Begin februari vertelden Ellen Kassing van de gemeente Utrecht en Enrico Kraijo van de VPNG wat jij als projectondersteuner kan met het handboek Projectmatig werken. Ook is Natascha Man aanwezig, zij gaat de volgende webinar van de vakgroep projectondersteuners voor haar rekening nemen en zal ook een workshop gaan geven op het festival voor projectondersteuners op 13 juni.
Tijdens de start van dit webinar geeft Enrico gelijk als tip mee dat, indien jouw gemeente bezig is met het opstellen van een handboek projectmatig werken, je ervoor moet zorgen dat bij dit proces minimaal één ondersteuner is aangehaakt. Vaak zijn het de projectmanagers die samen optrekken, maar wordt de rol van de ondersteuner niet altijd meegenomen, wat wel belangrijk is.
Diana van de gemeente Bergen op Zoom geeft aan dat zij binnen hun gemeente nu betrokken is bij het opstellen van een handboek. Ze hebben het handboek van de VPNG als leidraad genomen, vanuit de directie bleek wel dat er behoefte was aan nog wat aanvullende documenten. Enrico laat weten dat het handboek ook op die manier is bedoeld. Het is in Word opgemaakt zodat je je eigen teksten kunt toevoegen en terminologie kunt aanpassen. Yeny van de gemeente Den Haag vertelt dat zij het handboek recent nog heeft aangepast en dat hier juist geen projectleiders of directie bij betrokken waren. Wel laat ze weten dat ze het idee heeft dat het handboek eigenlijk niet of nauwelijks wordt gebruikt en dat dit erg zonde is.
In de chat wordt aangegeven dat best veel ondersteuners betrokken zijn bij het opstellen van een handboek bij hun gemeente, dat is positief. Verder wil Enrico nog meegeven dat het handig is om de leidinggevende van de projectleider mee te nemen in de rolverdeling en aan te geven dat jij als ondersteuner de richtlijnen van het handboek volgt en ook uitwerkt, en dat de leidinggevende van de projectleider dit ook actief moet steunen.
De reden waarom je dit zou willen als ondersteuner is om meer inhoudelijk toe te kunnen voegen aan een project. Het handboek gaat onder andere over het aanscherpen van de projectopdracht, de kern van het project. Is het projectplan actueel? Hebben we de belangrijkste risico’s in beeld? Kortom, je kunt door gebruik te maken van het handboek als ondersteuner een wat meer gelijkwaardige rol naast de projectleider creëren. Dit is ook afhankelijk van de manier van werken van de verschillende projectleiders.
In het handboek is onderscheid gemaakt tussen klussen en projecten (projectmanagement). In het handboek staat ook beschreven wat het verschil is tussen een klus en een project.
Faseren, beheersen en beslissen
De vier fasen die altijd van toepassing zijn binnen een project zijn:
- Initiatieffase
- Definitiefase
- Uitvoeringsfase
- Afrondingsfase
Op het moment dat de uitvoeringsfase zeer uitgebreid is, dan is het soms slim om deze op te knippen in een aantal andere fases. In het fysieke domein heten die dan ontwerpfase, voorbereidingsfase en realisatiefase.
Daarnaast is projectbeheersing een belangrijk onderdeel. Hier heb je te maken met de verschillende GROTICK beheers aspecten:
G = Geld
R = Risico
O = Organisatie
T = Tijd
I = Informatie
C = Communicatie
K = Kwaliteit
Bij veel projectleiders is het gedeelte van het beheersen vaak een zwak punt. Als projectondersteuner kun je hier echt een verschil maken, door deze aspecten goed in beeld te krijgen.
Ellen laat nog weten dat er in de training ook aandacht wordt gegeven aan het maken van een goede krachtenveldanalyse, met welke stakeholders heb je te maken. De ene ondersteuner is vooral bezig met communicatie, de ander met de beheersing/financiën en weer een ander vindt risico’s een leuk onderdeel. Kijk vooral ook als ondersteuner naar waar je blij van wordt en richt je focus daar op. Kies er als ondersteuner minimaal drie uit en dan kun je inhoudelijk voor de projectleider ook echt wat toevoegen. Kijk daarbij natuurlijk ook naar het soort project waar je bij betrokken bent. Is het bijvoorbeeld een geldgestuurd project, dan is het maken van een financieel overzicht/begroting een belangrijk onderdeel. Is het een tijdgestuurd project, met allerlei belangrijke deadlines dan is de planning hier van groot belang.
Marie-Jet van de gemeente Nijmegen stelt nog de vraag waar participatie dan onderdeel van is. Dit is een communicatieaspect, je hebt dan ook te maken met diverse stakeholders. Zij geeft aan dat ze zowel projectondersteuning doet en een deel opdrachtadministratie. Ze gaat langs bij de verschillende projectleiders om te kijken welke opdrachten ze hebben gekregen. Ze moeten bijhouden hoeveel uren ze hebben gekregen. Vervolgens gaat ze halverwege het jaar controleren of dit allemaal nog klopt, misschien moet de projectopdracht worden aangepast, of heb je een aanvullende opdracht nodig. Enrico zegt ook dat het momenteel echt een kans is om hier van toegevoegde waarde te zijn als ondersteuner. Veel gemeenten zijn op zoek naar wat we allemaal aan het doen zijn. Welke projecten lopen er allemaal? Bij de gemeente Nijmegen hebben ze bijvoorbeeld een vlekkenkaart van alle gebieden. Hier op kun je zien, welke projecten er lopen en in welke gebieden. Zo heb je binnen een gemeente ook een duidelijk beeld van waar iedereen mee bezig is en zo weten ze elkaar beter te vinden. Is er binnen jouw gemeente niet zo’n overzicht, stel dan eens voor om dit overzicht te gaan opstellen. De hele organisatie heeft hier belang bij en dit draagt ook bij aan de integraliteit.
Een vraag van de gemeente Alphen aan de Rijn is, of het maken van zo’n overzicht niet hetzelfde is als portfoliomanagement. Enrico geeft aan dat dit een term is die steeds vaker wordt gebruikt en dan wordt er soms ook een portfoliomanager speciaal voor aangenomen. Dit is niet altijd noodzakelijk. Het gaat erom dat je inzicht en overzicht creëert en dit zou een goede ondersteuner ook moeten kunnen, mits je dat ook leuk vindt om te doen en je hier tijd voor krijgt om dit op te pakken.
Rollen
Binnen een project heb je te maken met de besturingsdriehoek. Dat zijn de ambtelijk opdrachtgever (AO), bestuurlijk opdrachtgever (BO) en de projectleider (PL). Aan de onderkant zit de uitvoeringsdriehoek, die bestaat uit de projectleider, de teamleden en de capaciteitsleverancier. Het figuur hierboven kun je zien als een kaartenhuis. Elk lijntje staat voor communicatie onderling en als er één gesprek (dus een lijn) niet wordt gevoerd, dan valt het kaartenhuis als het ware in elkaar. Het gaat heel erg om de kwaliteit van gesprekken en of mensen wel of niet hun rol pakken.
In dit plaatje worden ook de verschillende gespreksonderwerpen per lijn toegelicht. De voortgang van het project wordt vaak binnen elke lijn wel besproken, maar bij elke lijn zie je twee belangrijke onderwerpen die tussen deze mensen eigenlijk besproken zou moeten worden (dit zijn de woorden in het rood). Je ziet verder stippellijnen en doorgetrokken lijnen. De doorgetrokken lijnen zijn de sturingslijnen en de stippellijnen zijn informerende lijnen, daar kan geen sturing langs plaatsvinden.
Binnen een project heeft de projectleider vaak een meer inhoudelijke focus en de projectondersteuner een focus op het proces. Het kan zeer waardevol zijn en belangrijk om verschillende signalen bespreekbaar te maken, die een projectleider over het hoofd ziet, omdat hij of zij vaak bezig is met de inhoud.
Binnen deze driehoek mist nog één rol, namelijk die van de ondersteuner. Deze rol kun je plaatsen naast de projectleider. Je bent de ogen en de oren en een sparringpartner van de projectleider. In het handboek is iedere rol helemaal uitgewerkt.
Formats
In het handboek staat ook een duidelijke beschrijving van het opdrachtgever-opdrachtnemergesprek. Als projectondersteuner is het aan te raden om bij dit gesprek aanwezig te zijn. In het handboek staat een linkje waar dit nader uitgewerkt is. Verder staat er een basisset van acht verschillende formats in het handboek die je kunt gebruiken en eventueel uitbreiden.
De vraag wordt gesteld of er ook een format voor voortgangsrapportage in te vinden is. Enrico geeft aan van niet. Hij is van mening dat als de projectleider zijn zaken goed voor elkaar heeft, hij het zou moeten kunnen doen met alleen een afwijkingsrapportage. Dit scheelt enorm veel tijd. Als je als projectondersteuner echt ook een stuk met de inhoud bezig wilt zijn, is het aan te raden om niet meer dan drie à vier projecten te ondersteunen. Ondersteun je er meer, dan is het lastig om voor al deze projecten ook inhoudelijk betrokken te zijn. Bij kleine klussen volg je eigenlijk dezelfde procedure, alleen werk je hier met een checklist in plaats van met een uitgebreid format.
In de chat komen er ook veel praktische vragen binnen. Ellen geeft aan dat zij samen met Natascha bezig is om een projectbezoek te organiseren, hier zullen ook veel van die vragen besproken worden.
Als laatste tip geeft Enrico mee, pak je ruimte als ondersteuner, er is vaak meer ruimte dan je denkt! Het plezier in je werk kan dan zeker toenemen.
Het handboek projectmatig werken kun je vinden op de website van de VPNG E-learning. Op het VPNG-platform vind je ook andere bijeenkomsten van de vakgroep Projectondersteuners.