Amel Jaafar verwelkomde de deelnemers bij de praktische webinar over hoe je een goed projectplan maakt. Ze richtte zich op de vraag hoe je komt tot een helder, realistisch en overtuigend projectplan dat niet in de kast belandt, maar echt richting geeft aan je project.
Waarom een projectplan?
Amel benadrukte dat een projectplan meer is dan een verplicht document:
- Het geeft richting en focus.
- Het verankert afspraken en verwachtingen.
- Het creëert draagvlak bij opdrachtgever en projectteam.
Het plan schrijf je idealiter samen met je projectteam (bijvoorbeeld na een Project Start-Up). De projectleider maakt het uiteindelijk definitief, maar de input en het draagvlak komen van het team. “Het project is niet alleen van de projectleider, maar van het hele team.”
De bouwstenen van een projectplan
Amel deelde het plan op in twee grote delen:
- De inhoudelijke kant→ wat gaan we doen en waarom?
- De beheerskant→ hoe houden we grip op geld, tijd, risico’s, etc.?
De inhoudelijke bouwstenen
Ze gaf toelichting over de volgende onderdelen, precies zoals ze in een projectplan horen te staan:
- Aanleiding – Waarom bestaat dit project eigenlijk? Wat is de context en de urgentie? Voorbeeld: “De Omgevingswet komt eraan, dus de gemeente moet zich tijdig voorbereiden.”
- Doelstelling – De richting van het project, liefst SMART en gekoppeld aan een bredere opgave of programma. Doelen zijn vaak “hoger over”: meer sociale huur, duurzamere stad, betere dienstverlening, etc.
- Resultaat – Wat levert het project concreet op? Iets tastbaars: een vastgesteld omgevingsplan, 40 gebouwde woningen, een getest digitaal loket, getrainde medewerkers. Dit is het bewijs dat je doel is bereikt.
- Afbakening / scope – Misschien wel het belangrijkste onderdeel. Wat doen we wel en wat vooral níet? Voorbeeld: “Communicatie met inwoners valt binnen scope, interne HR-aanpassingen niet.” Als iemand later toch iets extra’s in je project wil stoppen dan eerst een memo met de consequenties voor tijd/geld/mensen, akkoord van team en opdrachtgever, dan pas het plan aanpassen.
- Randvoorwaarden – Alles waar je rekening mee moet houden: budget, wetgeving, beleid, beschikbare mensen, technische beperkingen. Door ze vooraf te benoemen voorkom je een hoop gedoe later.
- Stakeholders – Wie heeft er belang bij of invloed op je project? Breng ze al in de PSU in kaart met een krachtenveld- of stakeholderanalyse. Beschrijf op hoofdlijnen hoe je ze informeert of betrekt.
- Aanpak en fasering – Amel werkt altijd met de vier klassieke fases:
- Van idee → opdracht (initiatiefase)
- Van opdracht → plan (planfase, met PSU)
- Van plan → resultaat (uitvoeringsfase)
- Van resultaat → borging (opleveren, evalueren, leren)
De beheerskant (GROTICK)
Hier gaat het om grip houden binnen een project door een goede projectbeheersing:
- Geld – Wat kost het en waar komt het vandaan? Wees zo concreet mogelijk. Als je nog niet alles weet: geef een indicatie en schrijf “wordt nader uitgewerkt in volgende fase”.
- Risico’s & kansen – Al in de PSU met het team een risicomatrix maken. Elke fase opnieuw bekijken en bijwerken.
- Organisatie – Wie doet wat en hoeveel uur? Projectleider, teamleden, opdrachtgevers, overlegstructuur, mandaat en escalatie. Voorbeeld uit haar eigen plan: projectteam 3-wekelijks, opdrachtgever per kwartaal, bestuurlijk alleen op besluitmomenten.
- Tijd – Planning op hoofdlijnen + belangrijke besluitmomenten. Maak deze samen met het team – zij weten vaak beter hoe lang iets echt duurt.
- Informatie & communicatie – Waar sla je alles op (Teams, drive)? Hoe en wanneer communiceer je met wie? Bij veel projecten tegenwoordig één hoofdstuk “communicatie & participatie”.
- Kwaliteit – Wat betekent “goed genoeg”? Hoe toets je of de resultaten voldoen aan de eisen? En: hoe borg en leer je van dit project?
Praktijkvoorbeeld: Onderhoud & verduurzaming ontmoetingsplaatsen
Het ging om een project binnen een groter beleidskader dat drie speerpunten had. Amel’s project richtte zich alleen op speerpunt 3: het onderhoud en de verduurzaming van ontmoetingsplaatsen (buurthuizen, wijkcentra, etc.). Wat meteen opviel:
- Het allereerste blad was een projectcanvas: één A4’tje met in één oogopslag de kern van het hele project (opdrachtgever, doel, resultaten, risico’s, team, planning). Superhandig om snel aan een wethouder of nieuwe teamleden te laten zien.
- In de aanleiding werd direct verwezen naar het bredere beleid en de Sustainable Development Goals waaraan het project bijdroeg.
- Bij scope stond heel expliciet: “Pijler 1 en 2 vallen buiten scope – wij richten ons uitsluitend op pijler 3.” Dat voorkwam meteen discussie.
- Er was een apart kopje relatie met andere programma’s en projecten – iets wat veel deelnemers herkenden als belangrijk, maar vaak vergeten wordt.
- De projectorganisatie was tot in detail uitgewerkt: bestuurlijke opdrachtgever, ambtelijke opdrachtgever, projectleider, teamleden + uren per persoon en een duidelijke overlegstructuur:
- Eenmalige tweedaagse PSU
- Projectteam: 3-wekelijks
- Voortgang opdrachtgever: per kwartaal
- Bestuurlijk overleg: alleen op besluitmomenten
- Een “end-up” bij afronding
- Er was zelfs een apart stukje mandaat & escalatie opgenomen (wanneer mag het team zelf beslissen en wanneer moet het naar de opdrachtgever?).
- De fasering was volledig uitgewerkt met per fase de activiteiten, resultaten en afhankelijkheden.
- Risico’s & kansen stonden op hoofdlijnen in het plan.
- Communicatie & participatie waren in één hoofdstuk samengevoegd – zoals tegenwoordig vaak gebeurt.
- Geld, capaciteit en een globale planning stonden netjes onder elkaar.
- Helemaal achterin zaten bijlagen met de oorspronkelijke opdracht, de rolverdeling en de krachtenveldanalyse.
Praktische tips & aandachtspunten
- Een projectplan is een dynamisch document – update het bij elke fase.
- Scope-creep is de grootste vijand – bescherm jezelf met een goede afbakening en een memo-procedure.
- Geen duidelijke opdrachtgever? Niet beginnen – eerst helderheid creëren.
- Gebruik een projectcanvas voor snelle overzichtelijkheid.
- Organiseer een PSU met het hele team – levert direct een sterk concept-plan op.
- Wees eerlijk over onzekerheden in de planning.
- Evaluatie aan het eind is goud waard: wat ging goed, wat kan beter bij een volgend project?
Amel sloot af met de boodschap: schrijf je projectplan zo dat het echt gebruikt wordt, draagvlak creëert en je beschermt tegen scope-creep en onrealistische verwachtingen.
De presentatie en het voorbeeld van een projectplan kan je via de VPNG downloaden. De volledige opname van dit webinar is terug te kijken bij de VPNG-vakgroep Projectmatig werken.