Barbara Verbeek verwelkomt Mark ter Bals en het bestuur van de wethoudersvereniging, Petra van der Akker en Andries Houtakkers, in deze webinar. Barbara en Mark zijn samen vakgroeptrekker van de vakgroep participatie. Barbara is in het dagelijks leven werkzaam als strategisch adviseur participatie. Mark is in het dagelijks leven zelfstandig adviseur projectmanagement met ervaring in participatie.
Participatie en Gouden Cirkel
Petra van der Akker benadrukte het belang van inwonersparticipatie als een essentieel onderdeel van goed bestuur. Ze wees op de voordelen van vroege betrokkenheid van inwoners, zoals het benutten van hun kennis en ideeën, het vergroten van draagvlak en het versterken van vertrouwen en verbinding binnen de gemeenschap. Tegelijkertijd erkende ze dat participatie niet altijd verloopt zoals gepland, bijvoorbeeld bij onduidelijke verwachtingen, maar dat dit geen reden is om participatie te vermijden. Transparantie over wat wel en niet mogelijk is, is cruciaal voor vertrouwen. Hier sluit de Gouden Cirkel goed op aan. Dit model benadrukt dat een participatieproces begint met de vraag waarom participatie nodig is, gevolgd door wat de doelen zijn en hoe deze worden bereikt. Door eerst het doel van participatie helder te definiëren, bijvoorbeeld het verbeteren van besluitvorming of het creëren van draagvlak, kunnen verwachtingen beter worden gemanaged en wordt de kans op succesvolle participatie vergroot.
Kern van de methodiek
De presentatie van Verbeek en Ter Bals draaide om een praktisch stappenplan voor participatie, samengevat in een model dat zij aanduiden als een schelp. Dit model, ook het middelpunt van het boekje, bestaat uit drie hoofdstappen, elk onderverdeeld in substappen, gericht op projectmanagers en andere gemeentelijke professionals die participatieprocessen vormgeven. De methodiek benadrukt dat participatie planbaar is, maar dat de uitkomst niet altijd even voorspelbaar is, wat het onderscheidt van traditioneel projectmanagement.
Stap 1: Verkenning
De eerste stap is het verkennen van de noodzaak en omvang van participatie. Dit betekent het bepalen of participatie nodig is en in welke vorm. Factoren zoals de maatschappelijke impact van een project, de hinder tijdens de uitvoering en het positieve effect na voltooiing bepalen de intensiteit van de participatie. Bij grote projecten met veel impact is het raadzaam om zowel het college als de gemeenteraad vroegtijdig te betrekken om een gedragen proces te waarborgen.
Stap 2: Kaderen en Plannen
De tweede stap, kaderen en plannen, is de meest uitgebreide en bevat vijf kernvragen die belangrijk zijn voor het vormgeven van een participatieproces:
- Doel van de participatie: Wat is het doel? Gaat het om betere besluitvorming (bijvoorbeeld door inspraak), het verbeteren van de inhoud van plannen door bijvoorbeeld nieuwe inzichten of het creëren van betrokkenheid en draagvlak? Het is belangrijk om realistische doelen te stellen en te erkennen dat draagvlak niet altijd gegarandeerd kan worden.
- Doelgroepen: Wie moeten worden betrokken? Dit kan strategisch of inclusief worden benaderd. Het is cruciaal om te bepalen welke groepen het meest getroffen worden en hoe representatief de participatie moet zijn.
- Participatieladder: Hoeveel invloed krijgen participanten? De participatieladder varieert van informeren tot meebeslissen. Een veelvoorkomend probleem is dat burgers denken dat ze mogen meebeslissen, terwijl ze alleen adviseren, wat vaak tot teleurstelling kan leiden. Duidelijkheid over het niveau van invloed is essentieel.
- Rollen: Wie heeft welke rol in het proces? Bijvoorbeeld, raadsleden kunnen als volksvertegenwoordiger, kadersteller of controleur optreden. Het is belangrijk om helder te zijn over deze rollen, vooral als raadsleden meerdere petten dragen.
- Participatieruimte: Waarover kunnen participanten meebeslissen? In vroege projectfases is er vaak veel ruimte, terwijl in latere fases de ruimte beperkt is tot praktische zaken zoals inrichting of onderhoud. Het is belangrijk om deze ruimte duidelijk af te bakenen en te communiceren.
Door deze vragen zorgvuldig te beantwoorden, kan een gemeente een transparant en duidelijk participatieproces opzetten. Het is ook mogelijk om de raad te betrekken bij het vaststellen van kaders voor participatie, vooral bij grote projecten zoals windparken of centrumontwikkelingen, om latere discussies te voorkomen.
Stap 3: Uitvoering
De derde stap richt zich op de uitvoering van het participatieproces. Hierbij zijn de houding en vaardigheden van de betrokken ambtenaren en bestuurders cruciaal. Enkele tips uit het boek zijn:
- Luister naar zachte stemmen: Maak duidelijk dat ieders stem telt en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om gehoord te worden, bijvoorbeeld door een goede voorzitter in te zetten of door alle meningen mee te nemen.
- Maak het een dialoog: Vermijd eenzijdige communicatie zoals lange rapporten en gebruik toegankelijke middelen zoals visualisaties of animaties.
- Sluit aan bij inwoners: Communiceer in logische taal en gebruik voorbeelden die aansluiten bij de inwoners.
Het boek biedt ook praktische tools en werkvormen om deze grondregels toe te passen.
Belangrijke Inzichten
- Participatie versus draagvlak: Participatie kan bijdragen aan draagvlak, maar dit is nooit te garanderen. Draagvlak ontstaat vooral bij hogere treden van de participatieladder bijvoorbeeld samenwerken of meebeslissen, waar participanten eigenaarschap voelen.
- Verwachtingsmanagement: Veel teleurstellingen ontstaan door onduidelijke verwachtingen. Transparantie over de invloed en ruimte van participanten is nodig om vertrouwen te behouden, zelfs als de uitkomst niet overeenkomt met de wensen van inwoners.
- Rol van de raad: De raad kan verschillende rollen aannemen bijvoorbeeld volksvertegenwoordigend, kaderstellend, controlerend. Het vroegtijdig betrekken van de gemeenteraad kan helpen om het proces geloofwaardiger te maken en latere kritiek te verminderen.
- Bestuurscultuur en democratieopvatting: De houding van een gemeente en de opinie over democratie bijvoorbeeld representatief, participatief of diep democratisch beïnvloeden hoe participatie wordt vormgegeven. Dit verschilt per gemeente en soms ook per project.
- Praktische aanpak: Participatie moet geen extra last zijn, maar een normaal onderdeel van het beleidsproces. Een praktische, goed voorbereide aanpak helpt om participatie effectief en aangenaam te maken.
Reacties en Discussie
Deelnemer Marijn wees op de uitdaging om zowel raden als inwoners te betrekken zonder dat de een zich gepasseerd voelt door de ander. Zij benadrukte het belang van online tools en meerdere vormen van participatie om een bredere groep te bereiken. Verbeek en Ter Bals benadrukten dat participatie in elke fase opnieuw moet worden afgestemd, met duidelijke afspraken over rollen en verwachtingen.
Petra van der Akker deelde een voorbeeld uit Zutphen, waar een participatieproces rond de herontwikkeling van een oud V&D-gebouw misliep door onduidelijke verwachtingen. Door een enquête werd de indruk gewekt dat er meebeslist werd, terwijl het proces eigenlijk gericht was op raadpleging, wat leidde tot teleurstelling en kritiek in de raad. Ze benadrukte dat het boek praktische grondregels biedt om dergelijke problemen te voorkomen en participatie te integreren in het beleidsproces.
Dit was een webinar van de VPNG-vakgroep Participatie. Deze online bijeenkomst is opgenomen en terug te kijken.