Ellen Kassing verwelkomde de deelnemers bij deze webinar over de beheersing van programmasturing. Ellen is trekker van de vakgroep project- en programmabeheersing binnen de VPNG. Na een korte introductie lichtte Emmy Regtop toe hoe het onderwerp voor deze webinar was ontstaan. Binnen haar eigen organisatie, de gemeente Emmen, merkte zij dat programmabeheersing bij fysieke projecten vaak nog relatief overzichtelijk is, terwijl dat bij meer netwerkgerichte programma’s, zoals duurzaamheid, energie en klimaat of samenwerkingen tussen onderwijs, bedrijven en maatschappelijke instellingen, veel minder vanzelfsprekend is. Juist die zoektocht vormde de aanleiding voor deze webinar.
Tijdens de webinar gingen Madeleine Middeldorp (strateeg gezonde samenleving bij de gemeente Deurne) en Heidi Assen (programmamanager van het programma Verder Samen bij de gemeente Emmen) in op hun praktijkervaringen met programmatisch werken. Madeleine nam de deelnemers mee in de programmatische aanpak rond gezondheid in Deurne. Heidi liet vervolgens zien hoe binnen het programma Verder Samen in Emmen wordt gewerkt aan samenwerking en sturing in het sociaal domein, waarbij wordt samengewerkt in een netwerk zonder hiërarchische lijnen.
Praktijkvoorbeeld Deurne: Programmatisch werken aan een gezonde samenleving in Deurne
Madeleine nam de deelnemers mee in de manier waarop de gemeente Deurne programmatisch werkt aan de opgave gezondheid. Zij werkt als strateeg gezonde samenleving bij de gemeente Deurne en heeft een achtergrond in het ruimtelijk domein. In haar eerdere werk als architect was zij vooral bezig met het ontwerpen van fysieke ruimtes. Daarbij ontstond bij haar steeds vaker de vraag wat er eigenlijk gebeurt nadat een project is opgeleverd: worden plekken daadwerkelijk gebruikt zoals bedoeld en dragen ze ook bij aan het doel waarvoor ze zijn ontworpen?
Juist die vragen brachten haar richting programmatisch werken. Volgens Madeleine gaat het uiteindelijk niet alleen om het realiseren van concrete projecten of producten, maar om het bereiken van maatschappelijke doelen. In Deurne staat daarbij de gezondheidsopgave centraal. Thema’s zoals een gezonde leefstijl, mentale gezondheid, gelijke kansen en een vitale leefomgeving spelen daarin een belangrijke rol.
Doelgericht werken
Volgens Madeleine begint programmatisch werken met doelgericht werken. In plaats van te starten vanuit projecten of activiteiten, wordt eerst gekeken naar het doel dat bereikt moet worden. Door het doel scherp te formuleren wordt duidelijk waar verschillende initiatieven uiteindelijk aan bijdragen.
Programmatisch werken
Programmatisch werken helpt om verschillende projecten en initiatieven met elkaar te verbinden. In plaats van losse activiteiten uit te voeren, wordt gekeken hoe verschillende inspanningen samen bijdragen aan een grotere opgave. Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen beleid, projecten en uitvoering.
Brede kijk op gezondheid
In Deurne wordt gezondheid breed benaderd. Gezondheid gaat niet alleen over zorg of leefstijl, maar ook over factoren zoals de leefomgeving, sociale netwerken, kansen voor inwoners en de manier waarop mensen deelnemen aan de samenleving. Door deze brede kijk op gezondheid kunnen verschillende beleidsvelden bijdragen aan dezelfde opgave.
Afwegingsladder gezondheid
Om gezondheid daadwerkelijk mee te nemen in beleidskeuzes gebruikt de gemeente Deurne een afwegingsladder gezondheid. Dit instrument helpt medewerkers om stil te staan bij de impact van plannen op de gezondheid van inwoners. Door het gebruik van deze ladder wordt het makkelijker om gezondheid mee te nemen in verschillende beleidskeuzes.
Stilstaan bij keuzes
Een belangrijk onderdeel van deze manier van werken is het moment van stilstaan bij keuzes. Bij nieuwe initiatieven wordt bijvoorbeeld gekeken naar vragen zoals: moeten we dit wel doen, wat is de impact en is het haalbaar? Door hier vooraf bewust bij stil te staan wordt voorkomen dat projecten worden gestart die uiteindelijk weinig bijdragen aan de opgave.
Opgavegericht werken
De gemeente Deurne werkt daarnaast opgavegericht. Binnen de organisatie zijn drie grote opgaven benoemd: de verstedelijkingsopgave, gezondheid en de transitie van het buitengebied. Door vanuit deze opgaven te werken ontstaat meer samenhang tussen verschillende initiatieven en wordt duidelijker hoe activiteiten bijdragen aan het grotere geheel.
Volgens Madeleine helpt het daarbij dat er bestuurlijke steun is voor deze manier van werken. De gemeenteraad heeft uitgesproken dat gezondheid een belangrijke opgave is en dat dit thema in verschillende beleidsvelden moet worden meegewogen. Binnen de organisatie is daarnaast een opgavemanager en een concernmanager betrokken die op een hoger niveau richting geven aan de opgaven en zorgen voor verbinding binnen de organisatie.
Efficiëntie en flexibiliteit
Naast doelgericht werken stond Madeleine stil bij een tweede belangrijk thema binnen programmatisch werken: de balans tussen efficiëntie en flexibiliteit. Volgens haar is dat een spanningsveld waar veel organisaties mee te maken hebben. Gemeenten zijn vaak ingericht op efficiënt werken, met duidelijke processen, verantwoordelijkheden en structuren. Tegelijkertijd vragen complexe maatschappelijke opgaven juist om flexibiliteit, omdat er wordt samengewerkt met verschillende partners en omstandigheden voortdurend kunnen veranderen.
Programmatisch werken vraagt daarom om een nieuwe manier van kijken naar hoe organisaties werken. Het gaat niet alleen om het volgen van vaste processen, maar ook om het vermogen om mee te bewegen met ontwikkelingen en samenwerkingen.
Wendbaar en efficiënt werken
Volgens Madeleine kun je pas echt wendbaar en efficiënt werken wanneer duidelijk is waar je staat en waar je naartoe wilt. Wanneer het doel helder is, wordt het makkelijker om keuzes te maken en activiteiten zo te organiseren dat ze bijdragen aan de opgave.
Door het doel centraal te stellen ontstaat meer overzicht en kan beter worden bepaald welke stappen nodig zijn om verder te komen. Dit helpt organisaties om flexibel te blijven, zonder dat de richting uit het oog wordt verloren.
Keuzes maken vanuit doelen
Binnen programmatisch werken worden keuzes daarom niet alleen gemaakt op basis van afzonderlijke projecten, maar vanuit het grotere geheel van doelen en opgaven. Door steeds terug te kijken naar het doel wordt duidelijk welke initiatieven prioriteit hebben en welke minder bijdragen aan de gewenste verandering.
Madeleine liet zien dat deze manier van werken helpt om keuzes beter te onderbouwen. In plaats van alleen te kijken naar wat er al gebeurt, wordt steeds opnieuw gekeken naar de vraag welke activiteiten daadwerkelijk bijdragen aan de opgave.
Nieuwe balans: vastleggen en loslaten
Programmatisch werken vraagt ook om een nieuwe balans tussen vastleggen en loslaten. Sommige zaken moeten duidelijk worden vastgelegd om richting en structuur te bieden. Tegelijkertijd moet er ruimte blijven om flexibel te kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen of kansen die zich voordoen.
Volgens Madeleine betekent dit dat niet alles vooraf vast hoeft te liggen. Door ruimte te laten voor samenwerking en nieuwe inzichten kan beter worden ingespeeld op wat er in de praktijk nodig is.
Tempo en haalbaarheid
Tot slot stond Madeleine stil bij tempo en haalbaarheid binnen programmatisch werken. Bij complexe opgaven is het niet altijd eenvoudig om het juiste tempo te bepalen. Soms is er urgentie en moet er snel gehandeld worden, terwijl de organisatie of de samenwerking met partners nog niet volledig is ingericht.
Volgens Madeleine vraagt programmatisch werken daarom om het voortdurend zoeken naar een balans. Aan de ene kant wil je stappen zetten en vooruitgang boeken, aan de andere kant is het belangrijk dat plannen ook haalbaar zijn en voldoende draagvlak hebben binnen de organisatie en bij partners.
Wat vertraagt en wat versnelt
Binnen programma’s spelen verschillende factoren een rol die processen kunnen versnellen of juist vertragen. Samenwerking met verschillende partijen, nieuwe inzichten of veranderende omstandigheden kunnen invloed hebben op het tempo van een programma.
Door hier bewust bij stil te staan en regelmatig te reflecteren op wat helpt of juist belemmert, kan beter worden gestuurd op voortgang. Volgens Madeleine helpt programmatisch werken om dit gesprek te voeren en om gezamenlijk te bepalen welke stappen nodig zijn om verder te komen.
Praktijkvoorbeeld Emmen: sturen in een netwerk zonder hiërarchie
Na Deurne nam Heidi Assen de deelnemers mee in het programma Verder Samen in Emmen. Dit programma geeft uitvoering aan het beleidskader in het sociaal domein. Waar Madeleine vooral sprak vanuit de opgave en de zoektocht naar een gezamenlijke taal, legde Heidi de nadruk op de vraag hoe je beweging organiseert in een netwerk zonder hiërarchische sturing.
Context: het beleidskader als vertrekpunt
Heidi schetste eerst de context van het programma. In Emmen lag al eerder een beleidskader voor het sociaal domein. Uit onderzoek van onder meer de rekenkamer en een visitatiecommissie bleek echter dat de praktijk weerbarstiger was dan het papier. Het beleidskader gaf wel richting, maar het was nog de vraag hoe dit in de dagelijkse praktijk van professionals en organisaties tot leven kon komen.
De aanbeveling was daarom om het beleidskader te herijken, en dat niet alleen vanuit de gemeente te doen, maar samen met partners. Met meer dan vijftig partners werd gewerkt aan een nieuw beleidskader, dat in juni 2023 door de gemeenteraad werd vastgesteld. Daarmee lag er een gezamenlijke ambitie.
Programma-opdracht
Met het nieuwe beleidskader ontstond ook een nieuwe vraag: hoe zorg je ervoor dat de ambities uit het beleidskader daadwerkelijk in de praktijk worden gebracht? Heidi kreeg de opdracht om deze beweging te organiseren.
Haar opdracht was niet om alles zelf te bepalen, maar juist om het netwerk te helpen samen te leren, samen te sturen en samen te doen. Het doel was om te voorkomen dat het beleidskader een document op papier blijft, maar dat professionals en organisaties er daadwerkelijk mee gaan werken.
Sturingsprincipes: de keuzes die we maken
Een belangrijk inzicht in Emmen was dat niet eerst de vraag centraal moet staan wat er gedaan moet worden, maar hoe er gestuurd wordt. Volgens Heidi bepaalt de manier van sturen namelijk of er vertrouwen ontstaat of juist weerstand.
Daarom werd binnen het programmateam eerst gewerkt aan een aantal sturingsprincipes. Vijf principes stonden daarbij centraal:
- sturen vanuit het ecosysteem-perspectief
- steeds teruggaan naar de bedoeling
- lerend en adaptief werken
- ruimte en richting combineren
- gedeelde verantwoordelijkheid organiseren
Deze principes lijken op het eerste gezicht logisch, maar in de praktijk blijken ze niet altijd eenvoudig. In een netwerk waarin verschillende organisaties samenwerken, heeft iedere partij eigen belangen, verantwoordelijkheden en werkwijzen.
Governance als vertrouwensvraagstuk
Volgens Heidi is governance in een netwerk daarom niet in de eerste plaats een structuurvraagstuk, maar vooral een vertrouwensvraagstuk. Om te voorkomen dat iedereen tegelijk probeert te sturen, zijn samenwerkingsafspraken gemaakt en is een stuurgroep ingericht met vijf stoelen. Deze stoelen worden bezet door vertegenwoordigers uit het netwerk.
Opvallend is dat in elke stuurgroep ook een inwoner aan tafel zit. Hiermee wordt het perspectief van inwoners direct meegenomen in de besluitvorming.
Besluitvorming vindt plaats op basis van consent: een voorstel gaat door, tenzij er zwaarwegende bezwaren zijn. Op deze manier wordt geprobeerd eigenaarschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid te organiseren.
Waar schuurt het?
In de praktijk blijkt deze manier van werken niet altijd eenvoudig. Volgens Heidi schuurt het soms tussen de autonomie van organisaties en de gezamenlijke richting. Partners willen zelfstandig blijven en hebben hun eigen verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd is samenwerking nodig om de gezamenlijke doelen te bereiken. Wanneer iedereen zijn eigen koers blijft varen, kan versnippering ontstaan. Daarnaast spelen ook tempoverschillen een rol. Sommige partijen willen snel resultaat zien, terwijl anderen meer tijd nodig hebben om draagvlak te creëren of intern af te stemmen.
Wat vraagt dit van mij?
Voor Heidi betekent programmasturing in een netwerk dat haar rol anders is dan in een traditionele hiërarchische organisatie. Het gaat minder om sturen op taken en controle, en meer om sturen op relaties, vertrouwen en samenwerking. Dat vraagt onder andere om:
- rust bewaren wanneer anderen versnellen of juist vertragen
- steeds opnieuw de bedoeling centraal stellen
- belangen herkennen zonder de gezamenlijke koers kwijt te raken
- niet terugvallen in hiërarchische reflexen
Wat levert het op?
Hoewel deze manier van werken soms langzamer lijkt te gaan dan een klassieke hiërarchische aanpak, ziet Heidi ook duidelijke opbrengsten.
Door samen te werken en partners te betrekken bij de besluitvorming ontstaat meer draagvlak. Organisaties voelen zich meer eigenaar van de gezamenlijke opgave en nemen ook zelf verantwoordelijkheid om bij te dragen aan de oplossingen.
Mijn belangrijkste inzichten
Volgens Heidi gaat programmasturing in een netwerk uiteindelijk minder over controle organiseren en meer over vertrouwen organiseren. Gedrag en relaties spelen daarbij een belangrijke rol.
Programmatisch werken vraagt daarom om een andere vorm van leiderschap: niet boven de partijen staan, maar juist tussen de partijen bewegen en verbinding organiseren.
Dit was een bijeenkomst van de vakgroep Beheersing Project- en programmabeheersing. De opname van het webinar kan je terugkijken en de sheets staan in het forum.
Noot van de redactie: Heidi besprak een aantal voorbeelden die binnen de terminologie van de VPNG onder de aanpak van procesregie vallen. Download hiervoor ook de inspiratiegids Procesregie als vak.