In de Webinar van VPNG verwelkomt Jessica van Hees opgaveregisseur Marije Drost van de gemeente Hilversum. Zij bespreken hierin hoe de gemeente Hilversum samenwerkend met Wijdemeren het hitteplan aanpakt door middel van procesregie.
Te werk met verschillende werkwijzen
Jessica start de webinar waarin zij het heeft over projectmanagement, programmasturing en procesregie.
Een voor de hand liggende werkwijze is projectmanagement, waarbij het resultaat het middelpunt is. De bedoeling is hierbij om het zo reëel en haalbaar mogelijk te behouden door te denken aan meespelende factoren. Zo benoemt Jessica de "plan, do, act, check"-methode, rekening houdend met bijvoorbeeld budget en/of deadlines. Een andere werkwijze is programmasturing, Hierbij wordt er een doel opgesteld waarbij de kleinere projecten een ondersteunde functie hebben zodat er met precisie en efficiëntie naar het doel wordt gewerkt. De laatste werkwijze luidt procesregie. Deze werkwijze wordt vooral toegepast wanneer de vraag onduidelijk of niet compleet is, bijvoorbeeld een initiatief van een burger of bedrijf. Hierbij wordt ook bekeken hoe groot de potentie is en hoe haalbaar het voorgestelde idee is.
Een voorbeeld is het programma "verduurzaming van mobiliteit" waarbij Marije voor de gemeente Hilversum te werk is gegaan door middel van programmasturing. Hierbij is het opgestelde doel dat er meer gefietst wordt. Wat het doel verduurzaming van mobiliteit zich afscheidt van de werkwijze procesregie is dat de aanpak, locatie en budget bekend waren, Dit is niet het geval bij procesregie.
Verkennend en onderzoekend te werk
Verkennend onderzoekend te werk gaan, waarbij je gaat wyberen, is een van de manieren die Marije van de gemeente Hilversum toegepast heeft. Marije is samen met haar collega intern rond gaan vragen of er al meerdere instanties en/of gemeentes bezig waren met een hitteplan. Aangezien er geen volledig beeld was, uit de gesprekken die gevoerd zijn, is de conclusie getrokken dat er momenteel te weinig gedaan wordt. Jessica paste een wyber toe door het op te splitsen in concrete vragen zoals, wat is er nodig? Wie hebben wij nodig? Welke partijen kunnen van toepassing komen? Doormiddel van de wyber die Jessica maakte kwam Marije erachter dat het hitteplan nog niet veel onder de aandacht was onder de gemeentes.
Belangrijke vaardigheden als procesregisseur
Jessica benoemt dat er vanuit de VPNG zelf zeven basisvelden toegepast worden die als procesregisseur essentieel zijn,
Het positionerende veld, als procesregisseur heb je een leidende rol zonder macht. Marije neemt hierbij de leiding in het hitteplan door verschillende afdelingen af te gaan en zich op een vragende manier op te stellen.
Voor de procesregisseur is het van belang dat het interventieveld wordt toegepast zodat er zoveel mogelijk duidelijk is. Jessica vertelt hierbij dat er op tafel liggende factoren zijn maar ook onderliggende factoren aanwezig kunnen zijn, die je kan aangaan door middel van het organiseren van gesprekken met verschillende instanties of mensen, waardoor alles helder boven water komt.
Het ontwerpende veld bestaat uit welke stappen en wie er nodig zijn om het voor elkaar te krijgen.
Het uitvoerende veld staat in het teken van het gaan voor de uitvoering van het plan zodat er resultaten geboekt worden en er progressie gemaakt wordt.
Marije vertelt verder als opgave regisseur zijnde hoe ze te werk gaat in het opdrachtgevende veld. Door met verschillende partijen zoals de woningcorporaties samen in gesprek te gaan over het hitteplan kwam Marije er al achter dat er bij hen actie is ondernomen vanuit de woningcorporaties zelf. Verder heeft Marije in de agenda staan om regionaal dieper in te gaan op het hitteplan met de GGD, samen met de GGD regionaal te werk gaan is een effectieve manier om een goed beeld te kunnen schetsen van wat er precies nodig is.
Jessica en Marije gaan verder in op het verbindende veld, zo gaat Marije in gesprek met mensen binnen de gemeente maar gaat ze ook de straat op en raakt zij in contact met de burgers en verschillende ondernemingen. Hieruit kwamen goede gesprekken met burgers in de bibliotheek, waarin onder andere naar voren kwam dat er in het centrum weinig verkoeling is en men daar graag verandering in zou willen zien. Marije heeft door deze gesprekken ook een goede band kunnen opbouwen met de bibliotheek die een verhuizing in 2026 gepland heeft. De bibliotheek zou dan een verkoelende plek kunnen bieden.
Vanuit het interne veld is Marije in gesprek geraakt met de gemeente Haarlem en Dordrecht die in hetzelfde hitteplan traject zitten en is de Radboud universiteit erbij betrokken. Met het klimaat verbond, verschillende GGD-locaties en de veiligheidsregio van de Gemeente Amsterdam is er een goed gesprek gevoerd op basis waarvan al snel duidelijk werd hoe hitte effect heeft op de infrastructuur, dienstverlening en de natuurgebieden die in de gemeente Amsterdam liggen.
Tool systeemanalyse
Jessica van VPNG heeft het over tools die je kan gebruiken als je vastloopt, deze staan in de toolboxen van VPNG. De systeemanalyse is een voorbeeld en kan erg handig zijn in de praktijk van het uitwerken van contacten als procesregisseur. Deze systeemanalyse neem je in gebruik door je relaties in te vullen en erbij stil te staan wie je nodig kan hebben om je doel te bereiken. Mocht het met iemand niet goed klikken, is er iemand anders op dezelfde positie? Kan je die altijd benaderen om het proces gemakkelijk te laten verlopen?
Dit webinar werd georganiseerd door de vakgroep Procesregie. Het volledige webinar is ook terug te kijken op het platform van de VPNG.