In maart was Rena Bood van de gemeente Katwijk bij de VPNG te gast. Samen met Ellen Kassing besprak zij hoe binnen de gemeente Katwijk wordt gewerkt aan de hand van Integraal Projectmanagement Model van Rijkswaterstaat.
Hoe past de gemeente Katwijk en het IPM-Model van Rijkswaterstaat toe op een middelgrote gemeente?
De gemeente Katwijk is in de afgelopen jaren uitgegroeid van een kleine naar een middelgrote gemeente, deze groei bracht meerdere en grotere projecten en opgaven mee. De gemeente Katwijk heeft door deze forse groei zich moeten aanpassen waarbij ze het IPM-model hebben gevonden om hen hierin te ondersteunen.
De verschillende fasen van een project en de rollen binnen het Integraal Projectmanagement (IPM)
De gemeente Katwijk is onderverdeeld in meerdere clusters, waaronder de uitvoerende tak, waar Rena Bood werkzaam is. Rena is actief binnen de afdeling PPO (Projecten, Programma’s & Opgaven). Met de afdeling PPO wordt er samen met de opdrachtgever en de vakdisciplines overlegd over de volgende stap, namelijk een PSU (Project Start Up), vanuit de informatie die uit de PSU komt wordt er een projectplan gemaakt waarna het project start en officieel eigendom is van de PPO, echter blijft het project zelf van de lijnorganisatie / opdrachtgever. Nadat het project gestart is, doorlopen zij vijf fases genoemd de definitiefase, realisatiefase, voorbereidingsfase, ontwerpfase en de nazorgfase waarna het project weer wordt overgedragen naar het beheer of de lijnorganisatie, die zorgen ervoor dat het verder beheerd wordt.
Rena noemt als voorbeeld een woonwijk die gebouwd moest worden. Zij begonnen met de definitiefase waarin het team om de tafel gaat met de afdeling PPO om vragen te beantwoorden zoals; waar moet er gebouwd worden? Hoe moet er gebouwd worden? Hoeveel woningen zijn er nodig/ hoeveel daarvan zijn er sociaal? Moeten de huizen van groene energie voorzien worden? Hebben we de juiste informatie? Zo niet, wordt er meer uitgewerkt.
Vervolgens start de ontwerpfase waarin er samen met een architect tekeningen, schetsontwerp, voorlopig ontwerp, technische ontwerpen en het definitieve ontwerp, inclusief kosten, worden uitgewerkt. Als naderhand alles bekend is uit de ontwerpfase gaan zij van start met de voorbereidingsfase die bestaat uit het aanvragen van de vergunningen, selectie van de aannemer die het project gaat realiseren en wordt alles klaargestoomd voor de realisatie. De realisatiefase bestaat uit het construeren en het informeren van toekomstige bewoners en de PPO-afdeling zelf. Na de realisatiefase begint de nazorgfase waarin de sleutel wordt overhandigd en verder wordt gekeken naar de toekomst, denk bijvoorbeeld aan groen, onderhoud, en straatvoorzieningen.
Hier schetst Rena hoe de PPO te werk gaat. Nadat alles is afgerond wordt het project afgesloten en overgedragen.
De verdeling van taken binnen het Integraal Projectmanagement (IPM)
Rena benoemd dat er in het IPM een rolverdeling plaatsvindt van vijf verschillende taken, die bestaan uit PM (Projectmanager), MPB (Manager Project Beheersing), CM (Contact Manager), TM (Technisch Manager), OM (Omgevingsmanager).
Wat doet een Algemeen Projectmanager (PM) nou precies? Als algemeen projectmanager ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van de projectdefinitie en de gegeven opdracht, dat doe je door de Project Start Up en Project Follow Up toe te passen en je team aan te sturen. Samen met de MPB leggen zij de voortgang en de capaciteitsuitvragen vast die er worden gemaakt, daarnaast sturen zij de medewerkers ook aan.
De Manager Projectbeheersing (MPB) regelt de financiën in samenwerking met de projectmanager. Verder regelt de MPB de planning, risico’s, documenten en scope- of baseline beheer zelfstandig.
Technisch Manager (TM) is de engineer van het team, zorgt voor de voorbereiding van de veiligheid en gezondheid voor de uitvoering, stelt het programma van eisen op, toetst de schetsende ontwerpen, voorlopig ontwerpen, technisch ontwerpen en het definitief ontwerp. Daarnaast is de engineer ook verantwoordelijk voor het technische management tijdens de uitvoering en houdt het objectdossier bij die essentieel is voor de overdracht van het project.
De Contract Manager (CM) voert taken uit die overlappen met die van de technische manager, zoals het opzetten van aanbestedingen voor de voorbereiding/uitvoering, toetsen en bijhouden van contracten en houdt ze keurig bij, afhankelijk van de contractvorm wordt er gekeken naar of er directievoering of meewerkend voorman benodigd is en tot slot worden de wijzigingen ook wel VTW’s genoemd bijgehouden.
De Omgevingsmanager (OM) kijkt vanuit de engineering mee door te onderzoeken welke diensten er benodigd zijn, zoals de onderzoeken die moeten plaatsvinden in de omgeving door te kijken naar kabels en leidingen, ruimtelijke ordening, het ontheffen van flora en fauna, een omgevingsvergunningtraject, stakeholdermanagement en grondverwerving als dat van toepassing is.
Hoe past de gemeente Katwijk de IPM-rollen toe?
De gemeente Katwijk beschikt zelf niet over het benodigde personeel om de Integraal Projectmanagement Model (IPM) volledig toe te passen. Om projecten toch soepel en succesvol te laten verlopen worden de taken binnen de gemeente anders verdeeld. De essentiële rollen zoals de Omgevingsmanager en Contractmanager ontbreken, dit lost de gemeente op door deze overige rollen te beleggen bij de Projectmanager (PM) en de Manager Projectbeheersing (MPB).
De taken worden als volgt ingedeeld: de PM-PPO kan bestaan uit een Projectmanager, Junior Projectmanager en/of een Projectmedewerker. De TM-PPO, ook wel eens een Cluster Planmatig Beheer genoemd, bestaat bij de gemeente Katwijk vooral uit een Technische Projectleider, die houdt zich voornamelijk bezig met de technische kennis en onderhoudswerkzaamheden.
Omdat er geen Contractmanagers beschikbaar zijn, worden deze taken gedeeltelijk overgedragen aan de afdeling Inkoop, die houdt zich bezig met de bestedingen en contractcontroles. De overige taken van de Contractmanager worden opgepakt door de PM en/of MPB.
Bij de Omgevingsmanagement is de situatie iets lastiger. Omdat deze rol ook ontbreekt, wordt deze telkens per project opnieuw ingedeeld, meestal bij een Beleidsmedewerker. Hoewel Beleidsmedewerkers normaal geen deel uitmaken van het IPM, krijgen zij in Katwijk de verantwoordelijkheid voor het Omgevingsmanagement. Een goede samenwerking tussen de Beleidsmedewerker en de Projectmanager is cruciaal, aangezien de PM de updates en voortgang doorgeeft.
De gemeente Katwijk kent hiernaast een aantal bijzondere functies buiten het standaard IPM. Een Financieel Adviseur werkt samen met de PM en MPB, maar maakt geen deel uit van de MPB-rol; deze adviseert beide partijen. Project Control valt onder de cluster PPO, maar zit niet standaard in het projectteam. Deze functie richt zich op toetsingen, steekproeven, het meelezen met bestuurlijke besluitvoorstellen en een overkoepelende blik op projecten. De gemeente heeft het IPM hiermee teruggebracht tot een projectorganisatie-achtige structuur.
Tot slot maakt de gemeente Katwijk ook gebruik van een Concern Control, een functie die erg veel input levert en de risico's boven water haalt. Concern Control functioneert als de laatste toetsende factor voor bestuurlijke besluitvoorstellen door met een strategische blik op financiën en capaciteit te kijken.
Dit is de manier waarop de gemeente Katwijk het IPM, aanpast op haar eigen gemeente, in gebruik heeft genomen.
Van welke systemen maakt gemeente Katwijk gebruik?
De gemeente Katwijk streeft ernaar om processen zo efficiënt mogelijk te beperken door verschillende systemen in te zetten. Voor financieel beheer wordt Key2Financien gebruikt, terwijl de Djuma Gebruikersportal dient voor archivering en het doorsturen van bestuurlijke besluitvoorstellen. Tegenwoordig maakt de gemeente ook gebruik van Teams, dat gekoppeld is aan SharePoint. Voor het opvragen van beschikbare capaciteit en het bijhouden van gewerkte uren wordt TIM Enterprise ingezet. Een nadeel is dat dit systeem niet communiceert met het HR-systeem Motion, waardoor een ziekmelding in Motion niet zichtbaar is in TIM Enterprise. Risico’s worden verzameld via Forms, maar de registratie ervan vindt plaats in Naris Next. De planning wordt opgesteld en beheerd in Microsoft Project, hoewel er ook alternatieve opties beschikbaar zijn. Om eventuele tekortkomingen in deze systemen op te vangen, wordt Excel als aanvullende oplossing gebruikt.
Wat heeft de gemeente Katwijk geleerd?
Rena van de gemeente Katwijk maakt gebruik van de PDCA (Plan, Do, Check, Act) cyclus. Deze kan goed van pas komen bij het werken met het IPM-model in een gemeente. Na enige reflectie kwamen ze tot drie punten die ze liever achteraf anders hadden willen aanpakken.
- De IPM-methode kan de grootste succesfactor zijn, maar tegelijkertijd ook de grootste uitdaging. Ze merkten dat de procesinrichting beter kon, omdat er automatisch veel impliciete processen plaatsvonden die echter niet zijn uitgewerkt naar expliciete processen. IPM draait volledig om het principe dat iedereen volgens dezelfde expliciete afspraken werkt zodat iedereen op een lijn zit.
- De gemeente Katwijk heeft haar projecten tegenwoordig goed op orde, toch hadden ze liever dat ze eerder begonnen waren door op IPM Projectniveau te werken. Katwijk werkt met een cluster, oftewel een uitvoerende projectorganisatie die gebruik maakt van IPM. Echter komen de opdrachten uit de lijn die niet werkzaam zijn met de IPM-methode, daarom kwam de gemeente Katwijk met het idee om de randvoorwaarden te inspireren op de IPM-methode.
- Rena geeft aan dat zij de IPM tooling al enige tijd in gebruik hebben genomen, maar dat ze er nog steeds druk mee zijn. Zij hebben zich verkeken op zowel de hoeveelheid benodigde verbeteringen. Hiernaast geeft Rena ook aan dat het van de buitenkant veel eenvoudiger lijkt dan dat het uiteindelijk is. Deze tooling moet namelijk werken voor iedereen: zowel voor gebruikers zoals Rena als voor de organisatie, waaronder de directie en bijvoorbeeld een bestuurlijke opdrachtgever.
Deze webinar werd georganiseerd door de vakgroep Projectbeheersing. Download de presentatie of kijk het webinar terug.