Hoe werkt opgavegericht werken in de praktijk? We hadden Godelieve Wijffels van de gemeente Zwolle te gast bij de VPNG. De gemeente Zwolle is ondertussen twee jaar onderweg met het inrichten van een expertisecentrum Opgavegericht werken.
Het programmateam Opgavegericht werken in Zwolle heeft de afgelopen twee jaar gemerkt dat je echt met elkaar richting opgavegericht werken moet, zowel intern als extern. De grote opgaven die er liggen, kan je als gemeente niet meer alleen oplossen. Je hebt er andere externe spelers bij nodig.
Mindset
Opgavegericht werken wordt in Zwolle gezien als een werkwijze van de organisatie die erop gericht is de complexe maatschappelijke opgaven in en om de stad centraal te zetten in het werk en te realiseren samen met inwoners, bedrijven en partners. Het is een mindset. In Zwolle volgt men hierbij de strategie op drie sporen: stimuleren van het opgavegericht organiseren, het professionaliseren in kennisnetwerken en het al doende leren in de opgavepraktijk.
Opgaven aanwijzen
Zwolle heeft tot complexe opgaven benoemd: energietransitie, bestaanszekerheid, wonen met zorg, jeugd, mobiliteitstransitie, vluchtelingen, duurzame economische ontwikkeling en gebiedsontwikkeling Holtenbroek. Je ziet in de praktijk gemeenten heel verschillende opgaven aanwijzen. Godelieve geeft aan dat ze begonnen zijn met het coalitieakkoord, de bestuurlijke ambitie, daar haal je de grote opgaven uit en dat is besproken met directie en teammanagers. Het was belangrijk dat college en directie aangaven te willen werken aan de geselecteerde opgaven en dat via opgavegericht werken wordt gewerkt aan de opgaven.
Sturingsdriehoek
Sterk is ingezet op de sturingsdriehoek bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer en dat werkt goed in de praktijk. De personen met zo´n rol werden ook getraind om te leren omgaan met hun rol. De bestuurlijk opdrachtgever heeft te maken met het college en de raad/samenleving. De ambtelijk opdrachtgever heeft een controlerende taak en zit aan de managementtafel en kan daarmee middelen en capaciteit organiseren. De opdrachtnemer zit aan de opgavetafel en heeft contact met externen voor de opgave. Aan de opgavetafel zitten adviseurs en bij voorkeur ook externen. In Zwolle is bij elke sturingsdriehoek een opgavebegeleider betrokken voor advies en die in de gaten houdt wat nodig is. De opdrachtnemer bekijkt per opgave welke projecten, processen en programma´s nodig zijn voor de opgave. Tussen de managementtafel en de opgavetafel wordt advies en de capaciteitscheck voortdurend uitgewisseld.
Voor ieder van de opgaven is een sturingsdriehoek, waarbij je ziet dat een ambtelijk opdrachtgever meestal in meer dan één driehoek zit, zodat ook de integraliteit gewaarborgd wordt.
Hobbels
Waar in de praktijk tegenaan gelopen wordt bij de uitvoering van opgaven, is:
- Capaciteit
- Hardnekkige interne oriëntatie op alle niveaus (men bouwt geen extern netwerk op)
- Te drukke ambtelijk opdrachtgevers
- Interne communicatie en samenwerking
- Leren en ontwikkelen wordt niet ervaren als onderdeel van het werk, we hebben geen tijd om te leren
- Er is meer verbinding nodig met de afdeling PPP
- Wens om te sturen langs twee lijnen, de afdelingen en het integraal werken
- Gedrag: we praten veel over elkaar, niet met elkaar.
- Terugbrengen naar de lijn. Wanneer stopt een opgave en hoe breng je het resultaat naar de lijn
Successen
- Er is veel draagvlak bij het bestuur en directie. Het opgavegericht werken is opgenomen in het concernplan.
- Het leren in de opgavepraktijk.
- Collectieve verantwoordelijkheid voor een opgave in de sturingsdriehoek.
- Maatwerk in de opgaven.
- Wens om opgaven met partners te ontwikkelen, maar de opgavenmanager moet dit liggen.
- Meer verbinding tussen opgaven en wethouders onderling.
- Meer sturende rollen opgenomen in leiderschapstraject. Teamleiders worden meegenomen in het integraal werken.
- Samenwerking met gebiedsgericht werken.
De complete opname van dit webinar vind je op het VPNG-platform bij de vakgroep Projectmatig werken of download de presentatie en andere documentatie.