Verslag: effectief communiceren over je project

Wat zijn de basisprincipes binnen een project voor effectieve communicatie?
De kern van communicatie is essentieel en bestaat uit een zender die een boodschap stuurt naar een ontvanger. Een voorbeeld hiervan is dat de zender de gemeente is, de boodschap een nieuwsbrief is en de ontvanger de inwoners van de gemeente zijn. Soms kan er een misverstand of ruis ontstaan waardoor de boodschap niet overkomt zoals die bedoeld is. Om de ruis te voorkomen is het belangrijk om de beste communicatiemanier voor die situatie te kiezen. Een voorbeeld hiervan kan een bijeenkomst zijn op een centrale locatie, zoals een buurthuis.

Voor goede verbale communicatie met collega’s onderling is het belangrijk om actief naar elkaar te luisteren, samen te vatten wat er is besproken, te reflecteren op het gesprek en concrete vragen aan elkaar te stellen. Bij non-verbale communicatie spelen signalen zoals oogcontact en knikken een grote rol, hiermee kan worden aangetoond dat er actief wordt meegeluisterd. Projectondersteuners spelen een belangrijke rol in de communicatie tussen verschillende afdelingen, zoals tussen de projectleider en de communicatieadviseur.

Het taalgebruik per doelgroep kan veel verschil maken. Daarom wordt sterk aangeraden om taalniveau B1 te gebruiken. Met dit taalniveau is de boodschap voor iedereen binnen en buiten de gemeente goed te begrijpen. Projectleiders willen soms een moeilijker taalniveau Nederlands gebruiken, wat niet altijd even duidelijk is voor iedereen. Projectondersteuners zijn hierin een perfecte schakel om de boodschap voor iedereen helder te maken.

Projectondersteuners hebben een aantal vaste basistaken, maar kunnen zich ook specialiseren in gebieden zoals communicatie, projectbeheersing of omgevingsmanagement.

Voorbeeld: als organisatie wil je de jongeren tussen de 14 en 18 jaar bewust maken van hun eigen stressniveau, hierover wordt een campagne gemaakt en praktische tips meegegeven. Wat is de beste manier om deze jongeren te bereiken?

Dit kan op de volgende manieren effectief zijn: een empathische en toegankelijke toon die niet te afstandelijk of belerend is, korte video’s, sociale media of door een influencer die populair is onder de jongeren.

Hoe schrijf en ga je effectief te werk met een communicatieplan?
Om doelgericht en gestructureerd te communiceren binnen het betreffende project is het belangrijk om gebruik te maken van een communicatieplan, daarnaast kan het nuttig zijn voor de projectondersteuner en communicatieadviseur.

Een communicatieplan is van belang omdat het jou als projectondersteuner of communicatieadviseur controle geeft over het project en een middel waarop je kunt terugvallen. Tijdens het werken met een communicatieplan zorg je ervoor dat alle betrokkenen op tijd en op de juiste manier geïnformeerd worden, zodat de boodschap helder en eenduidig blijft en overkomt op de ontvangers, zo komt de boodschap duidelijk over op iedereen. Er ontstaan minder vaak misverstanden en ruis binnen het project, doordat het communicatieplan strak en duidelijk opgesteld is. Ten slotte is het van belang dat de communicatie aansluit op de gerichte doelgroep.

Een communicatieplan opstellen met behulp van een stappenplan

Aanleiding of probleemstelling vaststellen:
In de eerste stap wordt gekeken wat de aanleiding of het probleem is, dit wordt gedaan door met de projectgroep stil te staan bij wat de aanleiding of reden kan zijn voor het communicatieplan. Vervolgens wordt er gekeken naar wat de huidige situatie is en waar er graag naartoe gewerkt wil worden, daarnaast wordt onderzocht wie of wat ervoor zorgt dat men de gewenste situatie nog niet heeft bereikt en welk probleem er precies opgelost moet worden. Tot slot vraagt men zich af of dit door de doelgroep ook als probleem wordt ervaren of alleen de projectgroep dit als een probleem ziet, dit probleem kan onderzocht worden door middel van enquêtes of vragenlijsten bijvoorbeeld.

Doel en/of doelstelling(en) bepalen:
Vervolgens gaan zij het doel en de doelstelling(en) bepalen. Het is namelijk van belang om te achterhalen wat het doel is van het betreffende project en welke doelstellingen behaald willen worden. Deze doelstellingen worden geformuleerd als meetbare doelen. Nadischa geeft als tip mee om de SMART-methode toe te passen.  SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Je kunt een doel bijvoorbeeld meetbaar maken door een nulmeting of enquête af te nemen, een tijd eraan koppelen bijvoorbeeld door te bepalen of het om een project van meerdere jaren gaat of slechts een paar maanden en hoe realistisch dat is door het doel te koppelen aan de tijd.

Doelgroep bepalen:
Als het doel en de doelstellingen bepaald zijn, ga je verder naar het bepalen van de doelgroepen. Het is niet altijd van belang om je op de doelgroep zelf te richten. Analyseren de situatie en op basis daarvan bepaal je richtpunten zoals, waar bevindt de doelgroep zich? En wie kan er invloed hebben op de doelgroep?  Denk bijvoorbeeld aan bepaalde stakeholders, ouders, openbare plekken, sociale media, de krant of juist een plek waar iedereen komt zoals de huisarts. De gemeenten Dinkelland en Tubbergen werken met een specifieke afdeling, genaamd dorpsondersteuners, die zich richt op de inwoners van de gemeente, De dorpsondersteuners gaan bij mensen langs of zoeken op andere manieren contact met de burgers. Ze zijn onderdeel van het dorp en aanwezig in de gemeenschap, maar vallen onder de gemeente. De dorpsondersteuners kunnen een erg belangrijke schakel zijn voor de gemeente om te achterhalen wat er precies speelt in het dorp, wat is er nodig? En wat kan er beter? Communicatievoorkeuren kunnen helpen om een boodschap beter over te brengen. Door gebruik te maken van de juiste communicatiemiddelen kun je de doelgroep beter bereiken en verloopt de communicatie soepeler.

Communicatieboodschap formuleren:
Hoe de communicatieboodschap geformuleerd wordt is essentieel. Wat wil de doelgroep weten, vinden of doen? Op basis daarvan wordt de boodschap helder en begrijpelijk verwoord, ook wordt er gekeken welke toon het beste past bij de doelgroep.  Dit is belangrijk omdat de doelgroep jongeren bijvoorbeeld erg verschilt van de doelgroep de ouderen, hierdoor is het van belang dat er gekeken wordt naar de verwoording en toon.

Communicatiemiddelen en kanalen kiezen:
Hoe wordt er een communicatiemiddel en kanaal gekozen? Dit hangt af van welke communicatiemiddelen en kanalen het meeste effect hebben voor het doel en de doelgroep. Het beste is als er een aantal gekozen worden in plaats van alles tegelijk te gebruiken, dit kan verwarrend, onduidelijk of zelfs onprofessioneel overkomen. Combineer de juiste communicatiemiddelen om de boodschap zo breed mogelijk uit te zetten. Voorbeelden van kanalen zijn nieuwsbrieven, het intranet van de gemeente zelf voor de collega’s binnen in het proces, presentaties of bijeenkomsten, sociale media, gemeentelijke websites, kranten, etc. De communicatieadviseur of projectondersteuner wordt meer betrokken bij het project door een presentatie voor te bereiden of te kijken naar de nieuwsbrieven.

Voorbeeld:
De gemeente wil een nieuwe regeling voor energiebesparing onder de aandacht brengen bij 65-plussers. Er wordt weinig gebruikgemaakt van subsidies voor energie-en geldbesparende aanpassingen aan hun woningen, welke er juist voor zorgen dat er goedkoper en fijner geleefd kan worden. Hoe kan er het beste contact gezocht worden met de doelgroep op een effectieve manier? Veel 65-plussers zijn minder actief in de online wereld. Dus zal het effectiever zijn om de ouderen uit te nodigen voor een informatieavond of langs de deuren te gaan. Wanneer er vooral via e-mail of telefoon contact wordt gezocht, denken 65-plussers sneller dat het om oplichting gaat. Denk daarom goed na over hoe je het beste contact zoekt met een specifieke doelgroep.

Communicatieplanning:
Wanneer wordt welke communicatie ingezet? Als de projectgroep bij elkaar is gekomen en de doelgroep, doelstelling en boodschap bekend zijn, is de volgende stap: hoe gaat er gecommuniceerd worden?  Het is handig als er een communicatieplanning gemaakt wordt zodat het duidelijk is wie wat gaat doen, denk hierbij aan de projectgroep, projectondersteuners, communicatieadviseurs en de projectleider. Het is belangrijk dat er goed wordt nagedacht over welke communicatie op dat moment wordt ingezet en door wie
Het is ook handig om taken en verantwoordelijkheden toe te wijzen, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Het voorbeeld hierbij laat een communicatieplanning zien die een periode van tien weken bevat, dit is een vrij korte communicatieplanning maar dezelfde aanpak kan ook toegepast worden op een planning voor de komende twee jaar.

Benodigd communicatiebudget:
Niet elk project heeft een communicatiebudget nodig maar als er wel budget beschikbaar is, kan het handig zijn om te achterhalen hoeveel budget er is en hoe er het beste mee omgegaan kan worden. Als er iets gewild is met communicatie zoals posters, flyers of folders inzetten, dan is het handig om te weten of er geld voor is. Een budget is niet altijd nodig om de communicatie succesvol te laten verlopen, met een beetje creativiteit kan je ook ver komen.

Evaluatie en bijsturing:
Als het project afgerond is, is het handig om samen met de projectgroep te evalueren, indien het project wat langer is, is het verstandig om vaste evaluatiemomenten in te plannen. Voor grote projecten is het zinvol om voor de start met de projectgroep te gaan zitten en te bespreken wat er graag bereikt moet worden en hoe dat gedaan gaat worden. Na de afronding van het project kan er geëvalueerd worden over wat de opgestelde doelen waren zoals hoe vaak de nieuwsbrief is geopend of hoe vaak de sociale media post bekeken of geliket zijn. Dit kan gemonitord worden met programma's zoals Mailchimp of Laposta voor de nieuwsbrieven of door een sociale media bericht zelf te evalueren. Als er na het evalueren uitkomt dat de nieuwsbrief goed of slecht is ontvangen, kan er op basis van die statistieken bepaald worden wat er goed ging of wat er beter kan.

De presentatie en een format voor een communicatieplan vind je terug bij de vakgroep Projectondersteuners.  Ook is de complete opname van dit webinar terug te kijken.