Begin december ging VPNG-trainer Claudia Landewé in op programmasturing en de verandering van het programmacanvas.
Bij de VPNG is tezamen met tientallen gemeenten een methodiek ontwikkeld voor programmasturing. Deze methodiek kent zeven velden waarop je als programmamanager actief bent (opdrachtgevend veld, richtinggevend veld, krachtenveld, programmerend veld, management veld, leiderschapsveld en het interventieveld). En dat doe je in vier fasen: verkennen, opbouw, uitvoering en afbouw.
Positie programma
Je moet goed weten wat de positie van een programma binnen een organisatie is. Wat zijn de baten van je programma? Met een programma werk je doelgericht, je wilt een maatschappelijk vraagstuk oplossen, waarbij je als gemeente het heft in handen neemt om bepaalde stappen te zetten. We zien dat hierin de afgelopen jaren verandering is gekomen en de gemeente steeds meer samenwerkt met de omgeving, oftewel programmasturing krijgt een link met opgavesturing.
Programmacanvas versie 1
Het programmacanvas gebruik je na de eerste gesprekken met je opdrachtgever als een soort praatplaat. Het helpt je om een overzicht te krijgen, discussie te voeren, niets te vergeten, historie te volgen, het is een brug naar een programmaplan en het helpt de veranderstrategie te bepalen.
Het traditionele canvas bestaat uit 16 vlakken met elementen uit je programma, met in het midden een omgekeerde T als kern, hierin zit de doelenboom opgesloten met de ambitie, doelen, inspanningen, baten en resultaten. Daaromheen zie je de randvoorwaarden en omgevingsfactoren als aanleiding, context, kansen, bedreigingen, randvoorwaarden, ongewenste effecten, afbakening, middelen en de organisatie. Onderin heb je de elementen die het fundament van je programma zijn, waarmee je het programma doet. Erboven wat, met wie en binnen welke kaders. Dit canvas is in 2016 ontwikkeld. Het idee erachter is hoe je een programma moet opbouwen. Er zit weinig dynamiek in.
Het canvas versie 1 geeft dus goed weer welke elementen een rol spelen in een programma en het is de start van je Doelen Inspanning Netwerk (DIN). Het dwingt je kort en bondig te zijn en het groeit mee met je programma en helpt de veranderstrategie te bepalen. Lastig binnen het canvas is het onderscheid tussen doelen, baten en resultaten. En het onderscheid tussen bedreigingen versus ongewenste effecten en het verschil tussen aanleiding en context. Het canvas is meer gericht op doelen en minder op de veranderkundige kant.
Programmacanvas versie 2
In het nieuwe canvas zien we meer dynamiek en geeft dat visueel ook weer. De cirkel en de beweging: het steeds van straks naar nu, terug redeneren en in cycli werken aan verbetering en verandering. Vermogens: je werkt aan verandervermogen van mensen en organisaties, wat het programma aan de lijnorganisatie verbindt. Krachten en energie: welke krachten belemmeren en welke krachten helpen? Waar zit energie en wat betekent dat voor de strategie die je kiest? Wat zijn de beweeg-redenen om in beweging te komen? Waarom, waarom nu en waarom met een programma? En waarom ook niet? Het zijn de mensen die een programma in beweging brengen en daarvoor willen kiezen.
In het nieuwe canvas beschrijf je links de huidige situatie met linksboven hoe de huidige, feitelijke situatie eruit ziet en wat er achter ons ligt. In het vak eronder geef je de beweeg-redenen. Waarom willen we in beweging komen, waarom nu en waarom via een programma? In het vak daaronder beschrijf je de kaders waar we ons aan te houden hebben, bijvoorbeeld wettelijke kaders en beleidskaders.
Aan de rechterkant beschrijf je het beeld voor de toekomst, de ambitie, de doelen. In het oude canvas spraken we over de doelen van het programma, in het nieuwe canvas zijn dit de doelen van betrokken organisaties. Bij belanghebbenden beschrijf je alle partijen die belang hebben bij het programma of die er invloed op hebben.
De twee binnenste cirkels beschrijven hoe je van de huidige situatie naar de nieuwe kunt komen. In de binnenste cirkel zien we baten – de meetbare veranderingen met eventuele ongewenste effecten - vermogens en inspanningen, de kern van je programma. Nadat je weet wat je wilt veranderen en hoe, dan kom je in de witte cirkel. Welke krachten bevorderen of belemmeren de toekomstige situatie? Welke onzekerheden kunnen er opdagen? Wie neemt welke rol in de organisatie van het programma? Wie heeft de energie voor dit programma? Wat hoort er niet bij het programma? Hoe pakken we het programma op hoofdlijnen aan? In het webinar gaf Claudia vervolgens een voorbeeld van een ingevuld canvas voor een programma ´klimaatneutraal 2040´.
Ervaringen met het canvas 2.0
De toevoeging van vermogen en beweeg-redenen, krachten en energie helpt goed om de veranderstrategie te bepalen. Onzekerheden is een mooie invulling van de bedreigingen, risico´s en ongewenste effecten. Helaas is nu echter de doelenboom visueel minder zichtbaar, je moet nu de combinaties zelf leggen. Ook moeten we er erg aan wennen dat je ongewenste effecten als optie aan de baten toevoegt.
De link tussen het zevenvelden-model en het canvas
De zeven velden van het zevenvelden-model kan je goed linken aan de velden binnen het canvas.
Na een aantal vragen van deelnemers werd dit webinar afgerond. De presentatie van Claudia kan je downloaden, evenals het canvas. De opname van het webinar kan je terugkijken bij de vakgroep Programmasturing.