Inloggen

12 mei ging Enrico Kraijo, samen met Edwin Vermeulen en Dorothé Lucassen in op Opgavegericht werken voor beleidsadviseurs.

De dag begon met een praktijkvoorbeeld.

Dorothé is directeur van het Wilde Westen. De VPNG is al jaren vaste gast op ‘haar’ Cereol Fabriek. Het Wilde Westen is een stichting die op veel terreinen de sociale cohesie in de buurt versterkt.  Doordat Het Wilde Westen echt een exponent is van wat we ‘de leefwereld’ noemen bewegen ze door zo ongeveer alle  sectorale beleidsterreinen van een gemeente. Dorothe kom dus ook veel verschillende type beleidsadviseurs tegen.

De relatie tussen bewoners en de gemeente
Dorothé wilde ruim 22 jaar geleden ‘iets’ doen met haar buurt, Oog en Al in Utrecht. In de termen van vandaag noemen we dat een bewonersinitiatief. En dat is tot vandaag de dag gebleven. Nog steeds vraagt Het Wilde Westen de inwoners van de wijk wat zij willen in en met de wijk. De gemeente is natuurlijk hartstikke blij met bewoners die actief willen zijn in de wijk en vooral omdat de bewoners als vrijwilliger allemaal werk uit handen nemen van de gemeente, werk op het gebied van de ouderenzorg, onderwijs en cultuur. Omdat niet alles altijd gratis gedaan kan worden, heeft Het Wilde Westen met de gemeente afgesproken dat bepaalde werkzaamheden betaald worden door de gemeente. Dit leidt echter tot een bepaalde relatie met de gemeente en een spanningsveld. Dorothé moet zeer oppassen dat de inwoners bijvoorbeeld haar niet gaan zien als verlengstuk van de gemeente. Aan de andere kant verlangt de gemeente van Het Wilde Westen een beleidsplan voor de komende vier jaren als basis voor subsidies.

Hokjes en talen
Het Wilde Westen heeft onder andere zorgtaken, onderwijstaken en een stuk cultuur op zich genomen. De gemeente denkt echter in hokjes. Zorg, onderwijs en cultuur vormen binnen de gemeente eigen afdelingen en wanneer Het Wilde Westen aanklopt bij de gemeente, wijzen de afdelingen naar elkaar. Dorothé heeft bovendien als inwoner ondertussen geleerd de taal van de gemeente te spreken, de taal van elk hokje. Subsidieverzoeken werden soms afgewezen, omdat het niet geschreven was in de taal van de ambtenaren. Door subsidieverzoeken anders op te schrijven, begreep de gemeente opeens waarom het ging, en werden subsidies toegewezen. Het Wilde Westen zou heel graag zien dat ze bij de gemeente één beleidsadviseur aanwijzen als contactpersoon en dat deze beleidsadviseur integraal, namens alle afdelingen, het aanspreekpunt is en dat deze beleidsadviseur ook in staat is de vertaalslag te maken tussen de taal van de bewoners en van de ambtenaren.

Opgaven zijn er voor iedereen
In de wijk ligt een aantal opgaven. Een deel van de inwoners en ook ambtenaren leven in de veronderstelling dat Het Wilde Westen alleen met de opgaven aan de slag gaat. De opgaven zijn er echter voor iedereen. Iedereen kan een stukje bijdragen aan de opgave en het is niet de bedoeling dat een kleine groep zich de opgave stelt en dat de anderen toekijken hoe het verloopt met de opgave. In de wijk ligt bijvoorbeeld een asielzoekerscentrum. De nieuwkomers wordt direct gevraagd wat zij komen brengen als bijdrage aan de opgaven.

Omgevingswet
Edwin Vermeulen is projectleider bij de gemeente Breda en ook een tijdje gedetacheerd geweest bij de gemeente Tilburg voor een veranderopgave. Edwin begint gelijk met de stelling dat projectleiders niet zonder beleidsadviseurs kunnen.

Twee jaar geleden ging Edwin een omgevingsplan maken voor een wijk in Tilburg in de geest van de omgevingswet. Hiervoor benaderde hij de voorzitter van het kernteam van de wijk en vroeg welke ideeën zij hadden. Waarop de beste man antwoordde dat hij graag hoorde wat de gemeente van plan was. Dit voorbeeld illustreert dat niet alleen de gemeentemedewerkers moeten wennen aan de nieuwe omgevingswet, ook de inwoners zelf moeten wennen aan hun nieuwe rol. Enige kader wat er lag was de omgevingsvisie tot 2040. De inwoners van de wijk hadden in de wijk al een enquête gehouden waaruit bleek dat er meer behoefte was aan parkeren, groen en speelplekken. Aangezien er niet meer grond beschikbaar was, stonden de wensen voor meer parkeren, meer groen en meer speelplekken haaks op elkaar. Vanaf dat moment begon een creatief proces met diverse experts aan tafel, experts van de gemeente en ook inwoners met kennis van zaken. Dit proces moet vanuit de gemeente begeleid worden door beleidsadviseurs, projectmanagers, etc. Voor het wederzijds vertrouwen was het belangrijk dat alle teams van inwoners en de teams van de gemeente zich allen belanghebbende voelen en zich serieus genomen voelen. Met een gelijkwaardig speelveld ga je de volgende stappen zetten in het proces. Een deelneemster van de bijeenkomst opperde ook om vooral ook de raad al vroegtijdig te betrekken. Let er bovendien bij de teams van de gemeente op dat beleidsadviseurs van zowel het fysieke en het sociale domein vertegenwoordigd zijn. Vooral adviseurs vanuit het sociale domein willen nog weleens ‘vergeten’ worden bij projecten die fysiek aangevlogen worden.

De drie-eenheid overheid, maatschappij en individuen
De binding tussen individuen, overheid en maatschappij gaat over de verbinding met elkaar en tegelijkertijd het behoud van autonomie met eigen bepalende principes. Individuen zijn bewust gericht op overleven en willen ‘erbij horen’. De overheid is kaderstellend als wetgever en onderdeel van een groter geheel. De maatschappij streeft compleetheid na en is gericht op de (onbekende) toekomst.

Lessen uit de praktijk geven aan dat de grootste behoefte ligt bij het samen doen, burgers met overheid. Het is werken aan een balans om samen met elkaar te leven. Niet voldoen aan de principes leidt tot disbalans zoals we die proeven in de huidige samenleving, met als gevolg dat vertrouwen in de overheid in de nabije en verre toekomst wankelt en afneemt.

Tussen de drie-eenheid  is een centraal kloppend hart nodig om gezamenlijk doelen te bereiken. Opgaven nemen de centrale plaats van de overheid over, wat veelal zorgt voor een vormvast geheel en houvast. Gezamenlijk opereren is dan letterlijk aan elkaar vasthouden en dat kan alleen als alle blikken gericht zijn op het kloppende hart van de leefwereld.

Opgavegericht werken en beleidsadviseurs
Opgavegericht werken kan niet zonder beleidsadviseurs. Beleidsadviseurs acteren binnen de systeemwereld én de leefwereld en kunnen daarmee de experts zijn die de kennisoverdracht tussen beide werelden kunnen ondersteunen.

De beleidsadviseur wordt beleidsregisseur
Bij veel gemeenten vind je beleidsadviseurs die per sector opereren, volgens Enrico Kraijo. Zij zijn heel waardevol als bron met kennis over de sector waarvoor ze werkzaam zijn. De ontwikkeling is gaande dat de beleidsadviseurs integraal moeten gaan werken. Als beleidsadviseur moet je de samenwerking gaan zoeken met beleidsadviseurs van andere werkvelden en gezamenlijk gaan organiseren dat het beleid van de diverse werkvelden goed op elkaar is afgestemd. Daarnaast zullen adviseurs steeds vaker betrokken worden bij de opgaven van een gemeenten. De beleidsadviseur zal dus meer opgavegericht moeten gaan werken. Het beleid moet aansluiten op de opgaven die een gemeente heeft. Als vierde moeten beleidsadviseurs gebiedsgericht gaan werken. Beleid moet passen op de wensen die in een bepaald gebied leven. Hoe dan? De beleidsadviseur moet veel meer participatief aan het werk en verandert hierdoor van een beleidsadviseur naar een beleidsregisseur. De beleidsadviseur van nu zal steeds meer zich moeten verdiepen in procesregie.

Opgaven
Opgavegericht werken is themagericht werken. Een opgave is een groot maatschappelijk vraagstuk dat om een antwoord vraagt. Opgavegericht werken bestaat uit opgavegericht besturen, opgavegericht sturen, opgavegericht presteren en opgavegericht leren. Bij opgaven moet je je gaandeweg steeds afvragen of de positionering van de gemeente nog steeds klopt bij de opgave en of nog steeds de gekozen werkwijze de juiste is. Opgaven veranderen steeds sneller, ook door de invloed van inwoners die sociale media tot hun beschikking hebben. Nu heeft bijvoorbeeld de woningbouwopgave prioriteit. Maar wat gebeurt er als over een paar jaar die huizen gebouwd zijn en de hypotheekrente enorm gestegen is? De rol van de gemeente kan ook bij iedere opgave anders zijn. Bij de ene opgave is de gemeente echt de regisseur van de opgave, terwijl bij andere opgaven de gemeente bijvoorbeeld meer faciliteert.

Organisatiemodel
Vroeger waren de gemeenten ingericht volgens het sectorenmodel. Aangezien er echter steeds meer projecten kwamen die met meerdere sectoren te maken hadden, werd de matrixorganisatie ingevoerd bij gemeenten. Projecten worden buiten de lijn gezet en de projectteams werden integraal gevuld. Vervolgens kwam de procesregie op, waarbij het resultaat, de kosten en de tijdlijn niet duidelijk vastgelegd kunnen worden.  En ook kwam programmamanagement op waarbij hele clusters van projecten gezamenlijk buiten de lijn gezet worden. Door al deze ontwikkelingen loopt het matrixmodel nu op zijn laatste benen en gaan gemeenten over op het hybride organisatiebesturingsmodel.

Bij de meeste gemeenten gaat 80% van het geld naar de lean-sturing, terwijl 80% van de aandacht naar de opgavesturing gaat. De beleidsadviseurs staan in het midden van het model. Het college en de maatschappij hebben altijd meer wensen, meer thema’s, dan dat er binnen de overheid aan  hoeveelheid menskracht en geld beschikbaar is. Beleidsadviseurs spelen hierbij vervolgens een belangrijke rol. Zij bepalen wat de gemeente belangrijk vindt en wat de komende jaren aandacht moet krijgen. Binnen opgavesturing zien we in de praktijk weinig beleidsadviseurs, terwijl ze een belangrijke taak hebben bij opgaven. Portfoliosturing geeft antwoord op wat de gemeente aan het doen is, hoeveel geld daarin zit en waarom bepaalde projecten wel en waarom andere niet gedaan zijn en worden.

Bij opgavegericht sturen kijk je naar de rol van de opgavemanager en in welke relatie deze rol staat ten opzichte van de directie, andere projectleiders, etc. Het is belangrijk dat men elkaars rol snapt en erkent.

Bij opgavegericht presteren komen de beleidsadviseurs weer in beeld. Opgavegericht werken is geen nieuwe werkwijze. Je kunt opgavegericht werken vanuit een project, programma of proces. Wanneer je werkt aan een project, programma of proces, moet je je steeds afvragen of hetgeen je doet nog steeds gevraagd wordt vanuit de opgave. Managers zien liever dat je continu naar een bepaald eindresultaat toe werkt en zien liever niet dat je je afvraagt of je werkzaamheden nog wel bijdragen aan de steeds veranderende opgave. Ook de controllers willen dat alles voorspelbaar is, zodat ze het gevoel hebben alles controle te hebben. Bij opgavegericht werken is alles echter veel dynamischer, flexibeler, het is veel meer inspelen op de actualiteit en daar worden controllers erg zenuwachtig van.  

Bij het opgavegericht leren gaat het over het bewustzijn wat je aan het doen bent rondom de opgave en ervan blijft leren.

Procesregie
Een procesregisseur bewandelt zeven velden. In het ontwerpende veld denkt hij na over de mogelijke processtappen en welke volgorde aangehouden moet worden. En hij vraagt zich af met welk type proces we te maken krijgen. Sommige processen zijn een soort flipperkast, andere een soort mijnenveld, etc. Als procesregisseur zoek je in deze fase naar de wijze waarop het proces moet gaan lopen. Het tweede veld is het positionerende veld. De procesregisseur bepaalt in deze fase zijn of haar positie. Je hoeft niet altijd de trekker te zijn. Wellicht ben je in de eerste fasen van een proces wel gewoon faciliterend.  Een goede procesregisseur weet dat hij kan spelen met de rol die hij of zij in bepaalde fasen van een proces inneemt. In het opdrachtgevende veld ben je als procesregisseur aan steeds het contracteren, zowel met de wethouder als met alle andere spelers. Je bespreekt continu de opdracht en wat er moet gebeuren. In het verbindende veld kijk je naar alle spelers waarmee je te maken krijgt, waarbij elke speler ook weer zelf een eigen achterban heeft. Zelf heb je een achterban binnen de gemeente. Bij procesregie kijk je dus continu op welk niveau er nog iets moet gebeuren om het proces door te laten lopen, zonder hierbij normerend te zijn. Soms zijn er gewoon zaken die je moet organiseren. Deze vind je terug in het uitvoerende veld. Soms moet er een pilotproject gedaan worden of moeten andere projecten eerst gedaan worden voordat je als procesregisseur verder kan met het proces. Ook hier kan je de trekkersrol nemen, maar je kan zo’n project ook in handen leggen van een andere speler of belanghebbenden. In het interventieveld kijk je vanuit een helicopterview naar het proces en vraag je je af wat er op dat moment nu echt nodig is. Welke interventie gaat het proces verder helpen. Vanuit je intuïtie kijk je hiernaar en vervolgens ga je een doelgerichte interventie plegen om het proces weer op gang te krijgen, te versnellen of wellicht ook te verlangzamen.

Als procesregisseur stap je van het ene naar het andere veld. Bij elk veld heb je als procesregisseur de beschikking over diverse technieken en aanpakken. In de procesregie toolbox van de VPNG worden diverse instrumenten en technieken geplaatst die je als procesregisseur kunt inzetten. De toolbox zal in september beschikbaar komen.

Procesregie valt, samen met project- en programmamanagement, onder de paraplu van opgavegericht werken. Bij opgavegericht werken kies je de dan best passende werkwijze en soms zal dat procesregie zijn. Beleidsadviseurs worden beleidsregisseurs en als regisseur hebben zij een plek bij de opgaven die een gemeente zich stelt.

Download de presentaties in het forum van de VPNG. De bijeenkomst is ook opgenomen en is terug te zien.