In september ging Nicole Voestermans van de gemeente Arnhem in op hoe je met procesregie een project of programma, en in het bijzonder de wijkplannen, weer kan laten stromen. Te gast had ze Yolanda van Doeveren van de gemeenten Midden-Groningen. Zij onderbouwde het theoretische deel van Nicole met praktijkvoorbeelden.
De 3 P´s
Nicole haalde nog even kort aan dat bij projecten het resultaat centraal staat en bij programmasturing het doel. Bij procesregie heb je een maatschappelijk proces, waarbij je als gemeente ideeën en initiatieven vanuit de samenleving verder helpt ontwikkelen tot een beleidsstuk, een project, pilot, etc.
Stagnatie
Wanneer een project of programma stagneert, dan kan het zinvol zijn even procesregie als aanpak in te zetten. Bij procesregie zoom je in en uit op zeven velden: opdrachtgevende veld, verbindende veld, ontwerpende veld, interne veld, interventieveld, positionerende veld en het uitvoerende veld. Door te interveniëren kan je de mensen in de drie secundaire velden in beweging krijgen.
Praktijk
Yolanda van Doeveren heeft met behulp van de drie secundaire velden dorpsbewoners zelf de regie gegeven bij het maken van wijkplannen. De gemeente ging niet op voorhand de plannen bepalen, maar legde het maken van de plannen bij de inwoners, waarbij wel duidelijk randvoorwaarden opgesteld waren. De gemeente gaf de dorpen met inwoners die het leuk vonden om ermee aan de slag te gaan budget, zodat de inwoners zelf processen konden organiseren, waarbij in de gaten werd gehouden dat de bewoners die opstonden, ook representatief waren voor het hele dorp. De dorpsbewoners konden zelf een eigen procesregisseur inhuren en deze werkte samen met de procesregisseur van de gemeente. Dorpen die in eerste instantie niet zo gemotiveerd waren om mee te doen, werden geactiveerd door het succes in de andere dorpen.
Bewoners komen met plannen voor hun eigen leefomgeving en die plannen moeten uitgevoerd worden door het interne veld van de gemeente, de afdeling ruimte en groen. Het zijn niet de eigen ideeën van deze afdelingen en de interne procesregisseur zal de afdelingen direct vanaf het begin moeten verbinden met de inwoners. In de praktijk vonden de afdelingen het heel erg leuk om direct van de inwoners allerlei ideeën te horen, waarbij het even moeilijk was om als vakspecialist niet direct over elk idee een oordeel te hebben. Bij procesregie kan je eerst divergeren om alle ideeën op te halen en vervolgens moet je convergeren om de doelen te bepalen. Bij procesregie noemen we dit het wyberen. Bij het bepaalde doel ga je ook weer divergeren en convergeren. Vergeet als procesregisseur niet om altijd de waarom-vraag te stellen. Als inwoners vragen om extra bloembakken bij de ingang van het dorpshuis, kan het zijn dat men de ingang gewoon gezelliger wil maken. En dat hoeft niet altijd met bloemen, dat kan ook op andere manieren.
De spelers
Bij procesregie gaat het erom dat je mensen in beweging krijgt. Het is bij dat proces normaal dat mensen op een gegeven moment willen aanhaken, afwachten of afhaken. Krijg bij iedereen die opstaat, een persoon of organisatie, duidelijk wat de 3 B´s zijn: de bedoeling, het belang en de bijdrage.
Bestuurders
Voor bestuurders was de aanpak ook even wennen. Wat voor plannen zullen er komen? Als bestuur moet je je afwachtend opstellen en accepteren dat er een open einde is. En hoe zet je plannen om die moeilijk realiseerbaar zijn? Hoe ga je creatief op zoek naar dingen die wel kunnen in lijn van het idee. Pas als bestuur op dat je niet te snel toezeggingen doet die je wellicht niet waar kunt maken.
Onzekerheid
De onzekerheid over wat het oplevert, leeft bij alle partijen. Bij het bestuur, de procesregisseur, vakcollega´s en de inwoners. Bij procesregie wordt deze onzekerheid juist in het centrum van de aanpak gezet. Je onderzoekt met welke spelers je de onzekerheid beter in beeld kan krijgen en hoe je die onzekerheid kan verminderen.
Dit was een bijeenkomst georganiseerd door de vakgroep Procesregie. De presentatie vind je in het forum. Je kan dit webinar terugkijken. Tools voor het aan- en afhaken van spelers, de 3 B´s en onzekerheden in beeld brengen staan in de procesregie toolbox.