Eind september heeft de VPNG het tweede deel van het boek Programmasturing als vak gelanceerd. Allebei de delen van dit handboek Programmasturing zijn tot stand gekomen door de kennis en de ervaring van programmamanagers te bundelen die in diverse bijeenkomsten van de VPNG is geborgd en door interviews met diverse gemeenten. Specifiek willen we de gemeente Rotterdam noemen in de vorm van Hans van der Heijden. Hij heeft veel bijgedragen aan beide boeken, evenals Claudia Landewé.
Enrico Kraijo van de VPNG ging eerst kort in op de inhoud van deel 1, waarin staat dat we bij programmasturing acteren en sturen op zeven velden en handelen in vier fasen om de doelen te bereiken. Deel 2 is nadrukkelijk geen leesboek. Zodra je tijdens je programma ergens tegenaan loopt, is deel 2 een fijn naslagwerk.
Vijf instrumenten en vier vaardigheden
Hans van der Heijden gaf vervolgens een overzicht van de vijf instrumenten en vier vaardigheden voor programmamanagers die in deel 2 beschreven worden. Het zijn vijf instrumenten waarmee je het programma concreet en succesvol maakt en vier vaardigheden om het programma vorm te geven.
Bij alle werkwijzen, projectmanagement, procesregie en programmasturing, staat de opgave centraal. Een opgave is een maatschappelijk vraagstuk dat om een antwoord vraagt. Een opgave start bijna altijd met procesregie. Zodra je de opgave kunt omvatten in een na te streven doel, dan kom je al snel bij de werkwijze programmasturing terecht. Kan je heel direct werken aan een gewenst resultaat, dan neem je de werkwijze van projectmanagement.
De binnenste rechthoek in bovenstaande illustratie gaat over de inrichting van het programma. Zodra je de opgave weet, moet je eerst zelfkennis hebben. Waar liggen je eigen voorkeuren, waar ben je zelf goed in? In het boek vind je een aantal tools om jezelf en je voorkeuren meer te leren kennen. Bij de krachtenveldanalyse ga je al direct in op de inhoud. Net als bij projecten, is een krachtenveldanalyse de basis van je programma. Wie heb ik nodig? Wat is hun mening ten opzichte van de opgave? Bij de DIN/M ga je onder andere concreet maken welke doelen je nastreeft en welke inspanningen je daarvoor gaat doen. Bij de besturing van een programma, voor de voortgang, vinden we THEFD, Grootick en Auditing. Met een programma-canvas houd je je programma een spiegel voor en beoordeel je het programma op 16 thema’s en gebruik je dit om de strategie verder te bepalen.
Qua vaardigheden moeten we risicomanagement beheersen. Je programma bevindt zich bovendien in een dynamische en complexe omgeving, waardoor strategisch omgevingsmanagement belangrijk is. Communicatie is op alle niveaus van je programma onontbeerlijk. Programma-control laat een onafhankelijke partij gevraagd en ongevraagd advies geven om jouw programma onder controle te houden.
Het boekje 'Programmasturing als vak, deel II' is kosteloos te downloaden.
Na de korte inleiding van Hans, kregen de deelnemers de gelegenheid vragen te stellen. De meesten hadden 'Programmasturing als vak, deel I' al gelezen.
Direct met inspanningen starten...
Een van de deelnemers geeft aan dat de druk vanuit de gemeente groot is om direct naar de uitvoeringsfase te gaan en niet het hele programma te doorlopen. Hans stelt voor om het programma-canvas in dit geval er snel bij te pakken en zeven hoofdthema’s beet te pakken:
- Waartoe: ambitie met aanleiding en context
- Hoe: veranderstrategie en belanghebbenden leiden tot doelen
- Wat: Inspanningen geven resultaten die baten genereren
- Waarmee: Organisatie (met wie) en de middelen
- Wat niet: afbakening en ongewenste effecten
- Waarbinnen: kansen, bedreigingen en randvoorwaarden
Vul aan de hand van deze hoofdthema’s het canvas in. Het geeft je overzicht over waar het programma op dit moment staat en het geeft inzicht in de samenhang, voorkomt blinde vlekken. Het canvas helpt je bij het bepalen van de strategie. Bij het bepalen van de strategie kan je kijken vanuit de ambitie, maar je kunt ook vanuit de activiteiten kijken. Je kijkt naar de huidige inspanningen en beredeneert van daaruit welke doelen hiermee haalbaar kunnen zijn. Een andere manier is het kijken naar kansen en vanuit de kansen ga je activiteiten ontplooien, waarbij je kijkt welke doelen er mogelijk zijn bij de huidige kansen en activiteiten. Er zijn dus meerdere mogelijkheden om je programma te benaderen volgens het programma-canvas.
Een andere insteek voor een gemeente die direct concreet aan de slag wil, is om het omgevingsmanagement erbij te betrekken. Doen we wel wat de omgeving van ons vraagt? Wie helpen we binnen het krachtenveld met onze inspanningen en wie laten we nu links liggen? Pas als je inspanningen doet waar de omgeving om vraagt, krijg je draagvlak voor je programma.
Houding en gedrag in de omgeving
Een andere vraag van een deelnemer is hoe je mensen qua houding en gedrag meekrijgt met je programma. Vanzelfsprekend kijk je hierbij onder andere naar het communicatiemanagement, naar factor C met zijn krachtenveld, kernboodschap en kalender. Kijk binnen het krachtenveld bij de beïnvloeders, beslissers, uitvoerders en gebruikers wie jou kunnen helpen.
Doelmatig werken
Hoe ga je van impliciet intuïtief werken naar gestructureerd en overzichtelijk werken. Oftewel, hoe ga je vanuit de opstartfase van een programma meer doelmatig werken? Het programma kreeg de afgelopen periode weinig aandacht en nu opeens is het een programma waar iedereen zijn ogen op richt. Volgens Hans is het belangrijk om goede doelstellingen te hebben. Die zal je waarschijnlijk niet direct aan het begin van het programma hebben, maar op een gegeven moment moet die doelgerichtheid ontstaan. Als deze focus niet aanwezig is, ben je veel inspanningen aan het doen, zonder samenhang. Als je merkt dat de samenhang er niet is, ga dan terug naar je ambitie, de doelen. Voor deze beginfase heb je als programmamanager vooral denkkracht en scheppingskracht nodig. Wellicht zijn dit niet jouw sterkste kanten als programmanager, maar kan je wel terugvallen op teamleden die hier juist weer sterk in zijn. Maak daar gebruik van.
Integraliteit
Een andere deelnemer geeft aan dat het zoeken van samenwerking met andere programma’s en projecten moeilijk van de grond komt. Hoe organiseer je integraliteit? Hans vraagt zich af of voor iedereen de doelstellingen wel breed bekend zijn. Bij DIN kijk je naar hoe inspanningen samenvallen en wie wat gaat uitvoeren. Bij een goed programma heb je commitment op de doelstellingen met de betrokken partijen. Als programmamanager moet je de procesregissseurs en projectleiders opzoeken om de samenhang duidelijk te maken aan de hand van de doelstellingen.
Capaciteit
Veel komt terug vanuit de deelnemers dat er vanuit de lijn geen capaciteit komt voor het programma. Dit is één van de risico’s die je kunt beschrijven voor je programma. Als je een programmamanager bent met genoeg middelen, kan je meer voor elkaar krijgen als dat je afhankelijk bent van de welwillendheid van collega’s. Door het risico te benoemen, kan je op de gekozen rapportagemomenten aangeven hoe groot het risico op ondercapaciteit is en welke keuzes je hebt als het risico optreedt. Wanneer je te weinig capaciteit toegewezen krijgt, kan je in het uiterste noodgeval de opdracht teruggeven. Belangrijk hierbij is dat je het risicomanagement gezamenlijk met de opdrachtgever gedaan hebt en dat iedereen op de hoogte is van het risico en de eventuele gevolgen. Een ander instrument dat je hier kunt inzetten is auditing of programma-control. Beide instrumenten laten zien wat er mis gaat bij het programma en waarom. Hierbij kan onafhankelijk worden gesignaleerd dat het schort aan de bezetting van een programma. Wanneer jouw gemeente geen programma-control heeft, kan je iemand laten aanwijzen die deze rol gaat vervullen voor jouw programma. Met hem of haar licht je je programma door op de thema’s van programma-control en krijg je een onafhankelijk rapport waarin ook de capaciteit een thema is.
Terugkijken en e-boek
Aan het einde van het webinar nam VPNG-bestuurslid Wilbert Wouters het eerste exemplaar van het boek in ontvangst. Het e-boek is vanaf nu te downloaden. Het complete webinar kan je terugkijken bij de vakgroep Programmasturing van de VPNG.