10 maart had de VPNG Johan Moolenaar van de gemeente Enschede (156.000 inwoners) te gast over het thema ‘De ambtelijk opdrachtgever als regionaal procesregisseur’.
Regionale opgaven
Steeds meer opgaven krijgen een regionaal karakter. Steeds minder vaak zijn de oplossingen bereikbaar binnen de gemeentegrenzen, denk maar aan de energietransitie, de woningbouwopgave, een vitaal platteland of de jeugdzorg. Als opdrachtgever aan projecten en programma’s ben je steeds meer verantwoordelijk geworden voor het creëren van de juiste regionale condities waaronder jouw projectleiders en programmamanagers hun rol kunnen invullen. Johan Moolenaar van de gemeente Enschede deelde zijn ervaringen en lessen bij het invullen van opgaven die regionaal aangepakt moeten worden.
Johan is directeur Economische en Stedelijke ontwikkeling. Hij geeft aan dat hij een vrije rol heeft, die deels extern gericht is, waarbij hij de verbindingen van binnen naar buiten en van buiten naar binnen zoekt. Voor het andere deel heeft Johan de rol van ambtelijk opdrachtgever, die economisch is ingestoken. In zijn totaliteit is Johan mede verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de stad in zijn geheel.
De plek van de ambtelijk opdrachtgever binnen de gemeente
In Enschede is een concerndirectie met een gemeentesecretaris en twee directeuren. Zij gaan over de interne organisatie. Onder deze concerndirectie zitten clustermanagers en afdelingshoofden. Daarnaast bestaat een groep opdrachtgevers, en Johan is directeur hiervan, die gaan over de inhoud. Zij sturen integraal de projectmanagers aan en geven vorm aan de opgaven.
Reikwijdte
De ‘regionale’ rol van Johan reikt van de regio Twente en de provincie tot aan de landelijke ministeries. Regionaal zijn er veel spelers en het is van groot belang om je regionale netwerk op orde te hebben. Tegelijkertijd moet je bij de opgaven inhoudelijk wel weten waar je het over hebt en in goede verbinding staan met je projectmanagers en de afdelingsmanagers. Deze laatste groep kan capaciteit voor je leveren zodat je als opgavemanager de doelen ook kan halen. Als opgavemanager werk je met een begroting en moet je budget toegekend krijgen om capaciteit in te kopen.
Netwerk
Een opgavemanager heeft een aantal rollen, waaronder die van procesregie. In het kader van de procesregie ben je altijd op zoek naar kansen en verbindingen, waarbij je netwerk heel belangrijk is, zowel intern als extern. Wanneer je bijvoorbeeld extern iets voor elkaar krijgt, moet dit ook kunnen landen in je interne organisatie.
Wanneer je start als opgavemanager, dan moet je ook de mensen buiten de organisatie leren kennen. Weet wat de agenda is van alle externe partijen, zodat je weet waarin dat verschilt met je de agenda van de gemeente. Als opgavemanager sta je voor de belangen van je eigen gemeente, maar je staat ook voor de belangen van de regio. Pas wanneer je de belangen van de gemeente en de regio op één lijn hebt, dan pas kan je naar de provincie of Den Haag. Om binnen de regio eenzelfde visie te hebben, moet je het niet te complex maken. Zoek gewoon contacten bij externe partijen met wie je goed kan schakelen, mensen die ook de drive hebben om vooruit te komen. Samen ga je staan voor een groter doel en samen bereik je sneller je doelen. Vanuit de deelnemers van het webinar wordt de ervaring gedeeld dat in de praktijk er veel overleg kan zijn met spelers uit het netwerk van de opgavemanager, maar dat er in de praktijk vaak concreet weinig gebeurt. Pas inderdaad op dat het in de overleggen niet alleen gaat over mooie verhalen en vage doelen, want dan wordt niets concreet. Maak je doelen heel concreet, bijvoorbeeld: “We gaan x woningen toevoegen en y werkgelegenheid.” Op basis ervan ga je een visie en een plan maken en dan ga je concreet aan de slag. Let er bovendien op met welke netwerkspelers je in overleg gaat. Kies de spelers die ertoe doen en die invloed kunnen uitoefenen.
Lessen voor de regionale opgavemanager
- Blijf ook qua inhoud begrijpen waar je het over hebt.
- Wees goed voor je projectmanagers: ‘Wat heb jij van mij nodig en wat kan ik voor jou betekenen?’
- Werk altijd in de gouden driehoek: bestuurlijk opdrachtgever – ambtelijk opdrachtgever – projectleider. Aan deze driehoek kunnen eventueel collega’s toegevoegd worden die inhoud leveren of een controlerende taak hebben. De projectmanager praat direct met de bestuurder. Als een bestuurder iets vindt, kan de projectmanager daarop direct reageren. De ambtelijk opdrachtgever zit daar bij en zorgt voor de balans.
- Je moet persoonlijke drive hebben. Je staat ergens voor en dat kan je kwetsbaar maken. Wanneer je even geen drive hebt, neem dan even afstand, reflecteer en ga eventueel het gesprek zoeken om je weer op te laden. Houd ruimte door bijvoorbeeld op vrijdagen ruimte te houden voor activiteiten die je weer opladen.
- Je moet oppassen dat je niet op de stoel van de projectmanager gaat zitten. Houd als opgavemanager vast aan je rol.
- Budget en capaciteit moeten geregeld zijn als je een opdracht aanneemt.
- Houd geregeld contact met je projectmanagers. Het kan niet zijn dat je een projectmanager een maand niet spreekt. De projectleider en de opgavemanager moeten naar elkaar toe de verwachtingen en eisen duidelijk maken. De projectmanager moet ook de opgavemanager op de hoogte houden van de voortgang, zodat de opgavemanager niet voor verrassingen komt te staan. Wanneer het juiste contact bestaat tussen opgavemanager en projectmanager, dan zal de opgavemanager vertrouwen krijgen in de projectmanager en hem of haar de ruimte geven naar eigen inzicht het project te realiseren.
- Je moet je infrastructuur, intern en extern, onderhouden. Het netwerk moet actueel blijven.
- Maak keuzes en houd eraan vast. Je kan niet overal altijd bij zijn. Zorg ervoor dat jouw rode lijn begrepen wordt. Ook bij een nee moet duidelijk zijn waarvoor je staat.
- Blijf altijd in gesprek, ook als je het niet met elkaar eens ben. Probeer de spanning weg te halen bij moeilijke gesprekken door iets te organiseren dat de spanning in de ruimte wegneemt. Bij de moeilijkste gesprekken kan je ook keihard, met gestrekt been, het gesprek beginnen, zodat je gaandeweg wat water bij de wijn kunt doen.
- Creëer ruimte om ideeën in te brengen, zodat alle creatieve ideeën ook op tafel komen.
Verschil stedelijke en regionale opgave
Het verschil is niet zo heel anders. Regionaal is een andere setting. Regionaal krijg je minder makkelijk alle spelers bij elkaar. Regionaal spelen er vaker meer tegengestelde belangen. De verschillen nemen toe. Regionaal komt er meer strategie bij kijken die je moet vertalen naar lokaal niveau. Binnen gemeenten zijn vraagstukken complex, maar regionaal zijn ze nog complexer. Regionaal moet je bijvoorbeeld nog meer wethouders tevreden houden en oppassen dat je elkaars taal wel spreekt.
Bij sommige regionale opgaven zit je met veel gemeenten aan tafel. Sommige projecten willen graag alle gemeenten naar zich toehalen, terwijl er ook projecten zijn die geen enkele gemeente graag ziet op zijn grondgebied. Het is een complex proces van geven en nemen om met zoveel partijen je doelen toch te bereiken. Het is hierbij belangrijk dat alle betrokken partijen uitspreken dat ze samen gaan werken aan de opgave.
Uiteindelijk ben je als opgavemanager toch van één bepaalde gemeente en je opereert regionaal. Als de eigen wethouder nu iets anders wil dan de wethouders van andere gemeenten, dan moet je de samenwerking niet zoeken of de wethouders samen zien te smeden. Voor dit laatste moet je regionale politieke netwerk dus op orde zijn.
Netwerk op hetzelfde niveau
Binnen het netwerk is belangrijk dat je weet wat collega’s aan het doen zijn. Zorg ervoor dat je netwerk bestaat uit personen op hetzelfde niveau. Ee directeur spreekt met een andere directeur. Een projectmanager heeft op zijn niveau gesprekspartners. Dit houdt het netwerk overzichtelijk en zo loop je elkaar niet in de weg.
Toekomst
Veel gemeenten denken nog niet regionaal en beseffen nog niet dat regionaal werken de toekomst wordt. Wanneer je als gemeente onderdeel bent van een regionale samenwerking, dan opent dat rechtstreeks deuren bij het rijk en in Brussel. De landelijke overheid en Europa praten graag met regio’s bijvoorbeeld bij het toekennen van subsidies. Dus door regionaal samen te werken, maak je het verschil in Den Haag of Brussel.
Deze bijeenkomst is opgenomen en is voor VPNG-leden terug te kijken op het VPNG-platform.