Bij veel gemeenten staan omgevings- en intaketafels hoog op de agenda, gezien de ruim 250 aanmeldingen voor de bijeenkomst “10 succesfactoren van de omgevings- en intaketafel” bij de VPNG op 28 september. Vanuit de VNG hadden we Hanneke Kunst te gast. Zij begeleidde veel regio’s in Nederland bij de invoering van intake- en omgevingstafels en zij zit nu wekelijks bij gemeenten aan tafel. Hanneke zag hierdoor al meer dan 100 casussen voorbijkomen. Vanuit de gemeente Oss was Charlotte Aarns aanwezig om meer te vertellen hoe de gemeente Oss de inrichting van de procesflow heeft opgezet. Antoinette Soede van de gemeente Gooise Meren nam ons mee in haar ervaringen met het laten aanschuiven van belanghebbenden aan omgevingstafels.
Aanleiding van de tafels
Hanneke startte de bijeenkomst met de aanleiding voor de intaketafels en omgevingstafels, namelijk de omgevingswet. Als straks de omgevingswet ingaat, dan bestaat de uitgebreide procedure bijna niet meer. De afhandeling van complexe initiatieven heeft dan geen half jaar de tijd meer, maar moet binnen acht weken gebeuren. Bovendien moet de gemeente voor initiatieven één loket bieden. Als er een initiatief bij de gemeente binnenkomt, dan moet de gemeente wijzen op alle andere aspecten die van invloed zouden kunnen zijn op het initiatief, bijvoorbeeld qua waterschap of provincie. Voor dit interbestuurlijke wordt de gemeente verantwoordelijk. De achterliggende gedachte is dat gemeenten hiermee integraal initiatieven kunnen beoordelen. Bij de aanvraag van een initiatief moet de initiatiefnemer bovendien zelf aangeven hoe er is geparticipeerd en dezelfde initiatiefnemer moet zelf komen met oplossingen en mogelijkheden voor zijn initiatief. De rol van de gemeente verschuift met de omgevingswet van toetsen van naar adviseren over het initiatief.
Voor complexe initiatieven
Intake- en omgevingstafels worden vooral toegepast bij complexe initiatieven, bijvoorbeeld een appartementencomplex, de bouw van seniorenwoningen, de uitbreiding van een sportpark, de wijziging of uitbreiding van een (agrarisch) bedrijf of het plaatsen van Tiny Houses.
Waarom intaketafels en omgevingstafels?
Het was bij de opzet van de omgevingswet direct al duidelijk dat een doorlooptijd van acht weken een grote uitdaging is. Je moet in acht weken alles behandelen en ook nog met alle overheidspartijen alles bespreken. Het idee is om al vóór de officiële aanvraag met alle partijen aan de slag te gaan, en dat doen we aan intake- en omgevingstafels. De intaketafel is bedacht om direct al te bepalen of een bepaald initiatief wenselijk is. De omgevingstafel is bedoeld om met de initiatiefnemer mondeling in gesprek te gaan om samen te zoeken naar de beste oplossing en hoe je het beste het initiatief kan realiseren. Alle adviseurs die een rol spelen bij het initiatief worden uitgenodigd voor de tafels.
De stappen in het proces
De 10 succesfactoren voor intake- en omgevingstafels
Uit de meer dan 100 intake- en omgevingstafels heeft Hanneke de volgende tien succesfactoren gedestilleerd:
- Richt een interbestuurlijk netwerk in en maak afspraken over de samenwerking
- Leer de professionals het verschil tussen wenselijkheid en haalbaarheid aan de intaketafel
- Bespreek met het bestuur de werkwijzen van het intaketeam
- Verken zo vroeg mogelijk met alle betrokkenen het initiatief aan de omgevingstafel
- Ga met vertegenwoordigers van belanghebbenden aan de omgevingstafel
- Ondersteun initiatiefnemer en belanghebbenden bij participatie
- Werk samen aan de cultuuromslag van toetsen naar adviseren
- Zet de juiste mensen aan de omgevingstafel
- Richt de procesflow en ICT in
- Oefenen, oefenen en oefenen
Ervaringen met de eerste omgevingstafels in Gooise Meren
Antoinette Soede van de gemeente Gooise Meren nam ons mee in haar ervaringen met het laten aanschuiven van belanghebbenden aan de tafels.
Leren door te doen
Bij de Gooise Meren is men onder het motto ‘leren door te doen’ begonnen met de omgevingstafels. Ter voorbereiding heeft men sessies met de VNG gehouden, hebben ze intern geoefend, is het college meegenomen met de drie pilots: de ontwikkeling van 24 appartementen in het centrum van Bussum, de renovatie van een kerkzaal, inclusief de ontwikkeling van 35 appartementen in een woonwijk van Bussum en bij de derde pilot gaat het om de bouw van 35 appartementen in de binnentuin van een zorgcomplex. De pilots waren echte casussen: de initiatiefnemer en belanghebbenden zaten ook echt aan tafel.
Wie zitten er aan tafel?
Aan de eerste omgevingstafel in Oss namen 25 personen deel. Hierbij zat een selectie van omwonenden, een selectie van beleidsadviseurs, een selectie van ketenpartners en een afvaardiging van de CRK&E. Maak de selecties door met elkaar de wenselijkheid te benoemen wie wel en wie niet. Je kan vooraf wel goed inschatten welke thema’s belangrijk zullen zijn bij een initiatief, zoals parkeren of wateroverlast. Adviseurs of ketenpartners met thema’s die minder belangrijk zijn voor het initiatief, kan je ook schriftelijk hun advies laten uitbrengen.
Organisatie
Voorafgaand aan de omgevingstafel was een projectenpagina gemaakt met duidelijke informatie en is een uitnodiging met een agenda naar de omgeving gestuurd. Voor de omgevingstafel zelf heb je een goede voorzitter nodig die niet inhoudelijk is en ook heb je een helder draaiboek nodig met een verdeling naar thema’s. Zorg bovenal voor een goede verslaglegging met conclusies die je op de projectenpagina publiceert.
Goede voorbereiding
Bepaal eerst of het initiatief via de omgevingstafel gaat. Dit is afhankelijk van de impact op de woon- en leefomgeving. Bepaald welke thema’s er besproken worden, dit bepaalt ook welke beleidsadviseurs aan tafel zitten. En vraag ketenpartners of ze willen deelnemen aan de omgevingstafel.
Participatie bij omgevingstafels
Betrek het college en de raad
Laat bij de intake het college een besluit nemen over het initiatief en de wenselijkheid en laat de raad bij een positief resultaat vervolgens weten dat je gaat starten met een omgevingstafel. Verzorg na elke omgevingstafel een terugkoppeling naar de portefeuillehouder. Bij brede participatie worden ook de raadsleden uitgenodigd als toehoorder en richt hiernaast een thema-uur in voor de raad. Deze grotere projecten komen sowieso een keer bij de raad en door ze eerder te betrekken zijn ze al geïnformeerd.
Het proces rond de tafels in Oss
Charlotte Aarns begon haar betoog rondom wenselijkheid en haalbaarheid. In de 1e fase, de intaketafel, wordt de wenselijkheid bepaald. De haalbaarheid wordt vervolgens tijdens de 2e fase, de omgevingstafel, bepaald. De term wenselijkheid geeft in het licht van de participatiewet goed aan dat de gemeente het initiatief ook wenst, alhoewel de term niet bij alle gemeenten goed valt. De wenselijkheid van een initiatief hangt af van de mate waarin het initiatief past binnen de doelen van de gemeente.
Communicatie
De communicatie rondom de tafels verloopt zowel mondeling als schriftelijk, waarbij mondeling belangrijk is. Bij mondelinge communicatie wordt snel duidelijk of initiatiefnemer en de gemeente dezelfde taal spreken, of we elkaar goed begrijpen. Let heel erg op welke doelgroep je voor je hebt. Ook gaat het in de communicatie om het managen van verwachtingen richting de initiatiefnemer. In de fase van de wenselijkheid moet de initiatiefnemer bijvoorbeeld zelf al met de participatie richting betrokkenen zijn gestart. En, betrek het bestuur vroegtijdig bij het initiatief zodat het bestuur en de gemeentelijke organisatie dezelfde koers varen. Zorg hierbij voor een goede workflow en let op de efficiency.
Beleid en uitvoering
Een goed advies in de fase van de intaketafel is dat je als gemeente het beleid van andere overheden kent en zorg ervoor dat het eigen beleid en de eigen regelgeving voldoende handvatten bevatten voor advies over de wenselijkheid. Zorg dat het eigen beleid actueel en integraal is, want dan verloopt de behandeling van initiatieven veel soepeler. De intaketafel van Oss houdt bijvoorbeeld een lijstje bij met punten waar ze tegenaan lopen bij de afhandeling van initiatieven en dit lijstje wordt voorgelegd bij de beleidsafdeling en de betrokken portefeuillehouder. Kijk bij het beoordelen van initiatieven goed naar waar de afwegingsruimte zit binnen het beleid, en motiveer je advies goed richting de initiatiefnemer en het bestuur. Bij het beoordelen van initiatieven kan ook duidelijk worden dat er wellicht behoefte is aan een ander beleid. Zorg dat deze signalen ook goed landen binnen de organisatie.
Procesflow en ICT
Het is een open deur, maar richt je werkwijze zo efficiënt mogelijk in. De nieuwe processen gaan de oude processen vervangen. En betrek bij de procesflow je bestuur vroegtijdig.
De Osse intaketafels
- Initiatiefnemers vullen online het intakeformulier in of mailen het verzoek naar de balie van Bouwen, Milieu en Leefomgeving.
- Op maandag vindt de intaketafel plaats, samen met inbrengers, adviseurs en een vaste secretaris en voorzitter, waarbij kort en krachtig elk nieuw initiatief wordt bekeken op wenselijkheid.
- Op dinsdag worden de conclusies van de intaketafel gedeeld tijdens de rondvraag van de wekelijkse B en W-vergadering.
- Op woensdag worden alle intakeformulieren aan de secretaris van de intaketafel aangeleverd.
- Op donderdag vindt de terugkoppeling plaats van de conclusies van de intaketafel richting de initiatiefnemers.
- Vervolgens gaan initiatieven door naar de omgevingstafel of wordt het initiatief in goed overleg met de initiatiefnemer gestopt.
Bezetting
Zorg bij de tafel voor een duurzame bezetting, zorg voor duo-functies voor de voorzitter, de secretaris en de verslaglegger. Geef de lijnafdelingen de verantwoordelijkheid voor het leveren van relevante adviseurs en inbrengers. En, maak afspraken over de betrokkenheid van relevante afdelingen, want de intaketafels gaan iedereen aan!
De presentaties van deze bijeenkomst zijn terug te vinden in het forum van de VPNG. De volledige opname van het plenaire deel van deze bijeenkomst en beide subgroepen is bij de e-learning op het VPNG-platform terug te vinden.