Bij gemeenten kan je werken via projectmatig werken, programmatisch of via procesregie. Bij de VPNG was Han Meijerink van de gemeente Rijssen-Holten te gast. Hij vertelde hoe je GALA op een programmatische werkwijze kan aanpakken.
Webinar-begeleider Claudia Landewé nam de deelnemers eerst in een vogelvlucht mee in het programmatisch werken. Ze gaf aan dat veel projectleiders soms merken dat het ´project´ wat ze aan het doen zijn, niet vooruitkomt als ze dat projectmatig willen aanpakken. Het is wel een erg groot project geworden, er spelen veel belangen, etc. Er zijn veel modellen voor programmatisch werken en de VPNG heeft in samenspraak met tientallen gemeenten een model opgesteld dat zorgt voor een gedeelde taal tussen alle gemeenten, het zeven-veldenmodel voor programmasturing. De zeven velden zijn:
- Opdrachtgevend veld – Wie is nu eigenlijk mijn opdrachtgever en wiens probleem los ik op?
- Richtingevend veld – Wat gaan we mooier, beter, sneller, etc maken?
- Krachtenveld – Met wie hebben we allemaal te maken?
- Programmerend veld – Met welke inspanningen kunnen we welke resultaten realiseren? Inkaderen wat wel en wat niet bij het programma hoort.
- Managementveld – Met welke mensen en middelen gaan we dit doen? Welke rapportages?
- Leiderschapsveld – Hoe ben jij als programmamanager?
- Interventieveld – Alles wat je doet om acties om het resultaat het programma te kunnen halen.
Naast deze zeven velden heb je te maken met de fasen van een programma. De verkenningsfase, de opbouwfase, de uitvoering en de afbouwfase.
Veel programma´s
We noemen veel dingen een programma. Binnen de overheid is een programma een geheel aan inspanningen om doelgericht, effectief, efficiënt en in samenhang je doelen bereikt. Programmasturing organiseert samenhang binnen tijdelijke complexe opgaven die gericht zijn op het realiseren van een concreet doel (maatschappelijk effect), waarbij meerdere partijen betrokken zijn.
GALA
Han is GALA programmatisch gaan oppakken om integraal en doelgericht de complexe opgave van GALA re realiseren. Programmatisch, omdat er één groot budget is binnen GALA waarmee je binnen marges kunt schuiven, en om veel integraler te kunnen werken, wat veel effectiever is.
Doelenboom
Han is begonnen met het creëren van overzicht via een doelenboom. Bij het doel beschrijf je de situatie waar je naartoe wilt, de maatschappelijke effecten die je wilt bereiken. Bijvoorbeeld een gezondere jeugd, mentaal weerbaardere tieners, minder eenzaamheid onder ouderen, etc, de zogenaamde ER-doelen. Deze doelen moet je vervolgens vertalen naar SMART-doelstellingen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. En dan ga je concrete inspanningen doen die concrete resultaten opleveren, waarna je gaat meten of het behaalde resultaat ook aan het doel voldoet. Je kan als gemeente een om jongeren meer te laten bewegen een sporthal bouwen. Dan heb je een resultaat, maar als de jongeren er geen gebruik van maken, heb je toch je doel niet bereikt.
Waarom GALA starten met programmasturing?
- Het bevorderen van een gezond leven vraagt om een domeinoverstijgende, integrale en langjarige aanpak:
- Er is meer samenhang en verbinding
- Er is meer helderheid nodig over taken, verantwoordelijkheden en langetermijndoelen die richting geven, met voldoende mogelijkheden voor structurele financiering van aanbod en menskracht.
- Er is nog te vaak sprake van versnipperde en tijdelijke initiatieven en financiering. Regionale samenwerkingsafspraken tussen gemeenten en zorgpartijen komen nog te weinig tot stand.
- Het goed vormgeven van preventiebeleid is complex en vereist goede samenwerking tussen veel verschillende spelers uit verschillende beleidsdomeinen en vergt een lange adem.
GALA kent zeven doelen, waaronder:
- Terugdringen gezondheidsachterstanden
- Een gezonde fysieke leefomgeving die uitnodigt tot bewegen en ontmoeten
- Het versterken van de sociale basis
- Een gezonde leefstijl
- Versterking van de mentale weerbaarheid en gezondheid
- Vitaal ouder worden
- Domeinoverstijgende inzet vanuit een regionale preventie-infrastructuur
De vele doelen, de complexiteit, sturen op samenhang en sturen op samenhang maakt GALA bij uitstek geschikt om op te pakken als programma.
Van los naar integraal
In Rijssen-Holten concludeerden ze dat zij al veel deden aan de doelen zoals geformuleerd voor GALA en bestaande budgetten zijn bij elkaar gevoegd. De uitdaging was in Rijssen-Holten meer om alle bestaande projecten meer integraal aan te pakken. Beleidsmedewerkers uit zowel het sociale als fysieke domein zijn bij elkaar gezet en een ieder is gevraagd welke doelen van huidige projecten overeenkomen met de doelen van GALA. Ook zijn de krachtenvelden van de diverse projecten samengevoegd voor GALA. Inspanningen zijn vertaald naar SMART-doelstellingen en uiteindelijk kwam uit dit alles een integraal plan van aanpak, met een programmastructuur en duidelijke rolbeschrijvingen. Rolbeschrijvingen zoals bestuurlijk- als ambtelijk opdrachtgever, opdrachtnemer en budgethouders, want Rijssen-Holten kende nog geen programma´s binnen de organisatie.
Een moeilijkheid was op welk abstractieniveau je het programma insteekt. De doelen van GALA zijn heel theoretisch en de acties zijn heel concreet, op uitvoeringsniveau. Het vertalen van doelen naar SMART-doelen en de indicatoren bepalen was dan ook een uitdaging.
Schematische weergave van de programmastructuur
De programmaregisseur bewaakt dat alle activiteiten ook integraal passen binnen het GALA-programma, tezamen met de budgethouder. De programmaregisseur waakt ervoor dat er weer losse, niet integrale, activiteiten uitgevoerd worden, wat de effectiviteit onder de streep verhoogd.
Voor de collega´s is het soms even schakelen om te denken in integraliteit. Men is uit het verleden erg gewend concrete acties snel door te voeren, zonder te kijken naar het grotere geheel. Je merkt nu dat de collega´s meer en meer denken in integraliteit en kijken naar het hogere doel van inspanningen. En met de invoering van indicatoren of inspanningen het doel dienen, wordt nu ook veel kritischer gekeken of er geen inspanningen zijn die beter vervangen kunnen worden door andere inspanningen die meer opleveren.
Maar welke indicatoren gebruik je? Mentale gezondheid bij de inwoners, hoe meet je dat? De eenzaamheid, hoe meet je dat? Dat is natuurlijk best lastig. Maar je zal toch op zoeken naar indicatoren om de effecten te meten op deze doelen. Je kunt als doel hebben dat mensen elkaar meer kunnen ontmoeten, om zo de eenzaamheid terug te dringen, maar of ze zich door meer contacten ook minder eenzaam voelen, is moeilijk meetbaar.
En verder
Na de ervaring met programmasturing voor GALA, is Rijssen-Holten nu voor het volledige sociaal domein drie opgaven´s aan het uitwerken op dezelfde manier als voor GALA. Wat zijn alle losse inspanningen nu en wat vraagt het coalitieakkoord van ons en wat zijn de landelijke ontwikkelingen? Ook hiervoor worden nu doelen en ER-doelen bepaald. Door het hele team mee te nemen in dit proces, gaan de teamleden meer nadenken over de grotere opgave, over de bovenliggende doelen. Het overzicht dat het programmatisch werken oplevert helpt bovendien zeer in het prioriteren van de diverse doelen. Het is de bedoeling dat later ook het fysieke domein wordt meegenomen in de programmatische werkwijze, waardoor een betere samenhang zal ontstaan en ook de wethouders en de raad zullen op een bepaald moment meegenomen moeten worden in de programmatische werkwijze.
De volledig opname van dit webinar vind je terug bij de vakgroep Programmasturing. De presentatie en andere documentatie is te downloaden vanuit het VPNG-forum.