Projectleiders kunnen binnen de raad en het collega aanlopen tegen duelisme, strijd tussen het college en de raad of tussen de raadsleden onderling. Wanneer je als projectleider met participatie aan de slag gaat, is duelisme uiterst ingewikkeld. Je kan als projectleider een succesvol participatietraject hebben, maar vervolgens voelt de politiek zich hierdoor gepasseerd en voor je het weet, word je als projectleider de politiek ingetrokken. Door als college en raad een slag te maken van duelisme naar dualisme (het bestuur bestuurt en de volksvertegenwoordigers controleren), kan een gemeente komen tot goede participatietrajecten.
Van duelisme naar dualisme
Een gemeente waarbij het dualisme nu goed functioneert is Haaksbergen. In een VPNG-webinar van november 2023 kwamen Rob Welten en Chiel Mensink vertellen hoe de gemeente vanuit een verleden van duelisme is gekomen tot het huidige dualisme. Haaksbergen is een plattelandsgemeente in het oosten van Nederland met 25.000 inwoners met een goed lopende economie en veel natuur. Rob is vanaf 2019 burgemeester van Haaksbergen. Ervoor was hij burgemeester van Borne en wethouder in Oldenzaal. Chiel werkt sinds 2020 in Haaksbergen en is Programmamanager organisatieontwikkeling.
Rob benadrukte vooraf dat alles wat ter sprake komt in het webinar niet gericht is op bepaalde personen en geen enkele persoon wordt iets verweten. Rob vertelt in het algemeen wat hij waarnam aan het begin van zijn aanstelling en hoe hij de afgelopen jaren als bestuurder beleefd heeft. Chiel lichtte deze periode toe vanuit de organisatorische kant. 
Een lange weg
Haaksbergen was in 2019 al langere tijd zoekende naar de juiste richting. De geschiedenis waarom Haaksbergen in duelisme was vervallen had meerdere oorzaken. Veel buurgemeenten zijn begin 2000 al gefuseerd tot grotere gemeenten, maar Haaksbergen wilde niet fuseren en bleef ten opzichte van de buurgemeenten eigenlijk stilstaan. Vanaf 2001 werd binnen het bestuur veel gemord en werden de verhoudingen onderling steeds slechter, wat in 2013 zelfs leidde tot het aftreden van de toenmalige burgemeester. Bij de gemeentelijke organisatie vlogen in die tijd interim managers in en uit. Zij stelden veel documenten op over organisatieontwikkeling, maar praktisch kwam er weinig uit voort. Na de verkiezingen in 2014 werd het CDA wederom de grootste partij, maar werd buitenspel gezet door andere partijen, hetgeen ook binnen de politiek voor veel wrijving zorgde. Uit onderzoek bleek dat bij de inwoners van Haaksbergen het vertrouwen in de ambtelijke organisatie, politiek en bestuur gering was.
Rob ging in 2019 de uitdaging aan om de drie organen beter met elkaar te laten samenwerken met het doel om de binding met de inwoners weer te herstellen. Haaksbergen was sinds 2015 al de goede weg ingeslagen hiermee, alhoewel raad, bestuur en ambtelijke organisatie nog steeds naar elkaar keken om de situatie te verbeteren. In een dergelijke situatie vindt Rob dat de oplossing begint bij de raad als hoogste orgaan. Zij moeten beseffen dat zij als sturend en kaderstellend orgaan de belangrijkste schakel zijn om de samenwerking tussen raad, bestuur en ambtelijke organisatie te veranderen. Wanneer je als bestuurder verandering wilt, dan zal je hiervoor in het ambtelijk orgaan moeten zorgen voor capaciteit, geld, tijd en ambitie.
Programma organisatieontwikkeling
Volgens Chiel Mensink, programmamanager met het programma organisatieontwikkeling, is het belangrijk om bij woelige verhoudingen tussen raad, bestuur en de ambtenaren dat jouw programma gedragen wordt door de raad. Belangrijk is daarbij ook dat je tijd krijgt om je programma uit te voeren. De raad moet willen investeren in het samenspel tussen raad en ambtelijke organisatie.
De raad
Volgens Rob heeft Haaksbergen anno 2023 een raad met de wil om haar rol goed te vervullen. Nog voor de coalitievorming heeft men gezamenlijk al raadsafspraken gemaakt. Ze zijn zich bewust geweest dat ze goede bestuurders moesten aantrekken via werving en selectie, waarbij de gekozen wethouders grotendeels niet gebonden zijn aan één fractie, maar zelfs unaniem benoemd door de hele raad. Het besef leeft nu echt dat de raad een gezamenlijke opgave heeft en dat ze gezamenlijk tot de beste besluiten moeten komen.
Rob heeft zich ten doel gesteld om binnen zes jaar weer het draagvlak onder de inwoners terug te winnen. Begonnen is om de financiën en risico´s op orde te krijgen en de drie organen weer goed met elkaar te laten samenwerken. Uiteindelijk wil Haaksbergen komen tot een stabiele en veerkrachtige organisatie.
Elke twee jaar wordt aan de hand van een achttal indicatoren gemeten hoe het programma organisatieontwikkeling ervoor staat. Indicatoren als ´Hoe staat het met het vertrouwen in het bestuur?´ en ´In hoeverre weten wij als gemeente de inwoners te betrekken?´
De ambtelijke organisatie
Haaksbergen heeft de ambtelijke organisatie omgebouwd naar een matrixorganisatie waarbij ze projectmatig werken en werken via programmasturing binnen de lijnactiviteiten. Dit kwam goed van pas nadat de landelijke overheid thema´s op de Haaksbergense agenda zette als stikstof, windenergie, asielzoekers, etc. Door programma´s op te zetten, raakt je programma diverse afdelingen van de gemeente en kan je het programma met de juiste prestatie-indicatoren duidelijk opnemen in de begroting. Vanuit lijnafdelingen was veel scepsis richting de programma´s. Lijnmanagers waren al vaker geconfronteerd met niet functionerende vernaderingen en namen een afwachtende houding aan, alhoewel men al wel zag dat de raad de medewerkers met meer respect benaderden. Door goed te onderzoeken wat er in de organisatie leefde, kon goed worden ingegaan op de bedenkingen. Wat bovendien meewerkte, is dat lang zittende medewerkers met pensioen gingen of een andere baan vonden. Hierdoor kwam er plaats voor een nieuwe generatie medewerkers die niet belast is met het verleden. Door alle inspanningen begonnen de medewerkers te merken dat de sfeer weer positief werd en dat het leuk is om voor Haaksbergen te werken. Alle managers zijn nu in vaste dienst en voelen zich betrokken, in tegenstelling tot de interim managers die er eerst waren.
Afsluitend raad Rob gemeenten die in dezelfde verandering zitten aan om vooral nieuwe medewerkers te selecteren die passie hebben. Het gaat veel minder om ervaring of opleiding, het gaat erom dat de medewerker ervoor wil gaan. Elke vacature is een kans om de bundeling van krachten in een ontwikkelrichting sterker te maken. Medewerkers moeten raadsleden ook bijstaan in hun moeilijke rol. De maatschappij verhard bij veel vraagstukken in voors en tegens en vaak worden oplossingen al bijna kant-en-klaar voorgelegd bij de raad, maar ieder vraagstuk hoort bij de raad te beginnen en samen moeten we op zoek naar de beste oplossing.
Bekijk de opname van dit webinar...
Op het forum gaat Chiel nog in op een aantal vragen waarvoor tijdens het webinar niet voldoende tijd meer was.