Jitske Tuimaka is een van de drijvende krachten achter het opgavegericht werken binnen de gemeente Weststellingwerf. Eind januari was ze bij de VPNG te gast bij gespreksleider Enrico Kraijo om haar ervaringen te delen.
Weststellingwerf is een gemeente die deel uitmaakt van Friesland, een regio met een unieke culturele en taalkundige identiteit.
Benoeming opgavemanagers
Jitske besprak de benoeming van vier opgavemanagers, waarvan Jitske er een is. Ze benadrukte de uitdagingen van het coördineren van de opgaven zonder controle over budgetten en personeel. Het team is nog steeds bezig met het uitzoeken van de rol van opgavemanagers en hoe zij bijdragen aan de opgaven van de gemeente. Gespreksleider Enrico was het eens met de punten van Jitske en benadrukte de noodzaak voor duidelijkheid over de rol van opgavemanagers.
Regionale samenwerking
Enrico en Jitske bespraken de verschillen tussen opgaven en programma's, waarbij Enrico uitlegde dat een programma primair gericht is op het bereiken van een doel, terwijl een opgave zich bezighoudt met het aanpakken van een probleem. Jitske benadrukte de uitdagingen van het coördineren van inspanningen over gemeentelijke en provinciale grenzen heen, en het belang van regionale samenwerking. Ook bespraken zij de organisatie van hun opgaven, waaronder plattelandsgebieden, de landbouwsector, sociale domeinen en regionale samenwerking. Enrico stelde dat regionale samenwerking een rode draad is door alle opgaven heen.
Bestuurlijke ambities
Jitske en Enrico bespraken het concept van opgavegericht werken in gemeenten, waarbij de thema’s klimaat en duurzaamheid, wonen en andere gebieden centraal stonden. Zij benadrukten het belang van geduld en integratie bij deze aanpak, evenals de noodzaak van duidelijke verantwoordelijkheden en het bewustzijn dat de opgave door bestuurlijke wisselingen kan veranderen. Jitske noemde ook de uitdagingen van het omgaan met korte- en langetermijnperspectieven, en het belang om taken te koppelen aan de waarden erachter. Enrico was het eens met de punten van Jitske en benadrukte de noodzaak van duidelijke bestuurlijke ambities.
Opgavebeheer en strategische planning
Jitske en Enrico bespraken de uitdagingen van de rol als opgavemanager, met name in relatie tot het veranderende landschap van hun organisatie. Zij erkenden de noodzaak van leiderschap en het belang van richtinggevendheid, zelfs zonder mandaat. Ze bespraken het belang van portefeuillebeheer bij de toewijzing van middelen en het beheersen van risico's. Het gesprek ging ook over de noodzaak van een soort intake-tafels om inkomende initiatieven te beheren en voorstellen te doen aan het management.
Opgavemanagers in plattelandsgebieden
Jitske en Enrico bespraken de rol van taakmanagers in plattelandsgebieden, waarbij ze het belang benadrukten van het begrijpen van de opgaven, hun betekenis en de acties die nodig zijn om deze te bereiken. In plattelandsgebieden zijn minder middelen beschikbaar zijn en is meer samenwerking nodig. Jitske noemde de behoefte aan een verbinder in landelijke gebieden en het belang van goed contact met de gemeenschap, boeren en andere stakeholders. Enrico stelde dat opgavemanagers de verbinder kunnen zijn tussen de verschillende projecten, waarbij ze een overzicht houden van de taken, capaciteit en resultaten. Ook werd gesproken over de noodzaak van een evenwicht tussen opgaveuitvoering en strategische planning op lange termijn.
Verbinder
Jitske en Enrico bespraken de complexiteit van het beheren van taken en projecten in een gemeente, met name op het gebied van landbouw- en milieukwesties. Jitske benadrukte de uitdagingen van het omgaan met langetermijneffecten van kortetermijnbeslissingen en de noodzaak om het opgavelandschap te begrijpen. Enrico gaf aan dat tijdens een opgave je regisseur, luisteraar of actieve deelnemer kan zijn, afhankelijk van de situatie. Ook werd besproken hoe belangrijk het is om duidelijke ambities te stellen en deze waar nodig aan te passen. Deelnemer Herman deelde zijn ervaringen met soortgelijke uitdagingen in zijn werk in Assen, waarbij hij de noodzaak benadrukte van rol- en portfoliomanagement om opgaven en projecten effectief te beheren. Herman, Jitske en Enrico bespraken de rollen en verantwoordelijkheden van opgavemanagers en programmamanagers binnen hun organisatie. Ze waren het erover eens dat opgavemanagers meer betrokken zouden moeten zijn bij de inhoud en het creatieve proces, en dat programmamanagers met hun programma een onderdeel zijn van de grotere opgave. Ze bespraken ook de uitdagingen van het gelijktijdig beheren van meerdere programma's en projecten, en de noodzaak voor duidelijkere rollen en verantwoordelijkheden. Jitske sprak de wens uit om meer programmamanagers bij de organisatie te betrekken, omdat Weststellingwerf geen programmamanagers kent, en Enrico benadrukte het belang dat opgavemanagers verschillende projecten kunnen verbinden.
Dit webinar werd georganiseerd door de vakgroep Opgavegericht werken van de VPNG. Je kan het volledige webinar terugkijken en de presentatie downloaden.
(Deze samenvatting is gemaakt met behulp van AI)