Bij de VPNG kwamen ambtelijk opdrachtgevers en projectleiders bij elkaar om samen verder uit te diepen wat de rol is van de ambtelijk opdrachtgever en hoe deze de projectleider kan ondersteunen.
Te gast was Arthur Borst van de gemeente Arnhem. Arthur is fulltime ambtelijk opdrachtgever en wilde zijn ervaringen met het opdrachtgeverschap met ons delen. Het grote aantal aanmeldingen gaf wel aan dat opdrachtgevers nog zoekende zijn hoe zij hun rol het beste kunnen invullen en ook was een groot aantal projectleiders aanwezig die graag wilden weten wat voor soort ondersteuning zij eigenlijk mogen verwachten.
Negen sturingsknoppen voor de ambtelijk opdrachtgever
Twee jaar geleden heeft de VPNG een rondvraag gedaan bij ambtelijk opdrachtgevers met de vraag waarop zij sturen. Hierop kwamen negen hoofdzaken naar voren waarop je als opdrachtgever kan sturen. Als opdrachtgever heb je niet alleen te maken met de projectleider, maar ook met het bestuur en het lijnmanagement.
- Hoe effectief ben je om de voortgang van het project over te brengen op het bestuur.
- Hoe kan je de besluitvorming voor het bestuur zo voorspelbaar mogelijk maken. Als een bestuurder het idee heeft dat hij niet kan sturen, dan duikt deze zelf de inhoud in.
- Hoe geef je als opdrachtgever genoeg informatie aan de bestuurders, zodat deze niet in paniek schiet.
- Samen met het bestuur prioriteer je de diverse projecten.
- Wat een project oplevert, moet uiteindelijk weer terug in de lijnorganisatie.
- Je zorgt van voldoende capaciteit en vakmanschap op projecten.
- Je bent als opdrachtgever in staat snel en helder besluiten te nemen.
- Als opdrachtgever stuur je op de kaders van het project, zodat het project niet gaat zwalken.
- Politieke sensitiviteit. Je houdt als opdrachtgever in de gaten dat de projectleider over voldoende politieke sensitiviteit beschikt en indien nodig help je daarbij.
Haat-liefde-verhouding
Arthur heeft jarenlang als projectmanager gewerkt en is daarna ambtelijk opdrachtgever geworden. Arthur had vroeger altijd een soort haat-liefde-verhouding met de opdracht. Arthur had als projectmanager soms het gevoel dat de ambtelijk opdrachtgever er bij het bestuur met de successen van het project vandoor ging en ook dat de opdrachtgever zijn projectleider niet steunde bij het bestuur. Dat vond hij als projectmanager ingewikkeld, terwijl hij tegelijkertijd ook de meerwaarde van een ambtelijk opdrachtgever zag omdat deze ook de wereld van buiten het project overzag. Ook kon de opdrachtgever capaciteit en geld regelen.
Ontwikkelmanagers
In Arnhem heten de ambtelijke opdrachtgevers ontwikkelmanagers en daarvan zijn er vijf in Arnhem, richten zich puur op het fysieke domein en gebiedsgericht. Als ontwikkelmanager hebben ze drie rollen:
- Zorgen voor de belangrijkste kaders en alle voorwaarden om überhaupt aan een project te kunnen beginnen.
- Opdrachtgever puur richting de projectleiders.
- Bij nieuwe visies vanuit beleid kijken de ontwikkelmanagers mee in de uitvoerbaarheid ervan.
De ontwikkelmanagers vallen direct onder de clustermanager Gebiedsrealisatie en hebben een belangrijke rol bij nieuwe initiatieven. Zo maken de ontwikkelmanagers bij nieuwe initiatieven de afweging welke rol de gemeente moet nemen bij het initiatief, bekijken ze hoe ze het initiatief gaan oppakken en wat er maatschappelijk speelt, welke opgaves zij zien, en heel belangrijk, binnen welke kaders het initiatief wordt opgepakt. Op het moment dat een projectmanager aan de slag gaat, is dan ook direct voor hem of haar helder welke opdracht er ligt, met welke capaciteit en budget, en binnen welke kaders.
De rol van ambtelijk opdrachtgever
Arthur ziet een project in de verantwoordelijkheid van zowel de projectleider als de opdrachtgever, waarbij de opdrachtgever de projectleider de ruimte moet geven om het op zijn of haar manier aan te pakken. Je hebt al snel als opdrachtgever de neiging om op de stoel van de projectmanager te gaan zitten en dat moet je dus niet doen. Als opdrachtgever moet je op hoofdlijnen weten wat er speelt binnen een project. Veel projectmanagers kijken niet over de muren van hun eigen project en als opdrachtgever heb je overzicht over de diverse projecten. Wanneer bij projecten zaken niet goed lopen, dan proberen de ontwikkelmanagers de projectmanager te helpen, wat soms lastig is omdat elke projectmanager toch zijn eigen aanpak heeft. Door het gesprek aan te gaan, kan je proberen met de projectmanager stappen in de goede richting te zetten. Wanneer je merkt dat de projectmanager nog te weinig ervaring heeft in het trekken van dat specifieke project, dan moet je als opdrachtgever om tafel met de teamleider projecten of andere collega´s, om er voor te zorgen dat er een buddy komt voor de projectmanager om het project in goede banen te leiden.
De lijnen
Natuurlijk kom je ook projectleiders tegen die veel waarde hechten aan hun autonomie. Door direct aan het begin van een project alle rollen en taken duidelijk te hebben, is voor iedereen duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt. We hebben de driehoek bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en projectmanager. Hierbij zie je ook projectleiders die rechtstreeks met de bestuurders aan tafel zitten, zonder de ambtelijk opdrachtgever erbij te betrekken. Het nadeel hiervan is ook weer dat de projectmanager het grote geheel – de gehele context - niet kent, terwijl de bestuurlijk- en ambtelijk opdrachtgever wel het gehele overzicht hebben. Natuurlijk kan je als projectmanager soms even kort overleggen met een bestuurder, waarbij je de ambtelijk opdrachtgever alleen informeert, maar voor de grotere beslissingen moet de ambtelijk opdrachtgever betrokken worden. Bij bepaalde opgaven zijn meerdere bestuurders betrokken en Arnhem organiseert hiervoor overleggen met de betrokken bestuurders om dillema´s uit projecten voor te leggen. Het lastige is van deze overleggen dat de bestuurders het met elkaar oneens kunnen zijn en dan haal je als gemeente het politieke debat binnen je overleg. Je hebt liever dat de politiek al eerder tot een gezamenlijk standpunt is gekomen, wat dan het antwoord is op de dillema´s binnen projecten. Bij projecten waar ook externe partijen veel macht hebben, zet de gemeente vaak stuurgroepen in ter ondersteuning van het project.
Achtergrond en capaciteit
Arthur ziet het als voordeel dat hij eerder projectleider is geweest. Als opdrachtgever weet je hierdoor uit ervaring wat projectmanagement is en kan je de projectmanager ook helpen als het moet. Als je dat niet kent, dan zou het volgens hem lastig zijn om opdrachtgever te zijn van een projectmanager omdat je dan niet als klankbord kunt fungeren voor de projectmanager. Arthur pleit er ook voor dat je fulltime opdrachtgever bent en deze rol er niet tussen de waan van de dag erbij doet. Je moet beschikbaar zijn voor de projectleiders en als je druk bent met nog allerlei andere zaken naast het opdrachtgeverschap, dan kan jouw ondersteuning aan de projectleiders in het geding komen. Wanneer iemand al de functie van opdrachtgever moet combineren met een andere functie, dan moet je die persoon een duidelijk aantal uren geven voor die rol. Hierbij blijft het lastig om het benodigde aantal uren in te schatten. Voor projecten die goed lopen, ben je als opdrachtgever, bijvoorbeeld maar een half uur per maand bezig. Voor projecten die moeizaam verlopen, kan je soms wel een halve week bezig zijn.
De volledige opname van dit webinar vind je terug bij de VPNG-vakgroep Opdrachtgevers.