Inloggen

We constateren bij de VPNG dat steeds meer gemeenten werken met Opgavemanagers. Gemeenten handelen meer vanuit de bedoeling, vanuit de opgaven die er zijn. En om hieraan invulling te kunnen geven, stellen meer en meer gemeenten Opgavemanagers aan om te sturen op de belangrijkste thema’s.  De rol van de opgavemanager wordt bij diverse gemeenten echter nog wel verschillend opgevat. Om te zien hoe de diverse gemeenten invulling geven aan de rol van Opgavemanager is de VPNG op zoek gegaan naar mensen die de rol van Opgavemanager vertolken en bereidt zijn te vertellen over hoe zij hun rol van Opgavemanager nu invullen.  31 maart had de VPNG Antonique Hamaker van de gemeente Deventer te gast. Zij vertelde openhartig hoe Deventer de rol van opgavemanager invult, waarbij opgemerkt moet worden dat in Deventer de opgavemanager een regiemanager heet.

Inleiding

Enrico Kraijo van de VPNG begon met een korte samenvatting over de bevindingen die hij gedaan heeft bij het schrijven van de inspiratiegids ‘Opgavegericht werken’. Voor dit boekje heeft hij samen met Hans van der Heijden gesproken met tientallen gemeenten over opgavegericht werken. Uit een inventarisatie kwamen 40 thema’s naar voren waarover je het moet hebben bij opgavegericht werken en deze bleken ingedeeld te kunnen worden in vier invalshoeken: opgavegericht besturen, opgavegericht sturen, opgavegericht presteren en opgavegericht leren. Hierbij is een opgave een maatschappelijk vraagstuk dat om een antwoord vraagt.

Een opgave wordt meestal samengevat in een opdracht, waarbij we erop moeten letten dat de opgave in de leefwereld steeds aan verandering onderhevig is.  Bovendien moeten we opletten dat voor ons als gemeente onze positie binnen een opgave gaandeweg kan veranderen. Veel gemeenten zijn niet gewend om te gaan met deze veranderingen. Veelal wordt gekeken naar de vaste opdracht die is geformuleerd en de opdrachtgever verwacht resultaat op basis van die opdracht. Hierbij wordt geen rekening gehouden met veranderingen in de leefwereld.

Qua opgavegericht besturen zien we dat gemeenten eerst ingedeeld waren in sectoren. Omdat projecten steeds meer horizontaal door de sectoren heen gingen, werd bij veel gemeenten de matrix organisatie ingevoerd. Met de huidige opgaven voldoet ook het matrixmodel niet meer en stappen gemeenten over op het hybride besturingsmodel.

Positie en subrollen van de opgavemanager

Opgavemanagers hebben bij veel gemeenten drie subrollen: ambtelijk opdrachtgever, portfoliomanager en regisseur. De opgavemanager heeft bij de meeste gemeenten een stevige positie in de hiërarchie. Vaak staat hij of zij in direct contact met de bestuurlijk opdrachtgever. Bij heel grote gemeenten zit tussen de bestuurlijk opdrachtgever en de opgavemanager nog een ambtelijk opdrachtgever. De opgavemanager heeft deze stevige positie ook nodig om zowel buiten als binnen de organisatie zaken voor elkaar te kunnen krijgen.

Opgavegericht werken is overigens geen nieuwe werkwijze. Binnen de opgave kan je met projectmanagement, programmasturing, procesmanagement aan de slag. Bij een opgave kijk je naar de opgave, de nodige inspanningen en de spelers en vervolgens kies je de beste passende werkwijze hierbij.

Het opgavegericht leren omvat het idee dat de gehele organisatie open moet staan om te leren. Zonder deze lerende organisatie is het niet mogelijk succesvol opgaven op te pakken.

De opgavemanager in de praktijk

Na deze inleiding met de theorie kwam Antonique Hamaker van de gemeente Deventer aan het woord. Zij is volgens de definitie van de VPNG een opgavemanager, waarbij de gemeente zelf spreekt van een regiemanager.

De gemeente Deventer werkt sinds 2007 met een platte matrixorganisatie, waarbij de organisatie soms wel neigt naar de indeling van een hybride organisatiestructuur. Antonique heeft geen eigen teammedewerkers, maar staat wel hoog in de hiërarchie in het organigram, direct onder de directie. In het organigram staan onder de regiemanagers weer diverse teams. Teams die bijvoorbeeld projectmatig of routinematig bezig zijn en ook alle beleidsfuncties, zowel fysiek als sociaal, zitten eronder in het team beleid.

De gemeente kent een aantal sturingsprincipes, waaronder programmasturing, projectsturing en  routinematige sturing. Sinds 2017 is daar programmasturing aan toegevoegd. Op zich is opgavesturing qua werkwijze niets nieuws. Bij opgavesturing ga je bestaande werkwijzen combineren om zodoende de opgave waar je voor staat voor elkaar te krijgen. In 2017 konden de regiemanagers teruggrijpen op een professionele organisatie: het projectmanagement en het programmamanagement functioneerde goed. Ook het risicomanagement functioneerde goed en de reguliere teams waren goed op orde. Als opgavemanager ben je afhankelijk van de onderliggende organisatie en het is daarom des te fijner als deze organisatie op orde is. Binnen Deventer zijn 15 programma’s die vrij traditioneel gestuurd worden op hun jaarlijkse doelen en resultaten, met eigen budgetten. Voor de regiemanagers is het belangrijk om uit deze programma’s de beleidsdoelstellingen te halen en deze te koppelen aan de grotere maatschappelijk vraagstukken.

De cultuur

De gemeentelijke organisatie is informeel en men verwacht van de medewerkers dat deze professioneel altijd op zoek zijn naar samenwerking, de inhoud verbindt medewerkers. De beslislijnen zijn kort en men gaat uit van de kracht van medewerkers en niet de macht. Deze cultuur is heel belangrijk als je gezamenlijk wilt werken aan de grotere opgaven van een gemeente.

De regiemanagers

De regiemanagers in Deventer werken aan zeven maatschappelijke opgaven: de woon-werkopgave, vitale wijken, duurzame energievoorziening, vitaal landelijk gebied, verbinding met sociaal domein, digitalisering en de implementatie van de omgevingswet. Om deze opgaven verder te brengen worden diverse werkvormen ingezet als integrale gebiedsontwikkeling, wijkgericht werken, bovenlokaal samenwerken, projectmatig werken, data-gedreven werken, publieksgericht werken, toekomstgericht werken, etc. De vijf regiemanagers in Deventer hebben elk één of twee maatschappelijke opgaven en één of twee organiserende principes, werkvormen, onder hun hoede.  Naast deze opgaven zijn de vijf regiemanagers nog de ambtelijk opdrachtgever van een aantal complexe projecten in de gemeente en worden ze ingezet bij “crisis”-situaties.

Voorbeeld opgave

Eén van de opgaven van Antonique is het versterken van de arbeidsmarkt. Uitgangspunten hierbij zijn dat er meer banen dan mensen zijn, en er toch nog mensen aan de zijlijn staan, er grote transities staan aan te komen, bijvoorbeeld in de bouw, en de gemeente streeft naar een duurzame economische groei. Deze opgave wordt aangepakt via een Human Capital Agenda. De gemeente gaat een set afspraken maken met onderwijsinstellingen, bedrijven en partners in de regio om gezamenlijk ambities en doelen vast te leggen rondom de arbeidsmarkt en de inhoud van de uitvoeringsagenda wordt gezamenlijk vastgelegd. Een grote rol voor de regiemanager is weggelegd voor het sturen op samenhang, samenhang tussen de programma’s arbeidsmarkt, economie, jongeren, onderwijs, de leefomgeving en de regio ‘Cleantech’. Het is belangrijk om de programmamanagers van de afzonderlijke programma’s steeds te laten zien dat het oplossen van de grote maatschappelijke opgaven van de gemeente zit in de samenhang tussen de programma’s. De regiemanager, de opgavemanager, is bovendien veel bezig met processen. Je bent nauw betrokken bij het bestuurlijk besluitvormingsproces. De uitwerking van opgaven moeten goed in de raad landen en bekrachtigd worden. Verder voer je de regie bij de afstemming, het draagvlak en de besluitvorming bij externe partners. Je organiseert budgetten, capaciteit en prioriteit. Je stuurt op kracht projectleiding en programmamanagers aan en je stuurt op voortgang, kwaliteit en koersvastheid. Je organiseert de lobbystrategie. Als opgavemanager moet je veelzijdig zijn.

 

De presentatie van Antonique kan je downloaden vanaf het forum van de VPNG.
Het webinar kan je terugkijken vanuit de e-learning van de VPNG.