Bij veel gemeenten wordt steeds meer onderscheid gemaakt tussen projecten, bestuursprocessen, programma´s en opgaven. We zien dat hierbij niet altijd duidelijk is wat de werkwijzen van de eerste drie zijn en hoe deze zich verhouden tot de opgaven.
Eind oktober kwam Enrico Kraijo, (mede)auteur van de boeken Opgavegericht werken, Procesregie, Programmamanagement en Projectmatig werken, bij de VPNG uiteenzetten wat het verschil is tussen een opgave, een project, proces en programma.
De definities van een opgave, project, bestuursproces en programma
Opgave
Een opgave is een maatschappelijk vraagstuk dat om een antwoord vraagt.
Project
Een project is een tijdelijke werkorganisatie, voor het leveren van een uniek, scherp gedefinieerd resultaat binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen vastgelegd in een contract tussen opdrachtgever, projectmanager, projectteam en betrokken lijnmanagers.
Programma
Een programma organiseert het bereiken van een beoogd doel (maatschappelijk effect), waarbij meerdere partijen zijn betrokken en dat vraagt om een samenhangende, doelgerichte aanpak van inspanningen.
Bestuursproces
Een bestuursproces is een maatschappelijk proces waarbij ideeën en initiatieven ontwikkeld worden tot een programma, project of reguliere aanpak. De focus ligt op de volgende stap, waarmee een beweging op gang wordt gebracht en gehouden en uiteindelijk een aanpak kan worden bepaald.
Hoe kies je de juiste werkwijze
Veel gemeenten hebben het nu over hun opgaves en hun opgavelandschap. Er liggen allerlei vraagstukken die je als gemeente kunt clusteren. Je hebt de grote maatschappelijk vraagstukken met deelvraagstukken eronder. Als gemeente plegen we interventies om die vraagstukken verder te brengen. Soms doen gemeenten dat in de vorm van een project, soms een improviserende actie en soms tuigen we een heel programma op om het vraagstuk echt goed verder te helpen.
Voor een gemeente of provincies is dus heel belangrijk om overzicht te hebben wie nu aan welk vraagstuk werkt en op welke manier.
Snelle verandering van vraagstukken
Wanneer een vraagstuk zich opwerpt, dan maken we als gemeente daar een analyse van: wat is er aan de hand? Een medewerker krijgt hiervoor de opdracht, middelen, capaciteit, etc. De vraagstukken veranderen in de huidige maatschappij zich echter steeds sneller en met een veranderd vraagstuk moet je je ook steeds afvragen of de werkwijze (project/proces/programma) nog wel de juiste benadering is. Je kan een bepaald vraagstuk vaak niet meer ´bevriezen´ in een project, je moet wellicht na een half jaar je aanpak al bijstellen.
We moeten leren ons steeds drie vragen te stellen. Hoe hebben we de opgave geframed? Welke andere spelers werken aan ditzelfde vraagstuk en met welke intentie? Welke inspanningen willen wij als gemeente of provincie leveren om dit vraagstuk verder te brengen? Nadat je antwoorden hebt op deze drie vragen, dan kies je een passende werkwijze en ga je er opgavegericht aan werken.
Deze vragen moet je je regelmatig stellen en eigenlijk houden leidinggevenden, opdrachtgevers en wethouders hier niet van. Het kan immers zijn dat de insteek van je opgave zich veranderd en men houdt niet van veranderingen.
Onderstaand flow-diagram kan je helpen bij het kiezen van de meest geschikte werkwijze
Wat zijn de verschillen in faseringen tussen projecten, processen, programma´s en opgaven
Bij bestuursprocessen kennen we een aantal fasen die we voor- en achteruitstappend kunnen doorlopen. Bij elke stap ga je eerst divergeren om daarna te convergeren, het zogenaamde wyberen.
Bij projecten kennen we minstens vier chronologisch te doorlopen fasen.
Bij programmamanagement is de uitvoeringsfase cyclisch.
Een opgave is een volledig cyclisch proces, met een doorlooptijd van ongeveer zes maanden. Je begint bij het opgaveperspectief. Wat is het probleem? Wat speelt er breed gezien? Vervolgens kijk je welke spelers allemaal actief zijn rondom dit maatschappelijke vraagstuk. Je kijkt steeds of er spelers bij zijn gekomen, of afgehaakt. Daarna bepaal je de visie die je hebt als gemeente en het collega op het vraagstuk. Deze visie stuurt hoe de gemeente zich inzet bij deze maatschappelijke opgave. Onder opgaveportfolio heb je een overzicht van alle projecten, processen en programma´s die bijdragen aan het maatschappelijke vraagstuk.
Wat doet een opgavemanager, projectleider, procesregisseur en programmamanager
Een projectmanager stuurt op:
- organisatie
- tijd
- geld
- kwaliteit
- informatie
- projectsucces
- omgevingsmanagement
- projectbinding
- projectdynamiek
Een procesregisseur heeft zeven aandachtgebieden:
- Ontwerpende veld
- Positioneringsveld
- Opdrachtgevende veld
- Interne veld
- Verbindende veld
- Uitvoerende veld
- Interventieveld
Een programmamanager acteert op zeven velden in vier fasen. De fasen zijn het verkennen, opbouwen, een cyclische uitvoering en de afbouw. Hierbij beweegt een programmamanager zich op zeven velden:
- Opdrachtgevend veld
- Richtinggevend veld
- Krachtenveld
- Programmerend veld
- Managementveld
- Leiderschapsveld
- Interventieveld
Een opgavemanager is opdrachtgever voor alle projecten, programma´s en processen die een bijdrage leveren aan een grote opgave. Je bent ook portfoliomanager en bent daarmee een heel fijn aanspreekpunt voor de directie en college omdat jij het overzicht hebt welke projecten, programma´s en processen je moet stoppen, temporiseren of juist versnellen om de opgave te meesteren. Een opgavemanager is bovendien ook regisseur voor de opgaven in de regio. Opgaven overschrijden vaak gemeentegrenzen en samenwerking is nodig.
De verschillen in organisatiestructuren bij projecten, processen, programma´s en opgaven
De organisatiestructuur bij projecten wordt weergegeven in het zandlopermodel.
De processen van procesregisseurs wisselen voortdurend snel. Dit vraagt om een fluïde organisatievorm, die steeds weer anders is als verwacht. Dit zit in de manier van werken van procesregisseurs.
Bij programmamanagement hebben we een gelaagde structuur, met een kernteam en een uitvoeringsteam.
De VPNG heeft gezocht binnen diverse gemeenten naar de plek van de opgavemanager binnen de organisatie. In grote lijnen hebben we drie structuren teruggevonden.
Meer info
Bekijk de complete presentatie en de opname van dit webinar.