Verslag: participatie in de praktijk

Barbara Verbeek, adviseur participatie bij de gemeente Haarlemmermeer nam ons in dit webinar participatie in de praktijk mee in haar opzet en haar ervaringen met participatieprojecten. In dit geval bedoelen we met participatie het betrekken van je omgeving.

Definitie van participatie
Participatie of het betrekken van de omgeving is;

“inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties oefenen invloed uit op een (nieuwe opgave/project/programma/beleidsonderwerp/uitvoering”.

Er zijn meerdere definities van het woord participatie, dit is een andere definitie dan participatie in het sociaal domein.

Participatie staat in de wet
Participatie is inmiddels niet meer vrijblijvend, het staat zelfs in de wet. Het is geen keuze. Zo geeft de omgevingswet een aantal juridische kaders mee. Deze kaders zijn:

• Bevoegd gezag moet bij vergunning verlening vragen of er is geparticipeerd
• Initiatiefnemer is vormvrij in participatie
• Als bevoegd gezag de belangen afweging niet kan maken, zijn er meerdere mogelijkheden. De gemeente kan zelf de participatie doen, op het moment dat ze toch niet goed de impact voor de omgeving kunnen inschatten. Ze kunnen ook vragen aan de initiatiefnemer om meer informatie aan te leveren, omdat er nog onvoldoende informatie is om een goede afweging te maken. Juridisch gezien ligt hiervoor de verantwoordelijkheid bij de gemeente/overheid die de vergunning moet verlenen (bevoegd bezag).
• Als de gemeente zelf een initiatief neemt, moet de gemeente zich houden aan hun eigen participatiebeleid, dit houdt in dat er dus een beleid moet zijn binnen de gemeente
• Bij het omgevingsplan kunnen verplichte categorieën van participatie aangewezen worden, hier zijn allerlei formats van in omloop. Onder andere bij de VNG

Verder is er naast de bestaande inspraakverordening een wetsvoorstel wat waarschijnlijk dit jaar in behandeling wordt genomen, waarbij de inspraakverordening moet worden uitgebreid naar of met een participatieverordening. Dit is het wetsvoorstel versterking participatie op decentraal niveau. Het is bedoeld om het zogeheten ‘right to challenge/uitdaagrecht’ te borgen. Dit is het recht waarbij de inwoner taken van de overheid kan overnemen, zij ontvangen dan hiervoor een budget en voeren zelf de werkzaamheden uit.

Daarnaast gaat er natuurlijk ook om dat inwoners invloed krijgen op plannen en projecten van de overheid.

Participatie is onderdeel
Participatie is een onderdeel van je werk. Het is goed om de interactie met je omgeving mee te nemen in je project of programma. Participatie is namelijk planbaar en beheersbaar, alleen niet voorspelbaar. De uitkomst is van tevoren niet bekend, wel kun je er op voorbereiden en op sturen. Participatie is ook een teamopgave, het is goed om hier samen afspraken over te maken, zodat je als gemeente met een mond spreekt. Tot slot vraagt participatie ook om gelijkwaardigheid. Het is goed om ervoor te zorgen dat de taal begrijpelijk is, dat ze weten waar het overgaat, ze moeten kennis hebben. Daarnaast is het van belang dat de informatie tijdig en behapbaar wordt aangeleverd. Zo kun je in een gelijkwaardig gesprek komen. Het is belangrijk om in een vroeg stadium samen met je team te spreken over de participatie in het proces/project, om zo te kunnen bepalen in welke fase je participatie gaat toepassen. Dit kan verschillend zijn per onderwerp.

Participatie is niet
Er zijn verschillende fases die je kunt wegzetten in de tijd. Hoe verder je in het proces zit en hoe vaster je plan staat, hoe meer je gaat van participeren naar informeren en naar inspraak. Bij informeren en inspraak is er niet of nauwelijks sprake van participatie. Dat is ook niet erg, als je in de beginfase bij je planvorming aan participatie hebt gedaan. Dan heb je de omgeving al betrokken bij je plannen en hebben ze al invloed kunnen uitoefenen. Onderstaande afbeelding geeft dit weer:

Participatie; hoe doe je dat?
Op de homepage van de VPNG kun je de THiNK! Tool terugvinden (THiNK (vpng.nl)). Hier kun je in eerste instantie beginnen met de vier vragen te beantwoorden om een beeld te krijgen van de mate van participatie. In de tweede, wat uitgebreidere fase kun je een handleiding vinden in de Think twice app. Hier ga je meer kaders stellen en dit vergt meer en goed doopraten. Met de opbrengst hiervan kun je een participatie-ontwerp maken en vervolgens ook de juiste communicatie-aanpak schrijven. Het participatie-ontwerp en de communicatie-aanpak zijn onderdeel van je plan van aanpak. De tools zijn bedoeld als hulpmiddel. Probeer in je participatie-ontwerp ook de afspraken die je met elkaar maakt, vast te leggen. Zodat ook aan het eind meetbaar kan worden gemaakt wat effect is geweest van de participatie en of het voldoende is geweest. Een tip is als je bijvoorbeeld een informatieavond hebt georganiseerd met inwoners, noteer de vragen/opmerkingen. Werk deze uit en geef aan wat je hiermee hebt gedaan. Participatie is niet dat je iets moet doen, maar bekijken of je er wat mee kunt en op welke wijze je hier uitvoering aan hebt gegeven. Maak tijd om aan de inwoners terug te koppelen wat je met hun vragen/opmerkingen hebt gedaan. Participatie is geslaagd als mensen kunnen meedoen. Als je afspraken maakt wat participatie moet opleveren en als je aan het einde kan laten zien dat het dat ook heeft opgeleverd. Waak voor de valkuil dat participatie is geslaagd als iedereen tevreden is, want participatie betekent niet gegarandeerd draagvlak. Betrek de raad goed bij de plannen en bespreek met hun de kaders en wat hun rol hierin is. Als tip kun je met de raad een aantal keren de vragen van de THiNK app doornemen om te oefenen en de raad vragen om kaders mee te geven voor de mate van participatie.

Het participatie ontwerp
In het participatie ontwerp stel je jezelf zeven vragen:

1. Wat is je doel?
2. Wie is je doelgroep?
3. Welke invloed geef je?
4. Hoeveel ruimte geef je? Zowel inhoudelijk als op het proces.
5. Welke rol geef je de participanten en welke rol heeft de gemeente?
6. Wanneer pas je participatie toe?
7. Hoe ga je participatie toepassen? Welk middel gebruik je?

Kijk goed naar je doelgroep en naar het hoe. Als je bijvoorbeeld ouderen wilt bereiken kies dan voor een avond in het plaatselijk buurthuis. Wil je juist jongeren weten te vinden of ouders met kinderen dan kan de keuze voor een digitaal evenement beter zijn. Kijk goed naar welke instrumenten goed inzetbaar zijn per doelgroep. Zorg hoe dan ook voor nazorg, maak een samenvatting van de afspraken en informeer ze hierover en laat weten wat de planning is.

Tot slot; participatie tips

• Hoe meer invloed en ruimte je geeft, hoe meer draagvlak, hoe meer eigenaarschap
• Zorg dat iedereen op gelijkwaardig niveau in gesprek kan:
• Gelijke informatiepositie
• Rollen duidelijk van tevoren
• Duidelijkheid over invloed
• Kaders vooraf helder
• Wees zorgvuldig naar en in degenen die je betrekt (dat je iedereen hebt die je nodig hebt, maar baken het ook af).
• Zorg ook dat je betrokken blijft als je het uitbesteed aan een externe partij
• Participatie is altijd maatwerk!

De opname van deze online bijeenkomst vind je terug bij de vakgroep Participatie van de VPNG. De presentatie staat in het forum.