Bij de vakgroep Projectondersteuners kwam geregeld de vraag voorbij wat nu de praktische zaken zijn waaraan je als ondersteuner moet denken bij fysieke participatie-bijeenkomsten. Communicatieadviseur Sharon Snoek, werkzaam bij de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer, kwam haar ervaring herin met ons delen. Opvallend was dat naast veel projectondersteuners er ook veel collega´s bij waren met heel andere functies, waaronder gebiedsmanagers, projectmanagers, etc.
Participatieladder
Sharon begon met de participatieladder: informeren (éénrichtingscommunicatie) , raadplegen (deelnemers kunnen mening geven ter kennisname), adviseren (deelnemers kunnen adviezen geven wat ook meegenomen wordt in de besluitvorming), mee beslissen (deelnemers beslissen mee in besluitvorming) en co-creatie (je werkt samen aan een resultaat). De keuze die je hierin maakt bepaalt ook de wijze waarop je een participatie-bijeenkomst organiseert.
Informeren en raadplegen
Bij informeren en raadplegen kan je denken aan een inloopavond of een informatieavond. Waar een inloopavond meer informeel, interactief en flexibel is, kenmerkt een informatieavond zich meer door een formele setting, structuur en de communicatie verloopt hoofdzakelijk in één richting. Verwacht je luidruchtige weerstand van enkele deelnemers? Kies dan voor een inloopavond.
Denk vooraf na hoe je de opbrengst van de avond gaat vastleggen, zoals met antwoordkaarten, geeltjes, gewone verslaglegging, etc. De eerste pogingen worden gedaan om verslag te laten leggen door AI. Als projectondersteuner kan je regelen dat alle materialen beschikbaar zijn, leg vast wie wat gaat doen. Op de avond zelf kan je als ondersteuner algemene vragen beantwoorden van deelnemers of per soort vraag doorverwijzen naar collega´s met de juiste expertise.
Adviseren
Bij adviseren kan je het beste vooraf werkvormen zoeken naar gelang je onderwerp en de doelgroep, zoals een gesprek via loting, een tafellakensessie, de klaag- en jubelmuur, walk your talk, ´vraag het maar´, pitch je idee, de deliberatieve peiling, etc etc. Al deze werkvormen zijn erop gericht de deelnemers actief te betrekken om meningen, ideeën en suggesties te verzamelen. Heb je dilemma´s of moeten er keuzes gemaakt worden? Kies dan voor werkvormen met stellingen.
Co-creatie en meebeslissen
Bij co-creatie en meebeslissen werk je met de deelnemers aan een gezamenlijk doel, waarbij je uitgaat van gelijkwaardigheid tussen de deelnemers. Voorbeelden zijn het budgetspel, ontwerpsessies en een burgerberaad. Let op dat het niet voor alle deelnemers even makkelijk zal zijn aan deze werkvormen mee te werken. Zoek werkvormen waarbij je voorbeelden ter inspiratie kan geven. Het blijft bij veel werkvormen een balansact tussen alles vrijgeven en toch kaders stellen en structuur behouden.
De belangrijkste praktische zaken die je moet regelen voor een bijeenkomst
- Goede uitnodiging / aanmeldmogelijkheid. Informeer je KCC
- Goede ruimte (met goede parkeergelegenheid), zaalopstelling
- Opzet, doel, verwachting en terugkoppeling
- Wethouder(s) / Briefing bestuurders
- Communicatie
- Bemensing
- Badges
- Rolverdeling en ondersteuning voor degenen die dat nodig hebben
- Technische apparatuur
- Mensen met de juiste kennis en expertise
- Informatieborden
- Catering
- Wel of geen pers?
- Tolk(en) voor dove en slechthorenden
- Briefing voor collega´s vooraf en nazorg voor collega´s achteraf (bij emotionele thema´s)
- Plenair en/of subgroepen?
- Welke sfeer willen we?
- Planning
- Externe voorzitter?
- Weke werkvormen?
- Beveiliging
- Draaiboek
- Foto-/videograaf voor verslaglegging? Mogen deelnemers foto´s of video´s maken?
- Spelregels
- Hoe evalueren?
- Etc etc.
Presentatie
Wanneer er gekozen is om een presentatie te geven, bepaal dan welke informatie nodig is om voorafgaand aan het gesprek te delen en hoe die gedeeld wordt. Overweeg ook een interview als dynamische presentatievorm of video´s. Het voordeel van deze laatste vorm is dat wanneer de presentatie meerdere keren gehouden wordt, dat de overgebrachte informatie steeds hetzelfde is. En een video kan je later ook wellicht nog gebruiken voor een website of een post op sociale media. Gebruik nooit alleen video, maar combineer deze vorm met interactieve vormen. Een andere waardevolle vorm kan een paneldiscussie zijn, onder leiding van een voorzitter, waarmee je vaak verschillende inzichten en meningen inzichtelijk krijgt. Wanneer ook deelnemers vragen mogen stellen, moet je dit goed begeleiden.
Zaalindeling
Denk vooraf na hoe je de zaal wilt indelen:
- Een theateropstelling (met rechte rijen of rijen als halve cirkels)
- Open kring met losse stoelen
- Cabaret opstelling
- Tafels in een rechthoek
- Tafels in de U-vorm
- Tafels in rondje
De tafelopstellingen zijn meer geschikt voor discussies. De keuze zal echter ook afhangen van de ruimte die je hebt en het aantal deelnemers.
Techniek
Vooral bij grotere groepen is microfoonversterking nodig zodat iedereen het goed kan volgen. Denk na over het type microfoons dat je wilt gebruiken. Zorg voor een dusdanig scherm dat iedereen het goed kan zien en dat het zicht bijvoorbeeld niet wordt belemmerd door fel licht. Meerdere kleinere schermen is ook een optie. Overweeg om interactieve tools als Mentimeter in te zetten. ICT middelen kunnen dus handig en soms ook noodzakelijk zijn, zorg wel dat je van tevoren alles goed getest hebt!
De presentatie van dit webinar kan je downloaden in het forum van de VPNG. De volledige opname van dit webinar vind je terug bij de vakgroep Projectondersteuners.