Edwin van Dieën verwelkomde Anne-Kirsten Meijer tijdens de webinar van de vakgroep opdrachtgeverschap. Anne Kirsten, met ruime ervaring als opdrachtgever en manager bij onder andere de gemeente Den Haag, het waterschap, het havenbedrijf Rotterdam en Rijkswaterstaat, ging in op hoe opdrachtgevers vooruit kunnen kijken in een complexe en dynamische omgeving. In deze webinar richtte zij zich op het professionaliseren van opdrachtgeverschap en het balanceren tussen inhoudelijke controle en zachte vaardigheden.
Opdrachtgeverschap: Een veelzijdig vak
De kern van opdrachtgeverschap ligt volgens Anne in het balanceren van vier dimensies, zij beschrijf dit in een zogeheten opdrachtgeversspiegel (gebaseerd op leiderschapsmodel van Quinn):
- Interne oriëntatie: Het bouwen van een project in de organisatie, zodat het bestuurlijk en organisatorisch goed verankerd is.
- Externe oriëntatie: Omgaan met stakeholders en de omgeving van het project.
- Controle: Structuren en rapportages opzetten om grip te houden op het project.
- Flexibiliteit: Aanpassen aan onverwachte complexiteiten en dynamiek.
Deze dimensies helpen opdrachtgevers om niet alleen te focussen op de waan van de dag, maar ook om vooruit te kijken naar wat een project over een half jaar of jaar nodig heeft.
De vooruitkijkspiegel: Reflectie en Structuur
De opdrachtgeversspiegel is een praktisch instrument om systematisch te reflecteren op de voortgang van een project. Anne gebruikt dit door elke drie tot zes maanden met haar team te evalueren: hoe staat het met de omgeving, het team, de bestuurlijke dynamiek en de controlemechanismen? Dit helpt om keuzes voor te bereiden en risico’s vroegtijdig te constateren. Ze benadrukte dat opdrachtgevers een buffer moeten zijn tussen politieke dynamiek en het project, zodat projectmanagers zich kunnen richten op uitvoering zonder verstrikt te raken in bestuurlijke hectiek.
Een ander instrument dat Anne noemde is een gateway review, vaak gebruikt bij Rijkswaterstaat en afkomstig uit Engeland. Dit reflectiemodel wordt ingezet bij faseovergangen of bij complexe opgaven, zoals samenwerking met netbeheerders bij een dijkversterkingsproject. Een onafhankelijk reviewteam voert interviews en levert een rapport met maximaal tien aandachtspunten, verdeeld in:
- Groen: Wat goed gaat.
- Oranje: Aandachtspunten die niet direct urgent zijn.
- Rood: Directe risico’s die actie vereisen.
Dit model moedigt samenwerking en draagvlak aan door een neutrale blik op zowel de harde kant, zoals financiën en planning, als de zachte kant zoals samenwerking en belangen van een project. Anne heeft gateway reviews zelf uitgevoerd maar ook meegemaakt, en merkte op dat draagvlak creëren voor dit instrument soms inspanning vereist.
Peer Reviews bij waterschappen
Bij waterschappen worden peer reviews gebruikt om de zorgplicht voor waterkeringen te evalueren, zoals onderhoud, vergunningen, toezicht en ICT. Deze reviews, uitgevoerd door collega-waterschappen, richten zich jaarlijks op één proces en resulteren in aandachtspunten die worden opgenomen in de rapportage aan de Inspectie Leefomgeving en Transport. Dit borgt de waarde van het instrument, omdat de uitkomsten niet altijd vrijblijvend zijn. Anne benadrukte dat het vooraf afstemmen van verwachtingen en afspraken over de opvolging essentieel is om discussies achteraf te voorkomen.
Invloed van Organisatiegrootte en Cultuur
Anne bespreekt ook hoe de grootte en cultuur van een organisatie de rol van opdrachtgever beïnvloeden. In grote organisaties zoals Rijkswaterstaat (10.000+ medewerkers) of het havenbedrijf Rotterdam (1.000+ medewerkers) zijn er vaak vrijgestelde opdrachtgevers, die zich volledig richten op opdrachtgeverschap. In kleinere organisaties, zoals waterschap Schieland en de Krimpenerwaard, is opdrachtgeverschap vaak een gecombineerde functie met lijnmanagement. Dit vraagt om een goede integratie in de organisatie en ondersteuning, bijvoorbeeld via projectbeheersing.
In politiek georiënteerde organisaties zoals gemeenten ligt de nadruk op het afschermen van projecten van politieke dynamiek, terwijl bij businesscase-gestuurde organisaties zoals het havenbedrijf de focus ligt op opbrengsten en kosten. Een informele cultuur vraagt om andere vaardigheden zoals netwerken dan een formele, procedurele cultuur. Anne wees erop dat opdrachtgevers in beide contexten een helikopterview moeten ontwikkelen, waarbij ze niet alleen hun eigen afdeling vertegenwoordigen, maar de belangen van de hele organisatie meewegen.
De zachte kant van opdrachtgeverschap
Een rode draad in Anne’s uitleg was het belang van de zachte kant van opdrachtgeverschap. Hoewel projecten vaak focussen op harde aspecten, bepaalt de samenwerking, weerstand, en omgevingsdynamiek vaak het succes. Ze vraagt aandacht voor:
- Samenwerking: Begrijpen waar weerstand vandaan komt, bijvoorbeeld waarom een project wekelijks in een portefeuillehoudersoverleg belandt, en dit bespreekbaar maken met bestuurders.
- Omgevingsgerichtheid: Stakeholders serieus nemen, niet alleen met technische oplossingen, maar ook door hun belangen te respecteren.
- Reflectie: Stilstaan bij successen, zelfs kleine, om een positiever beeld van een project te creëren.
Anne benoemde dat ze beginnende opdrachtgevers coacht om niet in de operationele rol van projectmanager te vallen, maar met afstand te kijken naar de bredere context. Dit vraagt gevoel voor de politieke dynamiek, het benoemen van stroefheid in overleggen, en het stimuleren van een helikopterview.
Praktische tips voor opdrachtgevers
Anne sloot af met concrete richtlijnen om opdrachtgeverschap te versterken:
- Gebruik de opdrachtgeversspiegel: Reflecteer regelmatig op de vier dimensies (intern/extern, controle/flexibiliteit) om vooruit te kijken en risico’s te beheersen.
- Zet in op zachte vaardigheden: Investeer in samenwerking en omgevingsmanagement, bijvoorbeeld door irritaties of weerstand expliciet te bespreken.
- Coach beginnende opdrachtgevers: Help hen om niet in de operationele details te verdwijnen, maar de bredere organisatorische belangen te beschermen.
- Bouw reflectiemomenten in: Evalueer elke drie tot zes maanden de voortgang en behoeften van een project.
- Creëer draagvlak voor instrumenten: Stem verwachtingen af bij de introductie van tools zoals gateway reviews om weerstand te verminderen.
- Ken jezelf: Wees open over je sterke en zwakke punten en zoek ondersteuning waar nodig, bijvoorbeeld via intervisie of peer groups binnen de VPNG.
Ze benadrukte dat opdrachtgeverschap draait om balans: tussen controle en flexibiliteit, en tussen harde en zachte aspecten. Door open te zijn over wat je niet weet en door successen te vieren, kun je als opdrachtgever een project effectief sturen.
Je kunt dit hele webinar terugkijken bij de vakgroep Opdrachtgeverschap bij de VPNG.