeente veel formulieren en processen inrichten, maar uiteindelijk ontstaat het beste beeld van een initiatief door met inwoners te spreken. Dan wordt duidelijk waar het initiatief vandaan komt, wat inwoners willen bereiken en welke hulp zij nodig hebben.
Ook bij Jos begint het proces wel met een formulier, maar dat formulier is bewust eenvoudig gehouden. Inwoners hoeven vooral aan te geven wat hun idee is. Daarna is het formulier aanleiding om rechtstreeks contact te zoeken. Volgens Jos is dat contact belangrijk om samen door de voorbereidende fase heen te lopen.
Volgens de sprekers helpt persoonlijk contact ook om verwachtingen duidelijk te maken. Inwoners weten daardoor beter wat de gemeente kan doen, maar ook wat de gemeente niet kan doen. Dat voorkomt teleurstelling later in het proces.
Kwaliteiten die nodig zijn
Volgens Ruth is goed luisteren heel belangrijk. Daarbij gaat het erom dat een medewerker niet meteen een antwoord klaar heeft, maar eerst goed probeert te begrijpen wat de inwoner bedoelt.
Daarnaast is het belangrijk om te denken in mogelijkheden. Een medewerker moet niet alleen vanuit regels redeneren, maar ook kunnen uitleggen waarom bepaalde regels bestaan. Daarbij moet hij of zij de vertaalslag kunnen maken van ambtelijke taal naar begrijpbare taal. Inwoners hoeven natuurlijk niet alle vaktermen of gemeentelijke processen te kennen.
Jos benoemde daarbij het belang van kwetsbaarheid. Volgens hem helpt het als een medewerker niet doet alsof hij alles weet. Soms kun je samen met inwoners zeggen dat iets nog uitgezocht moet worden. Dat zorgt ervoor dat je meer naast de inwoner komt te staan. Volgens Jos helpt die houding om samen verder te komen.
Mark vertelde dat de gemeente Assen samen met HR heeft gekeken welke competenties medewerkers nodig hebben. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om goed luisteren en oprechte nieuwsgierigheid.
Faciliteren van initiatiefnemers
Een groot deel van de webinar ging over de vraag hoe ver een gemeente moet gaan in het faciliteren van initiatiefnemers. Volgens de sprekers is het belangrijk om initiatiefnemers te ondersteunen, maar het initiatief niet over te nemen.
Jos gaf aan dat faciliteren vaak kan overgaan in overnemen. Dat moet volgens hem worden voorkomen. Het initiatief moet zo lang mogelijk bij de gemeenschap blijven. Ook gemeenteraadsleden moeten volgens hem oppassen dat zij niet te snel gaan invullen hoe een initiatief eruit moet zien.
Ruth sloot hierbij aan. Faciliteren betekent volgens haar vooral ruimte geven. De gemeente kan meedenken, haar netwerk inzetten of wijzen op subsidiemogelijkheden. Maar uiteindelijk blijft de initiatiefnemer zelf verantwoordelijk voor het initiatief en de stappen die worden gezet.
Mark bracht daarbij een nuance aan. Volgens hem hangt de mate van begeleiding af van het initiatief. Sommige initiatieven zijn klein en overzichtelijk. Andere initiatieven zijn groter of ingewikkelder en zouden zonder voldoende begeleiding niet verder komen. Hoe complexer het initiatief is, hoe meer ondersteuning soms nodig is.
Rolverdeling en ruimte geven
De initiatiefnemer moet weten waar hij of zij zelf verantwoordelijk voor is. De gemeente moet duidelijk maken wat zij wel en niet kan doen. Ook intern moet helder zijn welke collega verantwoordelijk is en wie betrokken moet worden.
Ruth gaf aan dat in Horst aan de Maas niet alles strak in een structuur is vastgelegd. Wel is er zicht op welke initiatieven er lopen. Degene die inhoudelijk over een onderwerp gaat, blijft uiteindelijk verantwoordelijk. Als een dossier ingewikkeld is of als er lastige vragen worden verwacht, wordt geprobeerd om de verantwoordelijkheid breder te dragen. Zo staat een collega er niet alleen voor.
Volgens Barbara kwamen in het gesprek verschillende tips samen. Initiatiefnemers moeten worden gefaciliteerd, maar ook ruimte krijgen. Daarnaast moet de gemeente inwoners beschermen tegen weerstand wanneer dat nodig is. Een initiatief kan namelijk binnen de organisatie of in de omgeving weerstand krijgen. Door initiatiefnemers goed voor te bereiden en intern goed af te stemmen, kan de gemeente helpen om daarmee om te gaan.
Burgerinitiatieven in Horst aan de Maas
Ruth vertelde dat Horst aan de Maas veel burgerinitiatieven kent. De gemeente bestaat uit zestien dorpen. In veel dorpen zijn inwoners gewend om samen dingen te organiseren, omdat zij van oudsher op elkaar rekenen
Volgens Ruth heeft bijna elk dorp wel een initiatief dat gericht is op ondersteuning of zorg. Voorbeelden zijn open inloopactiviteiten, vervoersinitiatieven en initiatieven waarbij inwoners bepaalde taken uitvoeren die normaal meer bij de gemeente of het sociaal domein liggen. De gemeente geeft hiervoor ruimte en ondersteunt dit ook met subsidies.
Ruth benadrukte dat niet elk dorp hetzelfde hoeft te doen. Het ene dorp krijgt veel zelf voor elkaar, terwijl een ander dorp het op een andere manier invult. Die ruimte om het op de eigen manier te doen, is volgens haar juist belangrijk. Daardoor ontstaat er geen standaardaanpak die voor iedereen hetzelfde moet zijn.
De rol van het bestuur
Volgens Ruth is het belangrijk dat het bestuur ruimte durft te geven aan initiatieven. Bestuurders moeten initiatieven de kans geven om op hun eigen manier te ontstaan. Tegelijkertijd hebben bestuurders op bepaalde momenten wel een verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld bij subsidies of besluitvorming.
Volgens Ruth helpen succesverhalen om vertrouwen te creëren. Als een bestuur ziet dat initiatieven goed uitpakken, wordt het makkelijker om opnieuw ruimte te geven aan inwoners.
Mark gaf aan dat het bestuur in Assen positief staat tegenover initiatieven en het uitdaagrecht. De gemeente mag actief op zoek naar kansen en probeert ook de grenzen op te zoeken van wat mogelijk is.
Jos gaf aan dat bestuurlijke steun belangrijk is. In Cranendonck wordt het onderwerp bestuurlijk gedragen door een wethouder en door de burgemeester als conceptbewaker. Dat helpt volgens hem. Tegelijkertijd vindt hij het belangrijk dat de gemeenteraad zijn rol goed bewaakt en het initiatief niet overneemt. Volgens Jos moet de raad zo lang mogelijk op de handen blijven zitten, zodat het initiatief bij de gemeenschap blijft.
Verder is het belangrijk om initiatiefnemers ruimte te geven. Een initiatief hoeft niet altijd precies te passen binnen bestaande regels of werkwijzen. Soms moet een gemeente kijken hoe iets wel kan. Daarbij hoort ook dat zowel de gemeente als inwoners kwetsbaar durven te zijn. Niet alles is vooraf duidelijk en soms moet je samen zoeken.
Uitdaagrecht
Barbara gaf aan dat veel gemeenten nog bezig zijn met het inregelen van het uitdaagrecht in verordeningen, beleid en praktijk. Er is dus nog niet overal veel ervaring mee.
Mark legde uit dat gemeenten vaak al langer ervaring hebben met burgerinitiatieven, maar dat het uitdaagrecht nieuwer en meer afgebakend is. Het uitdaagrecht is een specifieke vorm van initiatief. Daarbij nemen inwoners het initiatief op een taak die normaal gesproken door de gemeente wordt uitgevoerd.
Barbara benoemde dat het uitdaagrecht meer juridisch is dan gewone burgerinitiatieven. Omdat het in een verordening moet worden geregeld, krijgt het een formelere plek binnen de gemeente.
Verschil tussen burgerinitiatieven en uitdaagrecht
Volgens Ruth hoeft het verschil tussen een burgerinitiatief en het uitdaagrecht in de praktijk niet altijd groot te zijn. In Horst aan de Maas bestaan al initiatieven die eigenlijk onder de definitie van het uitdaagrecht zouden kunnen vallen, zonder dat zij ooit zo zijn genoemd. Zij noemde voorbeelden zoals bewoners die een gemeenschapshuis runnen, inwoners die groenbeheer overnemen en een stichting die bepaalde Wmo-taken uitvoert.
Daarom kiest Horst aan de Maas ervoor om het uitdaagrecht vooral te benaderen als onderdeel van de bestaande werkwijze rond inwonersinitiatieven. Er komt waarschijnlijk wel een apart kopje op de website, zodat duidelijk is dat het uitdaagrecht bestaat. Maar de manier van werken blijft grotendeels hetzelfde.
Jos gaf aan dat Cranendonck hier ongeveer hetzelfde naar kijkt. Het belangrijkste verschil is volgens hem dat het bij het uitdaagrecht gaat om een taak die al door de gemeente wordt uitgevoerd. Bij een gewoon inwonersinitiatief hoeft dat niet zo te zijn. Volgens Jos kan het uitdaagrecht ervoor zorgen dat gemeenten kritischer kijken naar de bestaande manier van werken.
Het uitdaagrecht organiseren
De gemeenten organiseerden het uitdaagrecht op verschillende manieren. In Assen is het uitdaagrecht al steviger ingericht. Mark vertelde dat de participatieverordening daar in juni 2024 is vastgesteld. Daarin is ook een stuk over het uitdaagrecht opgenomen. Daarnaast is er een werkwijze gemaakt waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe de gemeente hiermee omgaat.
Ook heeft Assen een coördinator uitdaagrecht voor zestien uur per week. Daarnaast is er een uitdaagtafel ingericht. Aan deze tafel worden initiatieven besproken met verschillende disciplines, zoals inkoop. Daardoor kan meteen worden gekeken welke aandachtspunten er zijn en wat nodig is om een initiatief verder te beoordelen.
In Horst aan de Maas is de aanpak minder apart georganiseerd. Volgens Ruth wordt vooral per casus gekeken wat de vraag is, waar die thuishoort en welke mogelijkheden er zijn. Het uitdaagrecht volgt daarmee grotendeels hetzelfde proces als andere inwonersinitiatieven.
In Cranendonck wordt het uitdaagrecht ook zo open mogelijk benaderd. Jos gaf aan dat het lastig voelt om eigen initiatief helemaal strak vast te leggen in regels. Hoe meer je vooraf vastlegt, hoe minder ruimte er overblijft voor inwoners.
Voorwaarden bij het uitdaagrecht
In Assen is gekozen voor de voorwaarde dat een uitdaging beter en goedkoper moet zijn. Ook mogen er geen commerciële belangen achter zitten. Wel gaf Mark aan dat er ruimte kan zijn om te kijken naar maatschappelijke meerwaarde.
Ruth gaf aan dat Horst aan de Maas daar anders naar kijkt. Daar hoeft een initiatief niet per se goedkoper te zijn. Het gaat vooral om de inhoudelijke vraag of iets beter past bij de samenleving. Als iets maatschappelijk gezien beter werkt, kan het volgens haar soms ook verdedigbaar zijn dat het iets duurder is.
Jos gaf aan dat Cranendonck ook niet direct de eis stelt dat iets goedkoper moet zijn. Daar gaat het vooral om de vraag of iets beter is. Wat beter is, moet volgens hem door de initiatiefnemers worden uitgelegd. Zij moeten laten zien waarom inwoners er uiteindelijk beter mee af zijn.
Juridische aandachtspunten
Bij het uitdaagrecht moet de gemeente ook letten op juridische en organisatorische aandachtspunten. Barbara benoemde dat gemeenten te maken kunnen krijgen met aanbestedingsregels, eigen regelgeving, vergunningen en kwaliteitsnormen. Als een taak uit handen wordt gegeven, moet duidelijk zijn welke regels blijven gelden.
Ruth gaf aan dat per casus bekeken moet worden welke inhoudelijke afdeling of collega betrokken moet worden. Ook moet worden bekeken of juridische zaken, inkoop, privacy of veiligheid een rol spelen. Zij noemde daarbij het voorbeeld van inwoners die Wmo-taken uitvoeren. In zo’n geval moet aan de voorkant goed worden geborgd dat privacy en veiligheid op orde zijn.
Volgens de sprekers betekent dit niet dat de gemeente vooral moet zoeken naar redenen waarom iets niet kan. Ook bij het uitdaagrecht moet de houding zijn dat wordt gekeken hoe iets wel mogelijk kan worden gemaakt, zolang het verantwoord is.
Bovenstaand webinar is opgenomen en terug te kijken bij de vakgroep Participatie. Uitgewerkte vragen van deelnemers en de presentatie vind je terug in het forum.