22 maart ging de VPNG vakgroep Projectondersteuners met 60 deelnemers in op de vraag wat het verschil is tussen het ondersteunen van een project en het ondersteunen van een programma. Dit thema werd besproken met een panel bestaande project- en programmamanagers en alle deelnemers die hoofdzakelijk de functie van ondersteuner hebben.
In het panel zaten Joke Kleijweg en Mirjam Kiewiet, beide projectmanager bij respectievelijk de provincie Utrecht en de gemeente Dordrecht. En de programmamanagers Edwin Wolvekamp, Marco van den Berg en Han Bruggink, van respectievelijk de provincie Utrecht, de gemeente Utrecht en de gemeente Amersfoort. De sessie werd voorgezeten door Ellen Kassing en Frank Neef.
Het thema werd besproken aan de hand van vijf stellingen.
- Zonder ondersteuning geen programma of project.
De overgrote meerderheid van de deelnemers is het eens met deze stelling. Bij projecten of programma’s is het team veel efficiënter met de aanwezigheid van ondersteuning. Wanneer een ondersteuner aangeeft waar zijn of haar kracht en affiniteit ligt, dan kan een ondersteuner het team goed ontlasten. Bovendien zijn de ondersteuners vaak de verbindende factor tussen alle teamleden. Afhankelijk van het niveau van ondersteuning is het voor een manager ideaal als de ondersteuner organiserend vermogen heeft en ook inhoudelijk zaken kan voorbereiden. - Een ondersteuner kan een project- of programmamanager bij vakantie of ziekte vervangen.
Een derde van de deelnemers is het eens met deze stelling, waarbij een deelnemer al direct aangeeft dat het ervan afhangt waarbij de ondersteuner de manager moet vervangen. Belangrijke beslissingen kan je vaak als ondersteuner niet nemen, maar je kan wel problemen oplossen of in ieder geval uitzetten in het team, waardoor het project niet stil komt te liggen. Het panel geeft aan dat bij ziekte of vakantie er een vervanger moet zijn die ook de verantwoordelijk heeft en mag beslissen. De verantwoordelijkheid mag nooit zomaar bij de ondersteuner komen te liggen. Een ervaren ondersteuner zal veel taken kunnen overnemen, maar de verantwoordelijk mag er niet liggen. Op het moment dat een ondersteuner alles zelfstandig doet en kan, dan moet hij of zij doorgroeien naar een andere rol binnen het team.
Een deelnemer geeft aan dat in haar functieomschrijving staan dat zij de manager moet kunnen vervangen. Dit gaat in de praktijk prima. Het is een vorm van op de winkel passen als de manager niet aanwezig is. Door nauw samen te werken met je manager ken je als projectsecretaris ook alle ins-en-outs. Als je programmamanager niet aanwezig is, ben jij als projectsecretaris vervolgens degene die het meeste weet van een programma. Een aantal zaken kan je niet overnemen, maar genoeg zaken moeten gewoon door en kan je prima zelf uitvoeren. Het nemen van besluiten blijft echter bij de manager liggen. Het blijft voor een ondersteuner dus een vraag van kwaliteit en ervaring in hoeverre je taken kan overnemen en op projectmanagementbureaus kan een andere manager de verantwoordelijk op zich nemen. Ook kan de ambtelijk opdrachtgever de verantwoordelijk nemen en de ondersteuner kan ik dat geval de opdrachtgever voeden met informatie. - Het opleidingsniveau van een ondersteuner is belangrijker dan vaardigheden
Op een enkeling na zijn alle deelnemers het eens met deze stelling. Ook het panel geeft aan dat het meer gaat om het werk- en denkniveau van iemand. Vooral voor ondersteuners geldt dat iemand vaardigheden moet hebben en in staat moet zijn om deze verder te ontwikkelen. Juist in de rol van ondersteuner kan je je heel goed verder ontwikkelen. De rol van ondersteuner is heel breed. Je kan de secretaresse zijn van een manager, maar je kan ook een sparing partner zijn van je manager. Ook als manager heb je je sterke en zwakke kanten en het is fijn voor een manager als een ondersteuner hem of haar helpt bij de zwakke kanten.
Over het verschil tussen een projectondersteuner en een programmaondersteuner lopen de meningen uiteen. Als projectondersteuner is je rol wellicht meer inhoudelijk, terwijl bij programma’s er veel meer collega’s in het team zitten die de inhoudelijke taken op zich nemen. Aan de andere kant is een programma juist meer complex, waardoor de ondersteuning ook complexer is. Het is hierbij ook wat je er zelf van maakt als ondersteuner. Er zijn ondersteuners die meer willen, willen doorgroeien naar projectleider. Er zijn echter ook ondersteuners die tevreden zijn met wat ze nu doen. - Wat vind je de belangrijkste competenties van een ondersteuner?
Op deze vraag geven de deelnemers met elkaar veel competenties: politiek sensitief, duizendpoot, meedenken, ontzorgen, ict-vaardig, teamplayer, inlevingsvermogen, verbinden, analytisch, meedenkend, sparren, samenwerken, alertheid, pro-actief, initiatief nemen, discretie, communicatie, organisatietalent, structuur aanbrengen, signaleren, etc…
Verbinden werd door velen genoemd. Verbinden door communicatie met collega’s. Met goede communicatie krijg je veel meer gedaan bij collega’s en krijg je dingen sneller voor elkaar. Verbinden zorgt ervoor dat iedereen op het juiste moment bij het project betrokken wordt en de gewenste acties uitgevoerd worden. De ondersteuner is de moeder van het team. Hij of zij zorgt ervoor dat termijnen in de gaten gehouden worden, controleert of acties plaatsvinden, houdt de risico’s in de gaten. Een goede ondersteuner heeft ook empathie. Je hebt bijvoorbeeld door of een collega gaat voor het beste resultaat of voor de minste kosten. Als ondersteuner weet je collega’s toch bij elkaar te brengen. En een ondersteuner moet ook assertief zijn. Wanneer je vindt dat een manager niet de juiste dingen doet of de juiste beslissingen neemt, moet je als ondersteuner hier de manager op aan durven spreken. De manager moet hiervoor de ondersteuner de ruimte bieden. - Wat is volgens jou het verschil tussen een programma- en een projectondersteuner?
Ook op deze vraag gaven veel deelnemers een reactie. Deelnemers geven aan dat ondersteuning voor programma’s complexer is en dat je voor meerdere projecten tegelijkertijd werkt. Aan de andere kant gaven deelnemers ook aan dat ze geen verschil kenden tussen de ondersteuning van een programma en een project.
Bij projecten heb je meestal een duidelijk begin en eind, met een duidelijk doel. Een programma is diffuser, dus als projectondersteuner werk je meer rechtlijnig, je werkt gerichter naar een bepaald eindresultaat. Programma’s zijn abstracter, minder goed te plannen. Programma’s kennen een thema en zijn hierdoor complexer. Als je bijvoorbeeld het programma wonen hebt, zijn er raakvlakken met diverse projecten en heb je meer te maken met beleid. Een programmaondersteuner moet met meer onzekerheden uit de voeten kunnen. Het is niet altijd duidelijk wanneer dingen af moeten zijn en ook is vaak niet duidelijk wanneer iets als af wordt bestempeld. Een project is resultaatgericht, een programma doelgericht. Bij een programma werken meestal veel meer mensen en dat is van invloed op jouw rol als ondersteuner. Het is dus heel persoonlijk of je je beter voelt in een project of programma.
De vakgroep Projectondersteuners organiseert regelmatig activiteiten. Bekijk de toekomstige bijeenkomsten en leer van de bijeenkomsten die geweest zijn. Deze sessie is terug te kijken voor leden van de VPNG.