Begin februari ontving Julia Mölck bij de VPNG haar twee collega´s Menno Cabooter en Wim Jansen in een webinar over programmasturing versus opgavegericht werken. Julia is programmamanager bij de gemeente Alkmaar en geeft bij de VPNG ook trainingen. Wim en Menno zijn beide opgavemanager in Alkmaar.
Waarom opgavegericht werken?
Julia en Wim bespraken de uitdagingen van het organiseren en prioriteren van opgaven. Wim legde uit dat het model is gekozen om geïntegreerd werken te waarborgen en zich te concentreren op specifieke doelstellingen en uitdagingen. Menno voegde eraan toe dat het model is gekozen om een uitgebreid advies te garanderen en gefragmenteerd werk te voorkomen. Deelnemer Guido vroeg naar de redenen voor de keuze voor een opgavegerichte aanpak en hoe deze zich verhoudt tot programma’s en projecten. Menno antwoordde dat het besluit was gebaseerd op de behoefte aan een uniforme werkwijze en de invoering van functioneel leiderschap. Hij vermeldde ook dat het model is gekozen na evaluatie van verschillende methodologieën.
Functioneel versus hiërarchisch management
In de bijeenkomst bespraken Menno en Wim de verschillen tussen functioneel en hiërarchisch management in hun organisatie. Ze legden uit dat functionele begeleiding een belangrijke rol speelt, terwijl hiërarchische begeleiding de gehele organisatie betreft. Ook verduidelijkte Wim zijn rol als officiële opdrachtgever voor het gehele programma, waarbij de nadruk lag op middelen en budgetten. Het team besprak de evaluatie van hun pilotprogramma, welke was gericht op vier thema’s: controleren, sturen, uitvoeren en leren. De resultaten van de evaluatie waren positief, met algemene tevredenheid van medewerkers en management.
Geïntegreerde werkfasen en stedelijke ontwikkeling
Tijdens de vergadering werden de uitdagingen en voordelen van geïntegreerde werkfasen besproken, met name bij de grootschalige gebiedsontwikkeling en de Agenda Duurzaam Alkmaar. Menno en Wim benadrukten de werklast en arbeidstevredenheid die voortvloeien uit deze taken. Ze bespraken het belang van samenwerking en de noodzaak van een duurzamere aanpak van stadsontwikkeling. In het gesprek ging het ook om de managementstructuur, waarbij Menno een combinatie van functioneel en hiërarchisch management voorstelde. Guido vroeg naar de afstemming tussen de taken, Wim legde uit hoe GGO en ADA op elkaar zijn afgestemd.
Resultaten en verbeteringen van het pilotprogramma
Tijdens de bijeenkomst bespraken Julia, Menno en Wim de resultaten en verbeteringen van hun pilotopgaven. Menno benadrukte het succes van de opgave in het transformeren van een gebied en de noodzaak voor verdere ontwikkeling. Wim benadrukte het belang van coördinatie en implementatie, waarbij hij opmerkte dat het succes van de opgaven te danken is aan de integratie met bestaande organisatorische kaders. Zowel Menno als Wim waren het erover eens dat de rol van de opgavemanager beter gedefinieerd moet worden en dat de werkwijze verbeterd kan worden. Guido vroeg naar het betrekken van externe partners en de efficiëntie van geïntegreerd werken, waarop Wim antwoordde dat het succes van de pilots te danken zijn aan de integratie met bestaande organisatorische kaders.
Rol van stakeholders en projectfocus
Wim en Menno bespraken de rollen en betrokkenheid van stakeholders bij hun opgaven. Wim benadrukte het belang van investeren in het zijn van een betrouwbare partner, terwijl Menno de rol van de Raad benadrukte bij het bepalen van de agenda en de uitvoering van de opgaven. Julia merkte de verschillen op tussen de twee pilots, waarbij duurzaamheid in het ene project een belangrijke focus is en interne organisatie in de andere.
Opgavegerichte werkevaluatie en -uitbreiding
Julia, Menno en Wim spraken over de evaluatie van opgavegericht werken en de toepassing daarvan in hun opgaven. Menno benadrukte het belang van een duidelijke definitie van opgaven, programma´s en projecten. Wim gaf aan dat opgavegericht werken vooral gunstig is voor opgaven met een langere looptijd. Het gesprek werd afgesloten met een uitnodiging voor verdere vragen en een aanbeveling om de websites van de gemeente Alkmaar te raadplegen voor meer informatie:
https://www.alkmaar.nl/duurzaam/
https://www.alkmaar.nl/alkmaarskanaal/
Dit was een bijeenkomst van de VPNG-vakgroep Programmasturing. Wil je meer weten? Bekijk de hele opname van dit webinar en ook andere webinars over programmasturing.
(Deze samenvatting is gemaakt met behulp van AI)