De gemeente Zuidplas probeert binnen de organisatie het opgavegericht werken consequent door te vertalen naar hun besturingsmodel, naar de rollen van het management, de verhouding met het bestuur en natuurlijk naar de rol van opgavemanagers. 9 mei kwamen Jacqueline Jansen, opgavemanager, en Michael Burgmans, directeur opgaven en gebiedsontwikkeling, bij de VPNG om te vertellen hoe zij dit aanpakken.
Vier invalshoeken voor opgavegericht werken
Enrico Kraijo, VPNG, begon de bijeenkomst door te laten zien dat wanneer je opgavegericht werken wilt invoeren, je aan vier invalshoeken moet werken: Opgavegericht besturen, opgavegericht sturen, opgavegericht presteren en opgavegericht leren. Het invoeren van opgavegericht werken zal alleen succesvol zijn wanneer je aan alle vier de invalshoeken aandacht besteedt.
Gemeente Zuidplas
Zuidplas is een fusiegemeente tussen de A12 en A20 tussen Gouda, Zoetermeer en Rotterdam. Zij hebben nu 45.000 inwoners en de komende jaren worden in Zuidplas nog eens 13.000 woningen gebouwd. Met het bouwen van deze huizen wil Zuidplas ook andere maatschappelijke ambities realiseren op het gebied van waterberging, circulariteit en recreatie in met name het nieuw te ontwikkelen vijfde dorp. Zuidplas was tot vier jaar geleden een traditioneel ingerichte lijnorganisatie en dat begon in het licht van de groei van de gemeente en ambtelijke organisatie te schuren met het realiseren van de integrale maatschappelijke ambities. Met name tussen het sociale en fysieke domein was dit goed zichtbaar. Bij de hele reorganisatie die vier jaar geleden werd ingezet is in de volle breedte het opgavegericht werken als onderdeel meegenomen.
Samen met het bestuur opgavegericht werken
Bij opgavegericht werken ziet Zuidplas ook een duidelijke rol voor het bestuur. De ambtelijke organisatie wil haar adviezen integraal aanbieden bij het bestuur, inclusief participatie en co-creatie met de samenleving. Opgavegericht werken vraagt een andere houding en samenwerking van de ambtelijke organisatie ten opzichte van het bestuur.
Opgavegericht werken staat boven Projecten en Programma´s
Opgavegericht werken vraagt niet dat je de hele organisatie moet ombouwen, maar wel het goed verankeren in de structuur. De vier invalshoeken van opgavegericht werken zijn toegepast op het wendbare deel van de organisatie van de gemeente, om zodoende te kunnen inspelen op de maatschappelijke vraagstukken. Zuidplas kent lijnactiviteiten, projecten, programma´s en opgaven. Het opgavegericht werken is de koepel hierboven. Veel gemeenten benoemen thema´s als opgave, Zuidplas heeft er echter voor gekozen om opgaven geografisch in te richten, omdat dit beter past bij de opgaven van Zuidplas. Michael geeft aan dat je er vooral op moet letten dat het opgavegericht werken past binnen de omgeving waarin je bezig bent, zowel qua cultuur als aan de kant van de maatschappelijke vraag.
Organisatiestructuur
Natuurlijk is er een gemeentesecretaris als hoofd van de directie met twee directeuren: een concern directeur en een directeur opgave- en gebiedsontwikkeling. De concerndirecteur is verantwoordelijk voor al het personeel in de organisatie. Men werkt met clusters (andere gemeenten noemen dat afdelingen of teams). Alle clusters hebben hun plaats binnen de concerndirectie. Daarnaast is er een directie voor opgaven en gebiedsontwikkeling, waarbij deze laatste een verbijzondering is door de grote woningbouwopgave waar Zuidplas voor staat. De opgaven onder deze directie worden door het bestuur aangewezen en op dit moment zijn dat er vier: de integrale gebiedsontwikkeling binnen het Vijfde Dorp, het versterken van de vitaliteit van de bestaande dorpen, het versterken van landschappelijk Zuidplas en de implementatie van opgavegestuurd werken an sich.
Opgavegericht werken invoeren
Jacqueline is de opgavemanager voor opgavegericht werken. Voor de organisatie begon het met wat opgavegericht werken betekent voor de diverse processen, voor lijnmanagers, opgavemanagers, de algemene medewerkers en het bestuur. In een opgaveplan is beschreven wat Zuidplas verstaat onder een opgave. Ook vind je in het plan een uitwerking van de thema´s waarbinnen invulling moest worden gegeven om te komen tot de organisatorische hoofdopgave.
In Zuidplas heeft men de vier invalshoeken van de inspiratiegids Opgavegericht werken gebruikt om invulling te geven aan opgavegericht werken.
Opgavegericht besturen
Vanuit opgavegericht besturen is het uitgangspunt opgenomen via het concernplan Zuidplas Groeit! en is de organisatiestructuur aangepast bij de reorganisatie. Hierbij is de rol van opgavemanager geïntroduceerd en voor de clustermanagers kwam in het profiel minder nadruk op de inhoud maar veel meer op HR te liggen. De clustermanagers zijn primair verantwoordelijk voor de kwaliteit en de capaciteit van de clusters en de opgavemanager is verantwoordelijk voor de opgave daarbinnen. Aan de opgaven wordt samen met de medewerkers vanuit het concern gewerkt. Ook moest men kijken naar de verantwoordingssystemen. P&C documenten passen qua structuur nu eenmaal minder goed bij opgavegericht werken. De verkiezing was een mooi moment om het opgavegericht sturen te introduceren bij het bestuur. Door het bestuur op een bepaalde manier haar ambities te laten formuleren, komt dat beter in lijn met een nieuw verantwoordingssysteem.
Opgavegericht sturen
Zodra je opgavegericht gaat werken, merk je ook dat portfoliomanagement belangrijk wordt. Door de dynamiek in de opgaven, en daarnaast nog alle reguliere werkzaamheden, is het belangrijk om overzicht te houden door middel van portfoliomanagement. Dit geeft je focus en maakt het mogelijk prioritering aan te brengen. Waar eerst de prioritering in elk cluster apart werd gemaakt, kun je dan op een hoger niveau organisatiebreed prioriteren, waarbij de directie een grote rol speelt. Als pilot heeft Zuidplas hiervoor een apart regieteam. Deze verankert beleid dat voortkomt uit de opgave in de lijn en toetst eveneens de ontwikkeling binnen een gebied in relatie tot de hele gemeente. Een aandachtspunt is de relatie opdrachtgever en opdrachtnemer. In de theorie lijkt dit heel duidelijk, in de praktijk wil de structuur hiervoor nog wel eens vertroebelen.
Opgavegericht presteren
Het opgavegericht presteren heeft Zuidplas vooral gekoppeld aan het leren. De pijlers hierin waren de 3P´s (programma, project en proces), het versterken van de beleidsketen, datagedreven werken en programmatisch en projectmatig werken.
Opgavegericht leren
Men moet investeren in de vaardigheden die nodig zijn voor het werken in en aan opgaven, waarbij je merkt dat hierbij ook een cultuurvraagstuk komt kijken. Collega´s zijn heel erg gewend aan het werken binnen hun eigen cluster en voor hun eigen manager. Het werken met tijdelijke teams en de governance daarbinnen is wennen.
Opgavegericht werken begint bij het bestuur
Direct na de verkiezingen is een project opgavegericht besturen opgestart. Onmiddellijk is men met de coalitiepartijen in gesprek gegaan om het opgavegericht besturen in te richten. Ze hebben geschetst hoe opgaven uit de systeemwereld en de leefwereld samen kunnen komen. Je hebt bijvoorbeeld in de leefwereld het gevoel van onveiligheid, de energiecrisis, de vergrijzing, etc. Door allerlei beleidsstukken, zoals een mobiliteitsvisie, worden deze opgaven omgezet in zogenaamde systeemopgaven, welke ieder weer in de geografische opgaven terechtkomen. Vervolgens kies je er de juiste werkvorm voor, een project of een programma. Bestuurders is gevraagd hun ambities te beschrijven vanuit de leefwereld. Wat vinden zij belangrijk bij allerlei maatschappelijke vraagstukken, zonder hierbij direct al in oplossingen te denken, want de beste oplossingen ontstaan juist door opgavegericht werken. In het coalitieakkoord hebben de partijen dus vooral aangegeven waar hun ambities liggen. Concreet voorbeeld: qua gezondheid moet het bestuur niet direct aangeven dat ze twee nieuwe sporthallen willen. Het bestuur kan bijvoorbeeld beter de ambitie aangeven dat ze willen dat de beweging van de inwoners van nu 10% naar 20% gaat. En ondanks dat er nog een traditionele verdeling van portefeuilles is, merk je door de integrale opgaven dat de dialoog tussen de bestuurders onderling eerder ontstaat.
Klein beginnen met opgavegericht werken of direct de hele organisatie erop inrichten
Zuidplas heeft opgavegericht werken direct ingezet als een organisatieontwikkeltraject. Sommige gemeenten kiezen er echter voor om opgavegericht werken eens uit te proberen met een enkele opgavemanager. Wanneer deze echter in een organisatie zit waarin verder niet opgavegericht wordt gewerkt, wordt zijn of haar rol vaak door de collega´s niet begrepen, heeft hij geen mandaat. Wanneer je klein begint met opgavegericht werken, moet in de organisatie wel duidelijk zijn wat de rol van een opgavemanager inhoudt en dat hij/zij draagvlak en commitment heeft van het management.
Nieuwe initiatieven
In het kader van het portfoliomanagement bestaat een prioriteitenafwegingskader. Elk nieuw initiatief moet worden ingediend bij een ´initiatievenloket´. Het is één ingang om te kijken of je iets met het initiatief wilt. Past het bij de ambities die in het collegeprogramma staan? Wil het bestuur het? Is het wettelijk iets waar we gehoor aan moeten geven? Eerder kwamen de initiatieven via veel wegen de organisatie binnen. Nu is alles geconcentreerd bij één punt. Als besloten is dat een initiatief opgepakt moet worden, moet je nog bepalen of het een project is, een programma of is het zelfs opgavewaardig? Waarbij je ook kijkt naar alle samenhang die zo´n nieuw initiatief heeft en welke expertise nodig is.