Ellen Kassing verwelkomde voor dit webinar Harry Wedema, werkzaam als programmabeheerser bij gemeente Eindhoven. Harry ging dit webinar in op hoe je als persoon en rolhouder binnen een team functioneert, werkt en wat je denkwijzen zijn.
De Manager Project Beheersing (MPB)
Een MPB heeft een belangrijke rol in projecten bij gemeenten, provincies en waterschappen. Een MPB kan ook wel gezien worden als een copiloot of motorblok die ervoor zorgt dat een project op koers blijft. Er wordt goed gelet op geld, tijd, risico's, organisatie, kwaliteit en informatie, het GROTIK-model. Hierbij komt een integrale beheersing kijken, met een prognose, scope en wijzigingenbeheer.
Een prognose bestaat uit een planning, de risico's en het budget. Hierbij wordt er van tevoren gekeken naar of het project haalbaar is qua tijd, wat er mis kan gaan en hoe dat te voorkomen is en of er genoeg budget beschikbaar is. Op basis van de prognose komt er een uitvoering die leidt tot een scope. De scope kijkt naar de tijd en zorgt dat het project op tijd klaar is, of het budget nog klopt en of het project voldoet aan de afgesproken eisen. Mocht er wat anders moeten aan de uitvoering? Dan komt het wijzigingenbeheer aan bod, dit zorgt ervoor dat als er een wijziging plaats vindt, er een juiste oplossing komt zodat het project binnen de afgesproken criteria valt.
De MPB is een "linking pin" tussen het project en de organisatie. Er wordt namelijk samengewerkt met de Project Manager (PM), opdrachtgever en soms een controller, de controller kijkt bijvoorbeeld of de financiën kloppen. De MPB zorgt ervoor dat de informatie klopt en op tijd aanwezig is.
Capaciteitsplanning kan essentieel zijn, dit omdat een project een specialist nodig kan hebben zoals iemand van een ingenieursbureau of een stadsbedrijf. Er moet duidelijk zijn hoeveel uren er nodig zijn en of ze dan beschikbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld worden bijgehouden in een PTB-Tool (Project Toolbox). Hierin worden uren bijgehouden zodat een afdeling kan zien wie aan welk project werkt.
De MPB maakt gebruik van een voortgangsrapportage. Dit laat zien hoe het project ervoor staat, de projectmanager en opdrachtgever moeten dit overzicht hebben. De rapportages komen samen in een overzicht zoals een projectportefeuille.
Als MPB wordt er vaak samengewerkt met een projectteam. In grotere projecten worden er specialisten aangestuurd zoals een planner of risicomanager, in kleinere projecten moet de MPB dit zelf doen. De wijzigingen legt de MPB zelf vast, zoals een verandering in de eisen van een opdrachtgever.
Wat doet een Manager Project Beheersing?
Een MPB neemt deel aan overleggen met de opdrachtgever. Er wordt gerapporteerd over belangrijke wijzigingen die invloed kunnen hebben op de tijd en het geld. Als MPB adviseur je actief binnen het projectteam, denk je mee over slimme kost besparende oplossingen en geef je ook advies aan collega's zoals de omgevings- of technisch manager, gebaseerd op je eigen ervaring.
Met welke insteek? Uitvoeren, Verbeteren en Veranderen!
De MPB voert procesmatige en administratieve taken uit binnen projecten. Daarnaast signaleert de MPB in afdelingsoverleggen knelpunten en verbetert processen om het project efficiënter te maken. Soms werkt de MPB aan grotere veranderingen die de hele organisatie kunnen raken, zoals het verbeteren van de urenregistratie om werk effectiever te maken.
Wat is de gewenste achtergrond voor een Manager Project Beheersing?
Als MPB is ervaring met projectmatig werken essentieel, omdat dit anders werken is dan in een vaste organisatie (de lijnorganisatie). Projecten zijn vaak minder vast omlijnd, daarom moet een MPB dus zelf dingen kunnen uitzoeken en organiseren. Daarnaast zijn ervaringen in het fysieke domein nooit verkeerd, denk hierbij aan gebiedsontwikkeling of infrastructuur.
De risico's in deze projecten zijn anders dan in bijvoorbeeld een IT-project. Ervaringen in dit vakgebied kunnen helpen om de juiste inschattingen te maken, het kan daarom belangrijk zijn dat de MPB zelf ervaringen heeft met beheersaspecten, denk bijvoorbeeld aan het leiden van risicosessies of het maken van planningen. Zo is er duidelijk waar er op gelet moet worden en goed meegedacht kan worden met andere specialisten. Zonder deze ervaringen kan het erg lastig zijn om stevig in de schoenen te staan.
Belangrijke competenties kunnen bestaan uit dat een MPB zorgvuldig en nauwkeurig moet werken, maar er zijn meer eigenschappen nodig zoals overtuigingskracht, zelfvertrouwen en zelfbewustzijn, ambitie en organisatiesensitiviteit. Een MPB moet natuurlijk goed het standpunt kunnen uitleggen en sterk in de schoenen staan, ook als de druk erg hoog is. Daarnaast moet de MPB met het team een goed resultaat neerzetten en tegelijkertijd snappen wat het management belangrijk vindt, daarom wordt voor duidelijke rapportages gezorgd zodat de opdrachtgever de juiste keuzes kan maken.
Loopbaan en ontwikkeling in de rol van manager projectbeheersing
De functie van MPB is een volwaardige en uitdagende functie. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te starten met kleinere projecten en geleidelijk grotere projecten te doen. Sommige beginnen als specialist en nemen steeds meer taken op zich totdat ze MPB worden. De functie biedt veel kansen voor ontwikkeling binnen het vakgebied zelf, maar vormt ook een goede basis om door te groeien naar andere rollen zoals projectmanager.
Veel MPB's hebben een financiële achtergrond, zoals een controller. Vaak wordt er gekozen voor deze functie om dichter bij de inhoud van projecten te werken, waardoor de focus in hun werk vaak ligt op het financiële beheersaspect. Andere aspecten kunnen hierdoor minder aandacht krijgen.
Wat maakt iemand een goede MPB? Een goede MPB zorgt dat projecten binnen de tijd en het budget worden opgeleverd, geeft actuele en duidelijke rapportages over de voortgang, zorgt voor goede samenwerkingsafspraken binnen het projectteam, houdt het project voorspelbaar en beheersbaar en heeft een goed en actueel risicodossier zodat onverwachte gebeurtenissen worden beperkt. Wanneer binnen een project weinig wijzigingen zin, is dat een teken dat het project goed beheerst wordt.